اصول سیستم سازی چیست؟

در مقاله سیستم سازی کسب و کار با مفهوم سیستم سازی آشنا شدید و دریافتید که به عنوان مدیر یک کسب و کار چه ضرورت هایی برای سیستم سازی وجود دارد اما اصول سیستم سازی چیست و با استفاده از چه روش ها و ابزار هایی بایستی اقدام به سیستم سازی نمود؟ در این مقاله قرار است شما را با روش های سیستم سازی نوین آشنا کنیم.

به عنوان یک کسب و کار فاقد سیستم سازی حتما هنوز هم به عنوان یک مدیر در حال انجام امور تاکتیکی بیزینستان هستید این در حالی است که تمایل شما به سیستم سازی بیش از پیش است و نمی دانید که چطور و از کجا این کار را شروع کنید. پیش از انجام این کار بایستی با تعدادی از باید های سیستم سازی آشنا شوید. باید هایی مانند اینکه برای ساخت یک سیستم موفق نیاز به چه ویژگی هایی دارید.

کارآگاه کسب و کار خود شوید

مشکلات را با کنجکاوی پیگیری و با اطلاعات کامل و کافی آنها را بررسی و حل کنید. مشخص کنید در حال انجام چه کاری هستید و کارهای انجام شده خود را با چه کیفیتی انجام داده اید. علت این کار مهم این است که هر کاری که شما انجام داده اید (پروسه، فعالیت، انتخاب ها، تصمیمات برای انجام امور یا انجام ندادن آنها در طول روز) برای به دست آوردن نتایجی که تا به حال کسب کرده اید طراحی شده است. اگر شما کسب و کارتان را از دیدگاه یک ناظر مورد بررسی قرار دهید، میتوانید درک روشنی از امور داخلی کسب و کارتان بدست آورید ، که این خود اولین مرحله از ساختن سیستم کسب و کار است. بنابراین، پیش از هر کاری اقدام به تحلیل کسب و کار خود کنید.

واقع بینی، یکی از اصول سیستم سازی

شما بایستی هنگام تحلیل کسب و کار در رابطه با اوقات مصرفی و همچنین کار های انجام شده در روز واقع بین باشید. این واقع بینی یعنی بررسی چیزی که هستید در مقایسه با چیزی که دوست دارید باشید. واقع بینی بایستی در همه زمینه ها و اتفاقات دیگر نیز در شما نمود داشته باشد. چند پیشنهاد برای تقویت واقع بینی تان.

1. روزی را انتخاب کنید تا همه کارهای روزانه از ابتدا تا انتها را بنویسید و تجربیات تان را ثبت کنید
2. انجام چندین کار بصورت همزمان ( چنین چیزی امکان ندارد) را کنار گذاشته ، کارها را اولویت بندی کرده و به ترتیب انجام دهید. انجام کارها به ترتیب و با برنامه یا از شاخه ای به شاخه دیگر پریدن بدون برنامه؟ انتخاب با شماست
3. متعهد شوید دیگر کارهای روزانه تان ( کارهای تاکتیکی ) را خودتان انجام ندهید.
4. کارهای تان را با توجه به جزئیاتی که باعث ایجاد تغییرات بزرگی میشود ، بررسی کنید .
5. دقت تان را افزایش دهید و هنگام اعمال تغییرات توجه کافی داشته باشید و نکته برداری کنید.
6. زمان شروع کار، توضیح مختصری از چگونگی انجام کار و زمان پایان کار را یاداشت کنید. زیرا این کار بعدا به شما کمک میکند بتوانید مدت زمان انجام هر کار را محاسبه کنید.(نکته: زمان شروع کار دوم را بنویسید زیرا این زمان بیانگر زمان پایان کار اول است) .

بررسی کارها

حال زمان بهره برداری از اطلاعات دریافتی روزانه تان می باشد. در پایان هر روز این سوال ها را از خود بپرسید و جواب های آن را جستجو کنید مطمئنا بعد از مدتی تغییر را حس خواهید کرد.

• در مقایسه با انجام امور (کارهای تاکتیکی روزانه) چه قدر از زمان خود را صرف ساختن سیستم کسب وکار (دیدگاه و کار استراتژیک ) کرده اید؟
• کدامیک از کارها را میتوان به افراد دیگر سپرد؟ یافتن و استخدام چنین افرادی چه هزینه هایی برای شما خواهد داشت؟
• آیا میتوانید تیم کاری تان را برای انجام کارهایی که میتوان به دیگران سپرد، آموزش دهید؟ اگر می شود، چه کارهایی باید برای آموزش تیم تان انجام دهید؟

پرسیدن سوالات زیر نیز می تواند کمک فراوانی به شما برای شروع سیستم سازی بکند:

• روزانه تا چه اندازه توانسته اید به یادداشت برداریتان ادامه دهید؟
• قبل از اینکه وقفه ای در کار شما ایجاد شود، چه مدت زمانی را صرف تمرکز بر یک کار خاص کرده اید؟
•  آیا حواس شما بیشتر با مشکلات مشتریان پرت شده است یا مشکلات کارمندان، و یا حتی خودتان؟
•  چه چیزهایی درباره وقفه های ایجاد شده در کارتان یاد گرفته اید؟

اگر می خواهید بر انجام امور تمرکز کنید باید زمانهایی که در کارتان وقفه ایجاد شده است را شناسایی و بررسی کنید. این کار تنها روش رسیدن کسب و کارتان به اهداف مدنظر شما است. واقع بین بودن در مورد اینکه چطور برای انجام کارهای روزانه تان وقت صرف می کنید، قدم اول است. قدم بعدی این است که تصمیم بگیرید می خواهید چطور برای چیزهایی که باعث ایجاد تغییرات اساسی در کسب و کارتان می شود وقت صرف کنید.

سیستم کسب و کارتان را بسازید

با انجام کار هایی که پیشتر گفته شد شما لیستی از کار های تاکتیکی (خلق نتایج) را که در طول روز انجام می دادید و فرصت شما را برای اعمال استراتژیک (تعریف نتایج) می گرفت را یافته اید. راه حل ها را نیز پیدا کرده اید و می دانید هر بخشی به چه کسی بایستی سپرده شود بخش اول سیستم سازی انجام شد ولی آیا می توان این کار ها را بدون پیش زمینه قبلی به دیگران سپرد؟

مهمترین نکته در سیستم سازی، پیدا کردن استراتژی های مهم برای ساختن کسب و کار به جای انجام آن کار، می باشد. پیشنهاد ما این است که در مورد روش انجام کارهای خود مجددا فکر کنید تا در بلند مدت منافع بیشتری به دست بیاوردید. برای ساختن سیستم کسب و کار، در حالیکه در حال انجام کارهستید (کار تاکتیکی، خلق نتایج) روشهای زیر را امتحان کنید:

زمانی که در حال انجام کار هستید، سیستم تان را سند سازی کنید

تصور کنید برای فرد دیگری توضیح میدهید چگونه کار را آنگونه که مدنظر شما هست انجام دهد. همزمان با توضیح دادن، روش چگونگی کار را بنویسید یا تایپ کنید. حتی اگر عکس گرفتن از مراحل به شما کمک میکند از هر مرحله عکس بگیرید. گاهی یک عکس تمام آن چیزی است که شما نیاز دارید (مثلا: قرار دادن میز کار در حالتی خاص، که می توانید از آن عکس بگیرید). حالا شما سیستمی دارید که هم اجرا شده و هم می توانید مراحل سندسازی شده آن را با افراد دیگر به اشتراک بگذارید.

انجام کارها را به کارمندان دیگر بسپارید

به جای اینکه فقط کار انجام دهید، حین انجام کار با کارمندان تان درباره نحوه چگونگی انجام آن کار صحبت کنید ، چرا که با این روش، هم کار مدنظر انجام شده و هم شما به یک کارمند چگونگی انجام آن را آموزش داده اید. می توانید حالت برعکس این کار را نیز انجام دهید ، یعنی شما کار را انجام دهید و کارمندتان مراحل انجام آن کار را بنویسد (این روش کار خوب است اما اگر اشتباهی در نوشتن مراحل صورت گیرد، مشکلات بزرگی برای شما به وجود خواهد آورد). به هر حال شما در حال حاضر سندی دارید که کارمند شما می تواند طبق آن، کار را انجام دهد یا شما طبق آن سند کارمندان تان را آموزش دهید. محول کردن کار ها به کارمندان با استفاده از مهارت های آن ها یکی از اصول سیستم سازی می باشد.

اندازه گیری ،اندازه گیری ،اندازه گیری

اعداد و ارقام زیادی وجود دارد که دانستن آنها به هنگام طراحی سیستم کسب و کارتان ، به صاحب کسب و کار کمک می کند. زمانی که مشغول کار هستید، چه چیزهایی در کسب و کار شما قابل اندازه گیری هست ؟ چه تعداد مشتری روزانه با شرکت شما تماس می گیرند یا به صورت حضوری به شرکت شما مراجعه می کنند؟ چه درصدی از آنها از شرکت شما خرید می کنند؟ کامل کردن یک کار به چقدر زمان نیاز دارد؟ چندبار انجام یک کار خاص را تکرار میکنید؟ چقدر در کارهای شما وقفه ایجاد می شود و توسط چه کسانی؟ و … روشن شدن این آمار و ارقام ، اطلاعاتی درباره ی جنبه های زیادی از کارتان به شما می دهد مثلا اطلاعاتی مانند: زمانی که بیشترین سودآوری را دارید، بخش هایی که کارایی امور را افزایش می دهند، روش هایی برای شناختن کارمندان تان و……  همانطور که پیشتر گفته شد تحلیل کسب و کار یکی از اصول سیستم سازی است.

ایده های مختلف را جمع آوری کنید

ایده های عالی که فقط در ذهن یک نفر است، بی فایده است. از یک برد، دیوار و … استفاده کنید، برگه ای سفید روی آن بچسبانید تا شما و کارمندان تان بتوانید در صورتیکه نظر و ایده خوبی داشتید ،آنجا یادداشت  کنید. می توانید برای هر موضوع یا فرآیند یک لیست جداگانه قرار دهید. یکی از بهترین لیست ها، لیست کارهایی است که باید انجام شوند اما به عهده فرد خاصی قرار داده نشده است. هر زمانی که یکی از کارمندان شما کاری که به عهده اش نبوده است را انجام بدهد ،آن را به این لیست اضافه میکند. این روش به افرادی که در یک کار مشارکت داشته اند کمک میکند تا برای ارتقا چگونگی انجام  آن کار با هم همکاری کرده  و همزمان متوجه پیشرفت های خود شوند.

روز خود را بررسی کنید

در انتهای روز 5 دقیقه زمان صرف کنید تا کارهایی که به خوبی انجام شده اند (آنطور که شما می خواستید) و همچنین کارهایی که به خوبی انجام نشده اند، را بنویسید .این نوشته ها به شما کمک زیادی می کند. از شناسایی سیستم های ساده تا چشم انداز اصلی تان  و حتی شناسایی روش چگونگی انجام امور  .  (گاهی متوجه میشویم روش هایی که ما هیچ گاه به فکر استفاده از آنها برای انجام امور نبودیم، از روش های کنونی مان که برای انجام امور مورد استفاده قرار می گیرند ، کارایی بیشتری دارند و اطلاعات بیشتری در اختیار ما میگذارند).

این استراتژی ها به شما کمک میکند تا از دیدگاه یک کارآفرین، امور روزانه تان را بررسی کنید و همچنین می توانید بهره بیشتری از کار تاکتیکی ببرید . به طور کلی این استراتژی ها روش های خوبی برای شروع ساختن سیستم کسب و کار هستند. البته استفاده از اصول سیستم سازی را در کنار این استراتژی ها فراموش نکنید. برای افزایش کیفیت دیدگاه شغلی تان که باعث استحکام پایه های کسب و کارتان می شود، وقت صرف کنید. استفاده از این استراتژی ها به شما کمک بزرگی خواهد کرد و دیگر نیازی نیست کارهای تاکتیکی مثل خالی کردن سطل زباله، انجام دهید!