اتوماسیون هوشمند چیست؟ IPA چگونه بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد؟

زمان مطالعه: 6 دقیقه

اتوماسیون هوشمند، یک نسخه تکامل یافته از اتوماسیون است که در آن ماشین‌ها دارای توانمندی‌های شناختی هستند و قادرند اقدامات انسانی را تقلید‌کنند. این سیستم، تحولی برای مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و اتوماسیون گردش کار محسوب می‌شود که مکمل استفاده از قوانین کسب و کار و فناوری مدیریت فرآیند با روبات‌های نرم افزاری و هوش مصنوعی (AI) به شمار می‌رود. در این مقاله قصد داریم راجع به اتوماسیون فرآیند هوشمند و کاربرد آن در سازمان‌ها صحبت کنیم. برای آنکه دقیقا بدانید اتوماسیون هوشمند چیست، تا پایان همراه ما بمانید.

اتوماسیون هوشمند چیست؟

ابتدا لازم است بدانیم هوشمند سازی چیست؟ در پاسخ به این سوال باید گفت، هوشمند سازی و اتوماسیون صنعتی نوعی تکنولوژی است که برای اطمینان از صحت انجام یک دستورالعمل، فرآیندی را از طریق دستورات برنامه‌ریزی شده به وسیله کنترل اتوماتیک فیدبک انجام می‌دهد. سیستم حاصل از این فرآیند می‌تواند دستورات را دقیق، درست و بدون دخالت انسان انجام دهد.

حالا که متوجه مفهوم هوشمند سازی شدیم، لازم است بدانیم سیستم هوشمند چیست؟ در تعریف سیستم هوشمند، باید بگوییم، اتوماسیون فرایند هوشمند (Intelligent Process Automation) یا IPA، ترکیبی از تجربه‌های موفق استاندارد مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) با فناوری پیشرفته و هوش مصنوعی است. با اتوماسیون فرآیند هوشمند، فرآیندها و فعالیت‌های سازمانی به روشی بهتر و کارآمدتر انجام می‌شود. همچنین فناوری‌ها و نیروی انسانی را هدایت می‌کند تا در زمان کمتر در اجرای فرآیندها به نتیجه بهتری برسد.

اهداف اتوماسیون هوشمند چیست؟

قبل از معرفی اهداف IPA، خوب است بدانید اتوماسیون هوشمند با استفاده از الگوریتم‌های نرم افزاری پیشرفته برای کمک به نیروی انسانی، باعث می‌شود کارها با سرعت بیشتر و میزان خطای کمتری به انجام برسد. این امر کاهش هزینه‌های تولید، افزایش رضایتمندی کارکنان و بهبود تجربه مشتریان را به دنبال دارد.

بنابراین اهدف اصلی اتوماسیون هوشمند عبارت است از:

• بهبود کارایی و بهره‌وری
•  همسویی و نزدیکی با اهداف سازمان
•  کاهش هزینه اجرای فرآیندها

مزایای اتوماسیون هوشمند چیست؟

عملکرد تجاری روان، تجربه بهتر مشتری، عملیات موثر و کارآمد و… از ویژگی‌های مثبتی  است که با استفاده از راهکار انواع سیستم های هوشمند IPA می‌توانید به دست آورید. اما سایر مزایای فرآیند اتوماسیون هوشمند چیست؟ در ادامه مزایای اتوماسیون فرآیند هوشمند را به طور مفصل بررسی خواهیم کرد.

• بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد

اتوماسیون هوشمند به شرکت‌ها اجازه می‌دهد به جای تمرکز بر فعالیت‌های تکراری، به نوآوری و خلاقیت در کسب و کار خود بپردازند و از این طریق به سود بیشتری دست پیدا کنند. بنابراین، هرچه وظایف بیشتر و سنگین‌تری را بر عهده نرم افزارها و ربات‌ها قرار دهید، سازمان شما از اجرای فرایندها سود بیشتری خواهد برد و در نتیجه بهره‌وری سازمان تا حد قابل ملاحظه‌ای افزایش خواهد یافت.

• هزینه‌ها را کاهش می‌دهد

هر چند برای داشتن فناوری‌های جدید و پیشرفته، باید هزینه بالایی بپردازید، اما توجه داشته باشید که نرخ بازگشت سرمایه در این فناوری‌ها بسیار بالاست. به بیان دیگر، شما با استفاده از آن‌ها ضرر نخواهید کرد. به عنوان مثال، بعضی وظایف در سازمان وجود دارند که حتما باید انجام شوند. با سپردن این فعالیت‌ها به سیستم‌ مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، می‌توانید آن‌ها را با هزینه‌ و زمان بسیار کمتری انجام دهید.

• نتایج را به صورت دقیق ارائه می‌دهد

میزان خطای سیستم IPA بسیار کم است چون برای انجام وظایف خود از فناوری‌های بسیار پیشرفته استفاده می‌کند. بنابراین هر چه فعالیت‌ها و وظایف بیشتری به اتوماسیون هوشمند بسپارید، با توجه به امکان افزایش دستورات سخت‌گیرانه در سیستم، نتایج دقیق‌تری به دست خواهید آورد.

• باعث می‌شود بر انجام کارهای مهم تمرکز کنید

سیستم اتوماسیون هوشمند شما را از فعالیت‌های تکراری و قابل انجام با نرم افزار BPMS جدا می‌کند. به این ترتیب می‌توانید بر فرآیندهای مهم و بزرگ تمرکز کنید. بنابراین می‌توان اینطور نتیجه گرفت که سیستم IPA برای شما این امکان را فراهم می‌کند که بیشترین وقت خود را برای انجام کارهای مهم و رونق کسب و کار خود اختصاص دهید.

• به هوشمندی بیشتر فرآیندهای سازمان کمک می‌کند

راهکارهای اتوماسیون هوشمند به خودکارسازی وظایف و اجرای عملیات تجاری نقطه به نقطه کمک می‌کند. نتایج این راهکارها عبارت است از: شکل گیری عملکرد تجاری روان، تجربه بهتر مشتری و اجرای عملیات به صورت کارآمد و موثر. بنابرین می‌توان گفت فرآیندها با استفاده از راهکار اتوماسیون فرآیند هوشمند (IPA) باهوش‌تر می‌شوند.

• به افزایش تعامل و تسریع فرآیندها کمک می‌کند

اجرای IPA با حذف وظایف تکراری کارکنان، به بهبود فرآیندهای کسب و کار منجر می‌شود. این امر، افزایش تعاملات و تسریع فرآیندها را به دنبال خواهد داشت.

عناصر یک سیستم اتوماسیون هوشمند چیست؟

فناوری‌هایی که IPA را تشکیل می‌دهند شامل اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) که می‌تواند یک BPMS هوشمند باشد، اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) و هوش مصنوعی (AI) هستند.

فن‌آوری‌های اولیه که IPA را تشکیل می‌دهند شامل اتوماسیون فرآیند دیجیتال‏ (که می‌تواند یک سیستم BPMS هوشمند باشد)، اتوماسیون فرآیند روباتیک (‏RPA)‏ و هوش مصنوعی (‏AI)‏ هستند.

اتوماسیون فرآیند دیجیتال (DPA) ، مجموعه‌ای چابک از تکنولوژی‌های اتوماسیون فرایند هوشمند را توصیف می‌کند که با فناوری BPM رشد و توسعه یافته‌اند. این سیستم پویایی لازم برای ایجاد یک رویکرد جامع و کامل برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار فراهم می‌کند و به شما این امکان را می‌دهد که جریان داده‌ها را در سطح سازمان به خوبی مدیریت کنید. به این ترتیب می‌توانید حوزه‌های بهینه سازی را سریع‌تر و راحت‌تر پیدا کرده و تغییرات را آسان‌تر اعمال کنید.

اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) نیز سرعت و بهره‌وری را به همراه می‌آورد. طراحی ربات‌هایی که به تقلید رفتار انسان‌ها می‌پردازند، به کاهش کارهای دستی و تکراری کمک قابل توجهی می‌کند.

پس از آن سیستم هوش مصنوعی (AI) مطرح می‌شود که برای تصمیم‌گیری در این ترکیب نقش مهمی بر عهده دارد. روشی که سیستم هوش مصنوعی از آن برای تجزیه و تحلیل داده‌ها استفاده می‌کند، به شکلی است که یک انسان نمی‌تواند الگوهای موجود در داده‌ها را تشخیص دهد و از تصمیمات گذشته یاد بگیرد تا انتخاب‌های هوشمندانه داشته باشد.

زیرمجموعه‌های سیستم اتوماسیون هوشمند چیست؟

اتوماسیون هوشمند (IPA)، 5 فناوری را در بر می‌گیرد که در ادامه آن‌ها را معرفی و بررسی می‌کنیم.

• اتوماسیون روباتیک فرآیندها (RPA)

فناوری RPA شامل خودکارسازی قوانین استاندارد شده، فعالیت‌های مبتنی بر سیستم و سایر روش‌ها برای پشتیبانی از فرآیندهای تجاری مفید و کارآمد است و برای خودکارسازی وظایف مبتنی بر قوانین مانند ایجاد سند، انجام محاسبات و بررسی پرونده‌ها استفاده می‌شود. بنابراین، اتوماسیون روباتیک، بیشتر برای اجرای فرآیندهایی مناسب است که انجام آن‌‌ها برای نیروی انسانی هزینه زیادی به همرا دارد.

• یادگیری ماشینی

یادگیری ماشینی از زیرمجموعه‌های هوش مصنوعی است. الگوریتم یادگیری ماشین، سیستم‌های کامپیوتری را به انجام کار به شیوه‌ای خاص و بدون برنامه‌ریزی هدایت می‌کند. به این صورت که الگوریتم‌ها حجم مشخصی از ورودی را دریافت می‌کنند و با استفاده از روش‌های آماری خاص، خروجی را پیش بینی می‌کنند. می‌توانید اینطور در نظر بگیرید که هدف اصلی یادگیری ماشین، ایجاد ماشین‌های هوشمند است که می‌توانند همانند انسان‌ها فکر و عمل کنند.

• گردش کار هوشمند

جریان کار هوشمند، نوعی نرم افزار مدیریت فرآیند است که وظایف انجام شده به وسیله تعدادی از انسان‌ها و ماشین‌ها را با هم ادغام می‌کند. این نرم افزار مدیریت فرآیند، به مدیریت کار بین گروه‌های مختلف از جمله روبات‌ها و نیروی انسانی کمک می‌کند. همچنین باعث می‌شود کاربران، وضعیت یک فرآیند نقطه به نقطه را در زمان مناسب، شروع و پیگیری کنند.

• تولید و پردازش طبیعی زبان (NLG)

تولید زبان طبیعی نوعی فرآیند نرم افزاری است که به شکل خودکار داده‌ها را به الگوهای نوشتاری تبدیل می‌کند. ابزارهای این سیستم، داده‌ها را به طور خودکار تجزیه، تحلیل و تفسیر می‌کنند. استفاده از  NLG مزایایی دارد که عبارتند از:

• شناسایی قسمت‌های مهم داده‌ها و ارائه گزارش‌های کتبی
• هدایت هوش مصنوعی به سمت هوش تجاری (BI)
• خودکار کردن آنالیزهای روتین
• صرفه جویی در زمان و هزینه برای کاربران

یادگیری ماشین و تولید زبان طبیعی به وسیله عوامل شناختی ترکیب می‌شوند. به این ترتیب یک نیروی کار مجازی ساخته می‌شود که می‌تواند به اجرای وظایف، برقراری ارتباط، یادگیری از مجموعه داده‌ها، تصمیم‌گیری و.. بپردازد. معمولا از عوامل شناختی، برای پشتیبانی از کارمندان و مشتریان استفاده می‌شود.

و در انتها …

همان طور که بیان شد، اتوماسیون هوشمند، نسخه‌ای تکامل یافته از اتوماسیون است که در آن ماشین‌ها دارای توانمندی‌های شناختی هستند و اقدامات انسانی را تقلید می‌کنند. این ماشین‌ها قادرند با استفاده از هوش خودکار، حجم زیادی از داده‌ها را درک‌کرده و آن‌ها را در حین انجام کار تحلیل کنند. همچنین به شکل هوشمندانه فرآیندها را خودکارسازی می‌کنند تا کارایی تجاری و عملیاتی بیشتری به همراه داشته باشد.

سیستم IPA، با شناسایی و حذف تنگناها، بهینه سازی عملکرد کارکنان، کاهش خطرات عملیاتی و بهبود تجربه مشتریان، کارایی و بازدهی کسب و کار شما را افزایش می‌دهد.

اکنون می‌دانیم اتوماسیون هوشمند چیست، چه عناصر، زیر مجموعه‌ها و مزایایی دارد و استفاده از آن چگونه می‌تواند به پیشرفت و بهبود کسب و کار ما کمک کند.