ماتریس raci ؛ راهکاری برای مدیریت موفق فعالیت‌ها و وظایف

ممکن است شما یک طرح عالی به همراه یک تیم فوق‌العاده خوب برای پیشبرد و اجرای آن، در اختیار داشته باشید، اما در صورتی که پروژه سنگین و بزرگ باشد و انجام وظایف و مشارکت در مسولیت‌ها در آن کاملا روشن و واضح تعریف نشده باشد، پروژه شما دچار مشکل بی‌نظمی خواهد شد، چرا که پیچیدگی در پروژه‌های سخت و سنگین اجازه نمی‌دهد تیم‌ها وظایف خود را به درستی انجام دهند. راه حل این مشکل، استفاده از نمودار نقش – مسئولیت یا ماتریس RACI است. شما با استفاده از این ماتریس می‌توانید این موانع و مشکلات را به سادگی از بین ببرید. نمودار raci یک روش برای پیکربندی کارکنان به منظور تعریف نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌های آن‌ها در یک پروژه یا فرآیند کسب و کار است.

با با همراه باشید تا بیشتر با ماتریس raci آشنا شویم.

ماتریس raci چیست؟

ماتریس تعیین مسئولیت (Responsibility Assignment Matrix) یا نمودار raci ابزاری برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در برابر وظایف موجود در یک فرآیند است. به عبارت دیگر، یک تکنیک برای شناسایی حوزه‌های وظیفه‌ای، تشخیص تفاوت میان آن‌ها و رفع ابهامات از طریق نمایش ارتباط نقش‌ها با وظایف موجود، به شمار می‌رود. اما اگر می‌خواهید بدانید raci مخفف چیست، باید بگوییم این مفهوم مخفف 4 کلمه است:

• Responsible (مسئول): این شخص مسئول انجام کارها و تصمیم‌گیری‌ها است. هرچند در طراحی فرآیند توصیه می‌شود تعداد افراد در نقش مسئول به حداقل کاهش پیدا کند، اما برخی مواقع ممکن است، مسئول انجام یک فعالیت بیشتر از یک نفر باشد.

• Accountable (پاسخگو): این شخص مسئولیت اطمینان از نهایی شدن فعالیت‌ها و فرآیندها را بر عهده دارد. در واقع فرد پاسخگو باید خروجی‌هایی را که مسئول تولید کرده است، تصویب و تایید کند.

• Consulted (مشاور): به کمک این نقش، اطلاعات مفیدی برای اتمام فعالیت فراهم می‌شود. شخص مشاور معمولا فردی است که به موضوع مورد نظر کاملا مسلط است.

• Informed (مطلع): این نقش باید در جریان رخدادها یا خروجی‌های فرآیند قرار بگیرد. افراد مطلع در مورد فرآیند یا فعالیت، اطلاعات به روز دریافت می‌کنند و می‌توانند تحت تاثیر نتیجه کار قرار بگیرند.

ترسیم ماتریس raci چه نتایجی به دنبال دارد؟

نتایج ترسیم این نمودار برای کسب و کار شما عبارت است از:

• تبیین واضح و صریح شرح وظایف
• مشخص شدن مسئولیت هر وظیفه و پاسخگویی شخص مسئول در قبال تصمیمات گرفته شده
• کاهش نارضایتی شغلی در میان کارکنان
• کاهش میزان بهره‌وری

ترسیم ماتریس raci چه مراحلی دارد؟

ایجاد نمودار raci دارای 5 گام اجرایی است. در ادامه این مراحل را معرفی و بررسی خواهیم کرد:

1. شناسایی فرآیندهای کاری

در این مرحله به موارد زیر توجه داشته باشید:

• با حوزه‌های کاری مهم و تاثیرگذار شروع کنید.

• فرآیندهای کاری باید به طور جامع و دقیق تعریف شده باشند.

• توجه داشته باشید که تعریف کمتر از 10 فعالیت در فرآیند، نشان دهنده دامنه محدود برای تعریف فرآیند است و تعریف بیشتر از 25 فعالیت در فرآیند، نشان دهنده دامنه گسترده برای تعریف فرآیند است.

• فرآیندی را که قرار است به زودی تغییر کند، ترسیم نکنید.

2. تعیین فعالیت‌ها و تصمیمات در نمودار

• عنوان هر فعالیت یا تصمیم‌گیری را با یک فعل مناسب شروع کنید.

• از فعالیت‌های آشکار، عمومی یا مبهم مانند حضور در جلسات یا آماده سازی گزارش‌های مختلف، اجتناب کنید.

3. آماده سازی فهرستی از نقش‌ها یا افراد درگیر در فعالیت‌ها و وظایف

• توجه داشته باشید که نقش‌ها می‌توانند به صورت افراد، گروه‌ها یا بخش‌های داخلی سازمان در نظر گرفته شوند.

• همچنین نقش‌ها می‌تواند شامل افراد خارج از بخش اداری یا خارج از سازمان مانند مشتریان، تامین کنندگان و… باشد.

• به کارگیری نقش‌های سازمانی از استفاده از اسامی اشخاص، بهتر و مناسب‌تر است.

• نمودار raci باید مستقل از ارتباط با افراد حقیقی باشد، تا آنجا که در صورت تغییر افراد موجود در نقش‌ها، نمودار مربوطه تغییر نکند.

4. ترسیم نمودار raci

• پیش از تعیین مسئولیت‌های هر نقش، باید مشخص کنید که نمودار raci برای کدام وضعیت موجود یا کدام وضعیت مطلوب در سازمان طراحی خواهد شد.

• به عنوان یه قانون کلی، ابتدا R (مسئول) تعیین می‌شود، پس از آن مشخص می‌شود کدام‌یک از نقش‌ها دارای مسئولیت A (پاسخگویی) هستند. پس از تعیین این دو شاخص، در ادامه C (مشاور) و I (افراد مطلع) تعیین و تکمیل می‌شوند.

5. دریافت بازخورد و حمایت از ماتریس raci

• نمودار raci باید میان همه نقش‌ها و افراد مرتبط با نمودار توزیع شود.

• اصلاحات لازم باید حتما بر روی نمودار انجام شوند. در صورت وجود تغییرات زیاد و قابل توجه، باید جلسه مشترک میان نقش‌ها و افراد مربوطه برگزار شود.

• ماتریس raci اصلاح شده باید مجددا منتشر شود.

• نمودار نقش – مسئولیت یا ماتریس raci باید به طور مداوم به روز رسانی شود.

مزایای ماتریس raci چیست؟

در این بخش تعدادی از مزایای نمونه ماتریس مسئولیت یا همان raci را بررسی می‌کنیم تا متوجه شویم اهمیت دادن به این مساله برای مدیران پروژه تا چه اندازه سودمند است.

• جلوگیری از گسترده شده وظایف و اطلاعات

در صورتی که برای انجام یک فعالیت یا گرفتن یک تصمیم، نظرات زیادی را در نظر ‌بگیرید، برای هماهنگی و تلفیق این نظرات، دچار مشکل پیچیدگی خواهید شد. همچنین زمانی که اطلاعات فرآیند را به صورت جزئی در اختیار همه قرار دهید، ممکن است بعضی از افراد را با این حجم از اطلاعات غیرضروری آزار دهید. نمودار raci به شما کمک می‌کند تا بتوانید تشخیص دهید برای تصمیم‌گیری باید به چه افرادی مراجعه کنید و در مورد فعالیت‌ها بهتر است چه کسانی را مطلع نمایید.

از نگاه دیگر با طراحی نمودار raci می‌توانید از انباشتگی مسئولیت‌ها بر روی فرد و به طور خاص مالک فرآیند جلوگیری کند. این نمودار به شما کمک می‌کند میزان مسئولیت‌های هر فرد را در فرآیند جلوی چشم خود داشته باشید.

• ساده سازی ارتباطات

ماتریس raci می‌تواند در بازگشت به چرخه حیات پروژه نقش موثری داشته باشد. شما می‌توانید به جای درگیر کردن همه افراد در تصمیم‌گیری، ارتباطات را ساده کنید. به این صورت که افراد مناسب را در زمان مناسب درگیر کرده و تصمیم‌گیری را تسریع کنید.

• تنظیم انتظارات

با استفاده از نمودار raci می‌توانید قابلیت‌های زیادی را برای پروژه خود ایجاد کنید. هنگامی که در ابتدای پروژه، نمودار raci را در نظر می‌گیرید، تعیین انتظارات افرادی که در فعالیت مورد نظر، مسولیتی به عهده دارند، ساده‌تر است. توجه داشته باشید که افراد درگیر در پروژه باید کاملا روشن و واضح بدانند که کجا باید درگیر شوند و در کدام وظایف باید مشارکت کنند.

چه زمانی باید از ماتریس raci استفاده کنیم؟

اما کاربرد ماتریس raci چیست و بهتر است چه زمانی از قوانین ماتریس raci استفاده کنیم؟ همان طور که گفتیم، نمودار raci در فرآیندها و پروژه‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما آیا این ماتریس برای همه انواع فرآیندها و پروژه‌ها مفید است؟

خوب است بدانید که پیچیدگی بیش از حد برای برخی از فرآیندهای کوچک و سریع، می‌تواند سرعت کار را کاهش دهد. بنابراین اگر فرآیند شما چندان پیچیده نیست، تیم شما کوچک است و نقش‌ها را قبلا به طور واضح مشخص کرده‌اید، فقط اختصاص وظایف به افراد را در نظر بگیرید، نیازی نیست مشارکت همه افراد را در هر فرآیند یا پروژه تعریف کنید.

حتما شما هم متوجه شده‌اید که raci برای همه پروژه‌ها و فرآیندها، مفید و کارآمد نیست.

چرا باید از ماتریس raci استفاده کنیم؟

مدل raci برای برنامه ریزی در زمینه نقش‌ها و مسئولیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. به شکلی که وقتی زمان تکمیل یک فعالیت یا دریافت یک بازخورد درباره فرآیند است، برای همه از قبل مشخص شده که چه افرادی مسئول انجام فعالیت‌ها هستند و چه کسانی نقش‌های دیگر را برعهده دارند.

برای پیگیری مسئولیت، پاسخگویی، مشاوره و اطلاع اعضای تیم در مورد فعالیت‌ها و فرآیندها باید به نمودار raci مرجعه کرده و از آن استفاده شود. همچنین این ماتریس به شما کمک می‌کند در طول اجرای یک فرآیند نقش‌ها را به طور موثر پیگیری کنید.

همان طور که بیان کردیم، نمودار تخصیص مسئولیت یا raci ، ماتریسی متشکل از فعالیت‌ها و نقاط تصمیم‌گیری فرآیندهای سازمانی (سطرهای ماتریس) و همچنین نقش‌های پرسنل سازمان (ستون‌های ماتریس) است. این مدل، به منظور تعیین نحوه مشارکت هر یک از نقش‌ها در انجام وظایف یا تکمیل خروجی‌های مورد انتظار در یک پروژه یا فرآیند کاری مورد استفاده قرار می‌گیرد.