6 قدم برای داشتن تفکر سیستماتیک در برخورد با مشکلات

درباره تمام اتفاقاتی که روزانه در کسب و کار شما رخ می دهد فکر کنید، یعنی مسئولیت ها و نقش شما، کارمندان تان و مشتریان تان و موقعیت هایی که باعث بروز مشکلات می شوند. شما معمولا با چه مشکلاتی که دائما برای شما به وجود می آید ، رو به رو می شوید؟ این مشکلات را در لیستی بنویسید و آن ها را همانگونه که تجربه کرده اید توضیح دهید. برای حل این مشکلات اکثر افراد مجرب در حوزه کسب و کار تفکر سیستماتیک را به شما توصیه می کنند.

تفکر سیستماتیک راه حلی برای حل مشکلات کسب و کار

مشکلات زمانی به وجود می آیند که بعضی کارها در سیستم شما اشتباه انجام می شوند و نیاز به توجه بیشتری دارند. احساساتی مانند: ناراحتی، سردرگمی و عصبانیت نشانه هایی هستند که بیانگر وجود مشکلات هستند. هرچه قدر این مشکلات بزرگتر باشد و حل آن ها مشکل به نظر برسد، در نتیجه شما تجربیات احساسی قویتر(بدتری) خواهید داشت. در این مقاله شما روش هایی برای تشخیص علت مشکلات به وجود آمده ،یاد میگیرید. زمانی که شما بتوانید یک مشکل و علت آن را تشخیص دهید ، میتوانید راه حلی بیابید تا آن مشکل را حل کنید.

مشکلات زمانی به وجود می آیند که کارهایی بصورت اشتباه دائما در حال انجام است و تلاش های شما برای رفع این اشتباهات، اثر بخش نیست و شما یک الگوی عملکردی نامطلوب دارید که نتایجی مخالف آن چه مد نظر شما است را به وجود می آورد. اما خوشبختانه می توان فهمید که بروز هر مشکلی در کارهای شما به دلیل فقدان یک سیستم یا داشتن یک سیستم نا کارآمد است.

شش گام برای تفکر سیستماتیک درباره ی مشکلات وجود دارد که باعث میشود شما دست از سرزنش خود و کارمندان تان بکشید. زمانی که شما احساس نا امیدی می کنید و بجای سرزنش خودتان یا دیگران ، بدنبال شناسایی سیستمی هستید که باید در کار شما وجود داشته باشد، یعنی در مسیر درستی قدم بر می دارید. این به معنی این نیست که کارمندان شما مشکل آفرین نیستند بلکه گاهی اوقات بروز مشکلاتی میشوند، اما در این صورت هم می توانید از طریق فرآیند ایجاد یک راهکار جدید، این مشکلات را تشخیص دهید.

انواع مشکلات موجود در کسب و کار

سه نوع از مشکلات : مشکلات مربوط به شما،  مشکلات بیرونی و مشکلات مربوط به سیستم

سه نوع مشکل در کسب و کار شما به وجود می آید.

1. مشکلات مربوط به خودتان: این مشکلات، مشکلاتی هستند که شما خودتان را مسبب اصلی بروز آن ها می دانید و خودتان را سرزنش می کنید.
   • هر روز من به خودم قول می دهم که 50 تماس تلفنی برای جذب مشتریان ، بر قرار کنم ولی هنوز این کار را انجام نداده ام.
   • من می دانم که باید با آقای محمدی  ملاقات کنم تا به او نظراتی راجع به تماس های پشتیبانی مشتریان،  بدهم اما نمی خواهم او را ناراحت کنم زیرا ممکن است عصبانی شود یا کار را رها کند.
   • من در رابطه با برقراری تماس های تلفنی احساس خوبی ندارم زیرا نمیدانم چه چیزهایی را باید بیان کنم.
2. مشکلات بیرونی: شما فکر می کنید شخص یا چیز دیگری مسبب اصلی بروز مشکل است و آن ها را سرزنش می کنید.
   • آقای احمدی همیشه باعث هدر رفتن زمان میشود زیرا همیشه در حال حرف زدن با کارمندان دیگر است.
   • شرایط آب و هوایی باعث شده تا ما کنترل برنامه تحویل، را از دست بدهیم.
   • شرایط اقتصادی هزینه های زیادی را در رابطه با فروش در این سال برای من به بار آورده است.
3. مشکلات مربوط به سیستم: این مشکلات به دلیل فرآیند ها و سیستم های کاری یا فقدان آن ها رخ می دهد.
   • ما نمیدانیم چطور جریان نقدینگی مان را مشخص کنیم.
   • من نمیدانم چه سوال هایی باید در مصاحبه کاری نهایی از متقاضیان بپرسم.

مشکلات مربوط به سیستم ها را میتوان به سادگی با تفکر سیستماتیک حل کرد.

در واقع مشکلات بیرونی و مرتبط با شما هم همان مشکلات مربوط به سیستم هستند که با چهره دیگری نمایان شده اند و همیشه به عنوان مشکلات سیستمی بیان می شوند. زمانی که با یک مشکل سیستمی روبه رو میشوید، میدانید که باید شرایطی که باعث بروز این مشکل شده را بررسی کنید، این کار باعث میشود شما به یک راهکار سیستمی دست یابید.

6گام برای تفکر سیستماتیک درباره برخورد با مشکلات

مشکلات کاری شما نتیجه یک الگوی عملکردی نامطلوب هستند که می توان از طریق ایجاد یک سیستم آن ها را برطرف کرد. این فرآیند به شما کمک میکند تا به طور سیستماتیک تفکر کنید و به شما یاد میدهد که چگونه مشکلات کاری مهم را شناسایی کنید و راهکارهایی به وجود آورید تا از بروز این مشکلات جلوگیری کنید.

یکی از مهارت های اصلی برای مدیریت موفق یک شغل، تفکر سیستماتیک است. زمانی که شما توانایی اصلاح مشکلات کارمندان کاردان خود را داشته باشید و مشکلات آنها را به عنوان مشکلات سیستم تلقی کنید، می توانید فرصت های مهم را در شغل تان شناسایی کنید.

1. شناسایی مشکل
2. بیان دوباره ی آن به عنوان یک مشکل سیستمی (مشکل مربوط به سیستم)
3. شناسایی شرایط مهم  و اصلی
4. بررسی اثرات آن مشکل
5. شناسایی یک راهکار مناسب سیستمی
6. طراحی، تست و اجرای سیستم

بیایید با یکدیگر تمرینی برای حل مشکلات سیستمی به پیش ببریم. این تمرین شما را راهنمایی می کند تا از 6 گام فرآیند استفاده کنید. ابتدا یکی از مشکلات خود را مشخص کنید و آن را در گام نخست توضیح دهید. سعی کنید یکی از مشکلات ساده را انتخاب کنید تا در این تمرین مورد بررسی قرار د هید و سپس به سراغ مشکلات بزرگتر و مهم تر بروید.

1. یک مشکل را انتخاب کنید و آن را به طور خلاصه توضیح دهید. احساساتی که این مشکل به شما منتقل می کند و چگونگی در میان گذاشتن آن با دیگران را بنویسید.
2. مشکلات را دسته بندی کنید.

• • مشکلات سیستمی
  • مشکلات مربوط به شما
  • مشکلات بیرونی

اگر مشکل شما از نوع 2و3 است، بهتر است دوباره آن را به عنوان یک مشکل سیستمی تعریف کنید.

3. شرایط اساسی و مهم کاری را مشخص کنید و ریشه اصلی مشکل را پیدا کنید. سوالات زیر را پاسخ دهید تا متوجه شوید چه چیز عامل اصلی بروز مشکل است و این مشکل چه تاثیری بر شما و کار شما می گذارد. هرچه قدر شما این مشکل را واضح تر شرح دهید، می توانید راحت تر به راه حل آن برسید.

• • این مشکل چه تاثیری بر کار، تیم و شغل من داشته است؟
  • مثال های مشخصی که زمان، مکان و چگونگی بروز این مشکل را بیان میکنند، کدام مثالها هستند؟
  • این مشکل ما را از رسیدن به چه نتایج و اهدافی منع کرده است؟
  • این مشکل چه هزینه هایی برای ما به بار آورده است؟ (زمان از دست رفته، مواد هدر رفته و ….)
  • حل این مشکل چه اهمیتی دارد؟

4. اثر گذاری این مشکل را تعیین و بررسی کنید. آیا واقعا می خواهید که این مشکل را حل کنید یا ترجیح می دهید زندگی خود را با وجود این مشکل ادامه دهید؟ ارتقا سیستمی که دچار مشکل شده است، الویت بالایی دارد یا نه؟
5. مشکلات را به راهکارهایی تبدیل کنید. تعجب نکنید اگر توانستید بیش از یک راهکار پیدا کنید.
6. طراحی و اجرای راهکارهای سیستم: برنامه ای برای
   • تست
   • آموزش
   • اجرا

این سیستم جدید طراحی کنید. فاکتورهای لازم برای طراحی سیستم را در برگه ی دیگری بنویسید.

• • چه کسی مسئول طراحی سیستم است؟
  • این سیستم باید شامل چه مراحلی باشد؟
  • ما به چه فرم های عملیاتی و چه اسنادی نیاز خواهیم داشت؟
  • کدام یک از اسکریپت ها  (اسناد) باید نوشته شوند؟
  • چه المان هایی از اطلاعات مدیریتی برای ما قابل استفاده خواهد بود؟
  • چه آموزش هایی باید داده شود؟
  • چه فرآیندها و سیاست هایی مورد نیاز می باشد؟
  • سیستم جدید چه طور عمل خواهد کرد و چگونه کارمندان باید مطلع شوند؟

پیگیری مشکلات

از این بخش استفاده کنید تا از خودتان و مدیران تان در رابطه با سندسازی مشکلات به هنگام بروزآنها ، پشتیبانی کنید. سپس یک برنامه زمانی تعیین کنید تا راهکارهای سیستمی که شما و کارمندان تان می خواهید روی آنها کار کنید را مورد بررسی قرار دهید و الویت بندی کنید.