7 گام برای موفقیت در مدیریت و طراحی فرایند کسب و کار یا BPM

زمان مطالعه: 6 دقیقه

بسیاری از پیشرفت‌هایی که سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف با عنوان بهینه سازی به دنبال آن هستند را می‌توان با ایجاد تغییرات و استفاده هوشمندانه از تکنولوژی محقق ساخت. با مطالعه این مقاله خواهیم دانست ایجاد تغییر در طراحی فرایند کسب و کار، چگونه می‌تواند سازمان‎‌ها را به حداکثر بازدهی در کسب و کارشان برساند.

برای موفقیت در یک کسب و کار، تمرکز اصلی باید روی عملکرد فرایندها باشد. می‌دانیم که مدیریت و طراحی فرایند کسب و کار، یک استراتژی موفق است و کسب و کارهایی که این روش را انتخاب کرده‌اند، ویژگی‌های مثبت و مزایای زیادی به دست می‌آورند. در این مطلب قصد داریم تعدادی از عوامل تاثیر گذار بر موفقیت BPM یا همان مدیریت و طراحی فرایند کسب و کار را معرفی و بررسی کنیم.

هر سازمان موفق از BPM برای بهبود عملکرد تجاری در پیگیری یک یا چند هدف استراتژیک استفاده می‌کند. تیم‌های موفق BPM، هرگز اهداف استراتژیک را فراموش نمی‌کنند. این تیم‌ها برای موفقیت از معیارهایی مانند کاهش هزینه، عرضه محصولات و خدمات جدید، به دست آوردن سهم بیشتری از بازار، بهبود مداوم عملکرد و… استفاده می‌کنند.

بهتر است قبل از ورود به بحث، اشاره مختصری به مفاهیم BPM و BPMS داشته باشیم.

• BPM، روشی برای مشاهده و کنترل فرایندهای سازمان است. این روش، در موقعیت‌های بحرانی مشخص می‌کند روش‌های به کار رفته، مفید و موثر هستند یا خیر.

• BPMS همان نرم افزار بی پی ام است که به شما برای بررسی و شناسایی فرایندهای روزانه و همچنین شناسایی و کاهش گره‌های موجود کمک می‌کند. بنابراین به سادگی می‌توان گفت BPM نوعی نظام مدیریتی است و تکنولوژی مرتبط با آن نیز BPMS نامیده می‌شود.

گام‌های موفقیت در حوزه BPM

این گام‌ها می‌تواند به عنوان یک روش پیشنهادی برای انواع فرایند کسب و کار و همچنین استفاده از قابلیت‌های موجود در حوزه بی پی ام در نظر گرفته شود. هریک از این مراحل بر روی موضوع خاصی تمرکز دارد می‌توان گفت این مراحل جهت دستیابی به اهداف بی پی ام، یک مسیر منطقی ایجاد می‌کنند. با طی این مراحل می‌توانید مطمئن باشید به قوانین و اصولی تکیه کرده‌اید که می‌تواند موفقیت کسب و کار شما را تضمین کند.

1. تشخیص فرایند و ساده سازی

هدف اولین مرحله، در مراحل طراحی فرایند، شناسایی سریع و موثر فرایندهای در جریان است. پس از آن شناخت راههای سریع و آسان برای ساده‌سازی فرایندها مورد توجه قرر می‌گیرد. در صورتی که این مرحله به خوبی انجام شود، می‌توان قوانین، نقاط شکست فرایند و تعاملات مشتری با فرایند را به خوبی شناسایی و بررسی کرد. گام اول این فرصت را برای شما فراهم می‌کند تا افراد را در فرایند‌ها مشارکت داده و آن‌ها را درگیر کنید. مثلا در جلسات و کارگاه‌ها این نکته را مورد توجه قرار دهید که نقشه‌ها و طرح‌های نهایی با استفاده از ایده‌ها و نظرات تمامی افراد تهیه شود. به این ترتیب طرح نهایی متعلق به همه خواهد بود و همه در مقابل آن احساس مسئولیت خواهند کرد. به این ترتیب پیاده سازی تغییرات احتمالی نیز آسان‌تر خواهد بود. به خاطر داشته باشید که این گام فقط مرحله شناخت و ساده سازی فرایند است و ورود تکنولوژی در این مرحله، روند پیشرفت امور را کند می‌کند.

2. ضبط و مستند سازی فرایندها

در این مرحله، هدف نهایی ضبط و مستند سازی فرایندها است. انجام سریع و موثر این مرحله اهمیت زیادی دارد. بسیاری از سازمان‌ها از مستند سازی هدفمند فرایندها و روش‌های خود غفلت می‌کنند. البته باید توجه داشت که طراحی فرایند کسب و کار و ساخت یک مورد تجاری یا Business Case، برای افرادی که تا به حال این کار را انجام نداده‌اند سخت و چالش برانگیز است. عملیات ضبط فرایندها ممکن است به وسیله ابزارهای نمودار ساز مانند Visio و همچنین جمع آوری اطلاعات با ابزاری مانند Excel انجام شود. بهتر است کلیه موارد مانند نقشه‌ها، طرح‌ها، نمودارهای ضبط شده و… را در انواع مراکز ذخیره سازی جمع آوری کنید.

این مرحله نیز مانند مرحله اول باید هدایت و تسهیل شود. به این موضوع نیز توجه داشته باشید که انجام درست آن مشارکت کاربران را نیز افزایش می‌دهد. بسیاری از ابزارهای BPMS، امکان وارد کردن مدل از Visio را ارائه می‌دهند.

3. انتشار فرایند و متحرک سازی

در این مرحله باید به خاطر داشته باشید که داده‌ها و فرایند‌ها متعلق به مخاطبان و کاربران است و وظیفه شما ارائه گویا و درست این اطلاعات است. هر چند استفاده از قالب‌هایی مانند Word، power point و… از گذشته مرسوم بوده، امروزه سازمان‌ها و شرکت‌ها علاوه بر استفاده از این ابزارها از اینترانت، پورتال، دستگاه تلفن همراه و… نیز استفاده می‌کنند. در این مرحله «ارتباطات» اهمیت زیادی دارد. زمان و هزینه‌ای که برای انتشار و ارتباط دقیق و درست مدل‌ها صرف می‌شود، علاوه‌بر رضایتمندی کاربران، باعث سودآوری می‌شود. همچنین متحرک سازی در این زمینه می‌تواند کمک قابل توجهی کند. با امکان متحرک سازی، مخاطبان می‌توانند اشیا را در امتداد فرایند در حال حرکت ببینند. بنابراین همه چیز برای آن‌ها ملموس‌تر خواهد بود.

نکته دیگری که باید مورد توجه قرار دهید این است که هر چه رابط کاربری آسان‌تر باشد، بیشتر مورد استفاده قرار می‌گیرد و هر چه بیشتر استفاده شود، احتمال به روز رسانی بیشتر خواهد بود. در صورتی که این فرایند ایجاد شود، شما می‌توانید اطمینان داشته باشید که همه افراد سازمان در مستند سازی و همچنین انعکاس موانع و مشکلات فعال هستند و به خوبی همکاری می‌کنند.

4. طراحی فرایند و بهینه سازی

برای طراحی فرایند سازمانی، پشتیبانی یا تغییر فرایند، باید مدل‌های داده و سازمان را بررسی کنید. استفاده از یک ابزار مدلسازی در این مرحله می‌تواند کارآمد و مفید باشد. ابزارهای مدلسازی بسیار زیاد و متنوع هستند، اما اغلب آن‌ها بر تک فرایند بودن متمرکزند.

در این مرحله شما باید با در نظر گرفتن شرایط موجود بتوانید انتخاب کنید و تصمیم درستی بگیرید. به عنوان مثال، برای بعضی کاربران یک سبک مدلسازی مبتنی بر وب را انتخاب کنید یا مثلا برای تعدادی دیگر که بر محوریت کسب و کار حرکت می‌کنند، از Visio استفاده کنید. برای بعضی تحلیلگران حرفه‌ای نیز باید ابزارهای حرفه‌ای و کامل اختصاص دهید.

آنچه در مرحله چهارم اهمیت دارد، موثر بودن فرایند است. از بسیاری جهات، این مرحله می‌تواند تشریح کننده دقیق معماری کسب و کار باشد. برای موثر بودن باید قادر باشید استراتژی‌ها و اهداف را به هم پیوند بزنید. همچنین فرایندهای متعدد را مشاهده کرده و ارتباط آن‌ها با داده‌ها، برنامه‌های کاربردی و… را مورد مطالعه و برررسی قرار دهید. به این ترتیب می‌توانید از تناسب تمام بخش‌ها مطمئن شوید. به این نکته نیز توجه کنید که ممکن است لازم باشد در این مرحله ضبط و مدلسازی قوانین کسب و کار صورت گیرد. هر زمان که احساس کردید پاسخ‌های مورد نظر را دریافت کرده‌اید، می‌توانید از این مرحله عبور کنید.

5. بهینه سازی و شبیه سازی

در فرایند BPM، شبیه سازی می‌تواند ما را به بهینه سازی دقیق‌تر منابع، ارزیابی اثر تغییرات، تخمین نقاط بحرانی و گره‌های فرایند توانمند سازد. البته این روش کارآمد در بعضی موارد با ریسک‌ها و خطراتی نیز همراه است. مساله مهم دیگر هنگام استفاده از فناوری طراحی فرایند کسب و کار، توجه به سطح درک و توانمندی کاربرانی است که قصد استفاده از ابزار را دارند.

در این مرحله هدف، تشریح و نمایش درست و دقیق موقعیت شبیه سازی متناسب با استراتژی شما و همچنین به دست آوردن شناخت کافی از مدل‌ها برای انتخاب نوع مناسب آن‌ها است. این موارد باعث آسان شدن آزمایش، بهینه سازی پیش از پیاده سازی و ارزیابی مجدد اثر تغییرات در یک بخش از سیستم نسبت به سایر بخش‌ها می‌شود.

6. تولید و اجرای فرایند

برای بیان فرایند روش‌های متفاوتی وجود دارد، مانند نقشه، مدل، نمودار و…، هر کدام از این موارد می‌توانند هدف ساده سازی یا ارتباط را برآورده کنند. اگر قرار باشد شما به تولید و اجرای یک سیستم بپردازید، تشریح جریان گردش کار باید بسیار دقیق و درست انجام شود. می‌توان گفت مدل گردش کار چیزی شبیه یک برنامه کامپیوتری است. اگر بخواهید یک برنامه بنویسید باید به جزئیات اهمیت بیشتری دهید.

موتور اجرای BPMS امکان تولید جریان کارها و اجرای آن‌ها را فراهم می‌کند. توانایی پیگیری مدل فرایندها، مدل گردش کار، عناصر کاربردی و… در این مرحله، کار را برای شما بسیار آسان‌تر خواهد کرد.

7. مدیریت فرایند و نظارت بر اجرای آن

برای طراحی فرایند کسب و کار و همچنین اعمال مدیریت فرایند کسب و کار، داشتن یک داشبورد کامل لازم است. هدف یک داشبورد مدیریتی تنها نظارت و هشدار است. وجود این هشدارها مدیران را قادر می‌سازد تا کارها را برای بررسی مشکلات موجود، به کارمندان بسپارند. داشبوردهای موثر فرایند، مانند پنجره‌ای هستند که به وسیله آن‌ها می‌توانید علاوه بر نرم افزار، وقایع درون کسب و کار خود را نیز رصد کنید.

سیستم‌های مدیریت فرایند اطلاعات شما را قادر خواهد ساخت به طور مستمر فرایندها را بهینه سازی کنید. البته لازم است بهبود شرایط و بهینه سازی را به مدیریت آنچه در دسترس است محدود نکنید و راه‌های دیگر بهینه سازی را نیز مدنظر قرار دهید.

و در انتها…

مراحل و گام‌هایی که بیان کردیم، تنها روش سازماندهی پروژه‌های BPM نیست، اما مراحل قابل اعتمادی ارئه می‌دهد که با تکیه بر آن می‌توانید طراحی فرایند کسب و کار خود را گام به گام به صورت موفقیت‌آمیز پیش ببرید. به‌‌کارگیری این مراحل باعث می‌شود تا:

• روند پذیرش تغییرات آسان‌تر شود.
• تحویل و ارائه نتایج واقعی کسب و کار آسان‌تر شود.
• با استفاده از دانش سازمانی و با استفاده از ابزارهایی که در اختیار دارید، می‌توانید فرایندهای مورد نیاز خود را  به راحتی تولید کنید.

شما چه از این مراحل استفاده کنید و یا برنامه دیگری را برای کار خود در نظر بگیرید، کلید موفقیت شما به این بستگی دارد که با طراحی فرایند کسب و کار، تا چه حد می‌توانید تعداد بیشتری از مخاطبان، مشتریان و سهامداران را در فرایند خود درگیر کنید و آن‌ها را در کنار خود نگه دارید.

در این مطلب سعی کردیم گام‌ها و مراحل موفقیت در طراحی فرایند کسب و کار و حوزه BPM را مورد مطالعه و بررسی قرار دهیم.