کاربرد BPMS در تحقق دولت الکترونیک

زمان مطالعه: 7 دقیقه

یکی از اهداف اصلی راه‌اندازی دولت الکترونیک، ارائه سرویس‌های گسترده‌تر و بهتر به مردم از طریق مکانیزه کردن و الکترونیکی کردن خدمات قابل ارائه به آن‌ها است. به این ترتیب دیگر شهروندان در راهروهای ادارات و سازمان‌ها، منتظر نمی‌مانند و می‌توانند با کامپیوتر شخصی و حتی تلفن همراه به کارهای خود رسیدگی کنند. پیش از پرداختن به کاربرد BPMS در تحقق دولت الکترونیک، باید مفهوم دولت الکترونیک و خدمات الکترونیک را بررسی کنیم.

دولت الکترونیک چیست؟

طبق تعریف سایت Wikipedia

دولت الکترونیک ( electronic government) به معنای استفاده بخش دولتی از وسایل ارتباطی الکترونیک مانند کامپیوتر و اینترنت برای ارائه خدمات عمومی به شهروندان و سایر افراد یک کشور یا منطقه است. دولت الکترونیک، فرصت‌های جدیدی برای دسترسی ساده و مستقیم شهروندان به دولت و همچنین ارائه مستقیم خدمات دولتی به شهروندان فراهم می‌کند.

اگر دولت الکترونیک در یک کشور اجرا شود، ساکنان آن باید بتوانند از طریق اینترنت و با مراجعه به وب سایت رسمی هر شهر، به سادگی با کارمندان دولتی آن شهر ارتباط برقرار کرده و به تعامل بپردازند. این تعاملات باید از راه‌هایی مانند رابط کاربری گرافیکی (GUI)، پیام رسانی فوری (Instant messaging) و سایر موارد مشابه انجام شود. این امکان نیز باید فراهم شود تا شهروندان از طریق محتوای ویدئویی و صوتی، با مسائل فعلی موجود در دولت آشنا شوند.

مزایای دولت الکترونیک چیست؟

 

 

جامعه اطلاعاتی در دنیای امروز، بسیاری از سازمان‌ها را مجبور می‌کند تا از راهکارهای مربوط به دولت الکترونیک برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنند. دولت الکترونیک مزایای زیادی دارد که در ادامه به معرفی و بررسی آن‌ها خواهیم پرداخت.

• ارائه خدمات یکپارچه و الکترونیک: با وجود دولت الکترونیک، شهروندان به جای انتظار و سرگردانی میان سازمان‌ها و ادارات مختلف، می‌توانند کارهای خود را تنها با یک نقطه دسترسی انجام داده و همچنین خدماتی کارآمد و منسجم دریافت کنند.
• کاهش شکاف طبقاتی: دولت‌ها می‌توانند امکانات دسترسی به فناوری‌های جدید و همچنین انواع آموزش‌های کامپیوتری را برای اقشار مختلف مردم فراهم کنند.
• بازسازی روابط میان دولت و مردم: با کمک خدمات الکترونیک، دولت‌ها می‌توانند به مردم خدمات خصوصی ارائه دهند. به این ترتیب، شهروندان علاوه بر اعتماد بیشتر به دولت، در رابطه با بخش دولتی احساس مسئولیت بیشتری خواهند داشت.
• توسعه اقتصادی: دولت‌ الکترونیک می‌تواند با ارائه خدمات پیوسته به بخش بازرگانی، به این بخش در امور مختلف مانند اخذ مشاوره، انگیزه‌های مالی و… کمک کند. علاوه بر این، بخش مالی و بازرگانی می‌تواند از مزایای ارتباط نزدیک با مشتریان، به روز بودن، توسعه محلی بازارها و… بهره‌مند شود.
• امکان آموزش از راه دور: نیروی کار دانشمند و فرهیخته از جمله ویژگی‌های دولت الکترونیک است. بنابراین لازم است که شهروندان به طور پیوسته از آموزش‌های پیشرفته برخوردار باشند.
• تحقق حکومت مشارکتی: اکنون برخی دولت‌ها در سطح محلی از مناظره‌ها و تریبون‌های آزاد بحث و گفتگو، رای گیری‌ اینترنتی و… برای بهبود فرآیندهای تصمیم گیری استقبال و حمایت می‌کنند. توجه به این عوامل می‌تواند به مردم سالاری مستقیم منجر شود.

خدمات الکترونیک چیست؟

اکنون که با مفهوم دولت الکترونیک آشنا شدیم، لازم است خدمات الکترونیک را نیز مورد بررسی قرار دهیم.

خدمات الکترونیک، خدماتی است که بر بستر اینترنت ارائه می‌شود و هدف آن، ارائه سریع خدمات بدون نیاز به حضور فیزیکی در مکان مورد نظر است. شما می‌توانید در مقاله خدمات الکترونیک چیست، به طور کامل با خدمات الکترونیک آشنا شوید. الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی به معنی تعامل بین ارائه دهنده و دریافت کننده خدمات است که از طریق اینترنت عرضه می‌شود. مکانیزه و خودکار شدن فرآیندها از ملزومات اصلی دولت الکترونیک به شمار می‌رود.

کاربرد Bpm در تحقق دولت الکترونیک چگونه است؟

سازمان‌ها به طور فزاینده، ارزش بهینه‌سازی فرآیندهای خود را در ارائه خدمات بهتر به مشتریان و همچنین کسب مزیت رقابتی جستجو می‌کنند. دولت الکترونیک تاکید زیادی بر اجرای فرآیندهای موثر، کارآمد و قابل اندازه‌گیری دارد. بستر مدیریت فرآیند کسب و کار (bpm)، می‌تواند به ارائه فرآیندهای کارآمدتر، یافتن گلوگاه‌ها، از بین بردن آن‌ها، اتصال و گسترش سیستم‌های قدیمی در یک سیستم کمک کند.

سیستم bpm بهره‌وری را بهبود می‌بخشد و شرایط لازم برای تحول و نوآوری دیجیتال را در سازمان‌ها فراهم می‌کند. برای سازمان‌های دولتی این به معنای صرفه‌جویی در هزینه، وقت، پاسخگویی موثرتر طبق بخشنامه‌ها و همچنین بهینه سازی ارائه خدمات برای شهروندان است.

Bpm به سازمان‌های دولتی برای دست پیدا کردن به موارد زیر کمک می‌کند:

• پاسخگویی سریع به تغییر شرایط
• کشف عدم کارایی فرآیند
• بهبود بخشیدن به روند کلی فرآیند از ابتدا تا انتها
• بهینه سازی ارائه خدمات دولتی به شهروندان
• بهبود قابلیت مشاهده فرآیندها
• پشتیبانی از پیشرفت‌های مداوم و مستمر فرآیندها
• افزایش اثربخشی سازمان با ساده سازی عملیات

سادگی استفاده و همچنین شفافیت اطلاعات ارائه شده توسط Bpm، به سازمان‌های دولتی اجازه می‌دهد تا با وجود با محیط‌ های پیچیده، کارایی موثرتری داشته باشند.

تجربه تحول دیجیتال در بخش دولتی چگونه است؟

بخش دولتی معمولا از فرآیندهای پیچیده مبتنی بر کاغذ استفاده می‌کند، در این شرایط شهروندان مجبور هستند برای دریافت خدمات، وقت و هزینه زیادی صرف کنند. در حالی که با استفاده Bpm، فرآیندهای کاغذی به فرآیندهای دیجیتالی تبدیل شده و به این ترتیب در زمان و هزینه دولت و شهروندان صرفه جویی می‌شود.

برای پیاده سازی موفق bpm در سازمان‌های دولتی چندین فاکتور وجود دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

• مهم‌ترین فرآیندهای سازمان چیست؟
• چه تعداد از فرآیندهای سازمان انسان محور و چه تعداد سیستم محور هستند؟
• مقیاس مورد نظر شما برای تعداد مکان‌ها، تعداد فرآیندها و استقرار جغرافیایی آن‌ها چقدر است؟
• زیرساخت تجهیزات IT در سازمان شما تا چه حد پیچیده است؟
• برای موفقیت بیشتر، حاضر به همکاری با چه بسترهایی هستید؟
• آیا پیاده سازی «معماری سرویس گرا» بخشی از استراتژی شما به حساب می‌آید؟
• نیازهای شما در فرآیندهای کوتاه مدت و بلند مدت سازمان چیست؟

سازمان‌های دولتی نیز باید بستر BPM مورد نظر خود را به درستی انتخاب کنند. این بستر باید ویژگی‌هایی داشته باشد که در ادامه به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.

• طراحی و ایجاد فرم‌ها به صورت انلاین، این فرم‌ها از طریق یک فرآیند جریان پیدا می‌کنند. به این شکل می‌توانید به حذف فرم‌های کاغذی کمک کنید.
• جداسازی قوانین، فرم‌ها و نقش‌های تجاری از جریان فرآیند.
• سعی کنید فعالیت فرآیندها را کنترل کنید و به قابلیت «دید فوری در فرآیند» مجهز شوید.

ویژگی‌های کاربرد BPMS برای کمک به تحقق دولت الکترونیک چیست؟

اما کاربرد Bpms با چه راهکارهایی می‌تواند به راه‌اندازی یک دولت الکترونیک موفق منجر شود؟ در ادامه کاربرد BPMS در این زمینه را بررسی خواهیم کرد.

• ارائه مجموعه کامل ابزار برای پشتیبانی از چرخه فرآیند
• پشتیبانی از کلیه زیرساخت‌های سازمان
• پشتیبانی از معماری سرویس گرا و…

کاربرد BPMS برای بلوغ سازمان در حوزه دولت الکترونیک چگونه است؟

دولت الکترونیک، چیزی فراتر از قرار دادن فرم بر روی پورتال سازمان‌ها است. به طور کلی مراحل توسعه دولت الکترونیک با مدل BPMS شامل 4 مرحله است.

در این مرحله ارتباط دولت و شهروندان به وسیله وب سایت‌های ساده برقرار می‌شود. در مرحله اول، اطلاعاتی مانند قوانین سازمان، چارت سازمانی، اخبار سازمان، آدرس سازمان و…، از طریق این وب سایت در اختیار شهروندان قرار می‌گیرد.

در اینجا بین دولت و شهروندان یک ارتباط مقدماتی دو طرفه برقرار می‌شود. این بخش به مرحله تعاملی معروف است، چرا که دولت برخی فرم‌ها را در پورتال سازمانی خود قرار می‌دهد. شهروندان می‌توانند فرم‌ها را دریافت کرده و آن‌ها را تکمیل کنند. با ارسال فرم به وسیله شهروندان، هیچ فرایند مکانیزه‌ای در سازمان صورت نمی‌گیرد. این به این معنی است که شهروندان نمی‌توانند وضعیت درخواست‌های خود را از طریق ابزارهای الکترونیک پیگیری کنند.

در مرحله سوم رابطه دولت و شهروندان به صورت تراکنشی است. در وقع بر خلاف مرحله قبل، در این مرحله پس از ارسال فرم توسط مردم، فرایند الکترونیک در سازمان آغاز می‌شود. علاوه بر این، تراکنش‌های مالی نیز از طریق پرداخت الکترونیک قابل انجام است.

در این مرحله با وجود برقراری ارتباط منطقی میان سیستم‌های اطلاعاتی سازمان‌های دولتی، تمامی خدمات الکترونیک دولت به صورت یکپارچه ارائه می‌شود. راهکار و کاربرد bpms به سازمان‌ها کمک می‌کند تا در هر مرحله‌ای که قرار دارند، با کاربرد bpms خدمات الکترونیک خود را توسعه داده و مراحل بلوغ را با موفقیت طی کنند. به این ترتیب می‌توانند هزینه‌ها را کاهش داده و رضایت شهروندان را به دست آورند.

این مراحل 4 گانه به طور خلاصه در جدول زیر معرفی شده‌اند.

مرحله اعلان	وب سایت ارسال هشدار پست الکترونیک پیام کوتاه
2. مرحله طراحی فرم	ارتباط پورتال با bpms ارتباط کوتاه از طریق پیام  کوتاه فرم‌های آفلاین
3. مرحله طراحی فرآیندها و قوانین	طراحی فرآیندها و قوانین امکان پرداخت در فرم‌ها ارائه کد رهگیری خودکار
4. مرحله یکپارچگی با سامانه‌های بیرونی	برقراری ارتباط با سایر سامانه‌ها

 

دولت الکترونیک با سامانه bpms  چه توانمندی‌هایی به دست می‌آورد؟

دولت الکترونیک با تحولات دیجیتال و کاربرد bpms قابلیت‌ها و توانمندی‌های زیادی به دست می‌آورد که در ادامه تعدادی از این توانمندی‌ها را در پلتفرم bpms معرفی خواهیم کرد.

• کسب رضایت شهروندان
• افزایش امکانات برای بهزیستی شهروندان
• ارتقای سطح بهره‌وری سازمان‌ها و دستگاه‌ها
• شفاف سازی امور
• ایجاد نوعی فضای عادلانه برای اطلاع رسانی و پیگیری کارها

و در انتها…

هر کشور برای تبدیل‌شدن به یک دولت الکترونیک، باید بیش از هر چیز روی مواردی مثل استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات و به‌طور ویژه اینترنت به‌عنوان ابزاری برای دستیابی به دولتی بهتر و کارآمدتر، استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات در تمام بخش‌های سازمان‌های دولتی و بهینه‌سازی مستمر ارائه‌ی خدمات ازطریق فناوری و اینترنت متمرکز باشد.

دولت الکترونیک باید از فناوری ساده سازی سیستم‌ها، بهبود فرآیندها و افزایش همکاری استفاده کند. بدون تحول دیجیتال، اهداف حیاتی دولت محقق نخواهد شد. سازمان‌های دولتی باید یک پلتفرم BPM سازمانی بدون پیچیدگی را انتخاب کنند که امکان مدیریت فرآیندها، سیاست‌ها، داده‌ها و افراد را به خوبی فراهم کند.

در این مقاله سعی کردیم علاوه بر مفاهیم دولت و خدمات الکترونیک، کاربرد bpms در تحقق و موفقیت دولت الکترونیک را مورد مطالعه و بررسی قرار دهیم.