چقدر با نرم افزار فرایند کاوی آشنا هستید؟

امروز قصد داریم مسیر فرایند کاوی را در چارچوب نرم افزار فرایند کاوی بررسی کنیم و به طور مفصل به معرفی این نرم افزارها و مطالعه آن‌ها بپردازیم.

با مطالعه مطالب قبلی در خصوص فرایند کاوی، دانستیم در استخراج فرایند، از داده‌های موجود در سیستم‌های اطلاعاتی یک سازمان استفاده کرده و آنچه به طور واقعی در فرایندها اتفاق می‌افتد و همچنین چگونگی اجرای آن‌ها را پردازش می‌کنیم.

معمولا سیستم‌های IT، اطلاعات را در پایگاه داده‌ها ذخیره و Log هایی ایجاد می‌کنند که در فرایند کاوی با عنوان داده‌های رویداد (Event data) شناخته می‌شوند. این موضوع، پایه و اساس فرایند کاوی به شمار می‌رود.

چرا فرایند کاوی مهم است؟

از آن‌جا که اغلب تنگناها در فرایندها پنهان هستند، بحث فرایند کاوی مطرح می‌شود. فرایند کاوی قادر است تصویری بزرگ، واضح و مشخص از فرایندهای کسب و کار سازمان ارائه کند. همچنین می‌تواند بر علل پایه‌ای و اساسی انحرافات، تنگناها و تغییرات تمرکز کند. بنابراین استفاده از تکنیک فرایند کاوی می‌تواند لغزش‌ها و  انحرافات ناخواسته را از بین ببرد.

اما استفاده از این تکنیک نیازمند راهکارهای نرم افزاری است. در ادامه ضمن بررسی لزوم استفاده از نرم افزار فرایند کاوی، تعدادی از این نرم افزارها را نیز معرفی خواهیم کرد.

نرم افزار فرایند کاوی چیست؟

در فرایند کاوی، انتخاب نرم افزار اهمیت زیادی دارد، چرا که فرایندها صرفا بر اساس داده‌های موجود در سازمان و سیستم‌های اطلاعاتی در نرم افزار به دست می‌آیند. بنابراین اگر نرم افزاری که انتخاب کرده‌اید، نقص و مشکلی داشته باشد، علاه‌بر تحت تاثیر قرار گرفتن تمامی اقدامات بعدی، تحلیل‌گر نیز گمراه خواهد شد.

برخی از نرم افزارهای فرایند کاوی، علاوه بر عملکرد متداول در این حوزه شامل کشف و تحلیل فرایندهای اجرایی، تحلیلی از شبکه اجتماعی ذینفعان و روابط میان آن‌ها نیز ارائه می‌دهند. که این موضوع در تحلیل و بهینه‌سازی فرایندها اثر زیادی دارد.

در ادامه به معرفی و بررسی تعدادی از نرم افزارهای فرایند کاوی می‌پردازیم. اما پیش از آن خوب است بدانید، نرم افزار فرایند کاوی به دو دسته متن باز و انحصاری تقسیم می‌شود. بر این اساس ویژگی‌‌های شاخص هر کدام را بیان خواهیم کرد.

ابزارهای متن باز

نرم افزار ProM یک چارچوب قابل توسعه است که از طیف گسترده‌ تکنیک‌های استخراج فرایند، به صورت plugin پشتیبانی می‌کند. این نرم افزار مستقل از سیستم عامل است. هر چند ProM Tools مبتنی بر جاوا است اما به سادگی با سکوهای دیگر یکپارچه شده و به صورت رایگان بارگیری می‌شود. برخی از ویژگی‌های شاخص این ابزار عبارت است از:

• کاوش تعاملی مبتنی بر داده
• جستجوی فرایندهای چند منظری
• جستجوی رویداد نگاره‌ها
• استخراج رویداد نگاره‌های مبتنی بر الگو

از جمله نرم افزارهای منبع باز و پرکاربرد است که بسیاری از سازمان‌های بزرگ از آن برای تحقیقات پیشرفته استفاده می‌کنند. Apromore به عنوان یک سکوی پیشرفته برای تحلیل فرایندهای کسب و کار طراحی شده که محدوده وسیعی از ویژگی‌ها و کارکردها را پوشش می‌دهد.

هنگامی که از عملیات سازمان خود شناخت کافی پیدا کردید، می‌توانید به وسیله Apromore، فرصت‌های بهبود عملکرد سازمانی را در ابعاد مختلفی مانند کارایی، کیفیت، انطباق و چابکی شناسایی کنید. خوب است بدانید این نرم افزار اولین ابزاری است که قابلیت جستجوی خودکار انواع مدل‌های مبتنی بر BPMN را دارد.

از جمله ویژگی‌های این ابزار عبارت است از:

• مقایسه مدل‌های مبتنی بر BPMN و رویداد نگاره‌ها
• بازنمایی مجدد مدل‌های BPMN و رویداد نگاره‌ها
• یافتن و مشخص کردن فرایندهای انحرافی در رویداد نگاره‌ها
• تحلیل مرحله به مرحله کارایی فرایندها
• پیش بینی میزان کارایی فرایندها

از دیگر ابزارهای مفید و پرکاربرد در فرایند کاوی، نرم افزار Disco است. این نرم افزار، ابزار جامع و کاملی است که گستره وسیعی از ویژگی‌ها در تجربیات هوشمند را برای تحلیل و بررسی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. خوب است بدانید، Disco، به وسیله شرکت fluxicom در هلند توسعه یافته و بر روی Windows و mac قابل پیاده سازی و اجرا است.

ابزارهای انحصاری

به وسیله این نرم افزار فرایند کاوی، شما می‌توانید یک قالب (template) برای فرایندهای خود ایجاد کرده و آن‌ها را به طور سفارشی اجرا کنید. در هر template می‌توانید یک Template Overview داشته باشید. این صفحه می‌تواند موارد مرتبط با فرایندهای اجرا شده، داده‌های ورودی و فرآورده‌های مرتبط را به شما نشان دهد. این داده‌ها می‌توانند با خروجی CSV برای اجرا و آنالیز مورد استفاده قرار گیرند. تحلیل این داده‌ها می‌تواد در بهبود و ارتقای فرایندها تاثیر زیادی داشته باشد.

به عنوان مثال، می‌توانید مجموعه‌ای از کارمندان را برای اجرای وظایف مختلف در زمان‌های متفاوت تعیین کرده و مشاهده کنید هر کدام از آن‌ها چگونه با فرایندها کار می‌کنند.

این نرم افزار ویژگی‌های مثبت زیادی دارد که برخی از آن‌ها عبارتند از:

• افزایش پیوستگی در میان فرایندها
• الزام افراد به دنبال کردن فرایندها
• امکان اجرای template ها به همراه جزئیات کامل برای تکمیل وظایف

نرم افزار KOFAX یک ابزار شاخص در زمینه خودکارسازی فرایندهای رباتیک و خودکار سازی فرایندهای تجاری است. داده نگاره‌ها از منابع مختلف می‌توانند برای تحلیل و بررسی به این نرم افزار وارد شوند. این را هم بدانید که با نرم افزار KOFAX، هر فرد به عنوان عضوی از تیم ارزیابی می‌تواند کارایی خود را مشاهده کرده و بفهمد در حوزه‌های مختلف کسب و کار، کدام اتفاقات تاثیر بیشتری داشته‌اند؟

همچنین به وسیله این ابزار شما می‌توانید داشبورد سفارشی سازی شده مورد نیاز خود را ایجاد و گزارشات مورد نظر را دریافت کنید.

موارد زیر از ویژگی‌های این نرم افزار به حساب می‌آید:

• مدیریت فرایند
• اتوماسیون فرایند رباتیک
• امضای الکترونیکی
• ایجاد تحرک در سازمان
• ارائه خدمات ارتباطی با مخاطبان

در این نرم افزار، داده‌های مورد نیاز از Saleforce، Oracle و Microsoft Dynamics و بسیاری از سکوهای دیگر دریافت می‌شوند، در مرحله بعد این داده‌ها بصری شده و به روشی آسان، قابل فهم می‌شوند. سپس به همراه مجموعه‌ای از توصیه‌ها برای ارتقا و بهینه سازی فرایندها قابل ارائه خواهند بود. ابزار Celonis یک طراحی بسیار شفاف و مدرن دارد. این نرم افزار با استفاده از سیستم یادگیری ماشین می‌تواند روش‌ها و میزان اثربخشی فرایندها را محاسبه کند. همچنین قادر است با ارئه رویکردی جدید به محاسبات تصمیم‌گیری بپردازد.

از نرم افزارهای پرطرفدار است که با بیش از 3000 نسخه فروش رفته، قوی‌ترین ابزار مدل‌سازی فرایندهای کسب و کار به شمار می‌رود. ARIS می‌تواند با دریافت اطلاعات از منابع مختلف، نحوه عملکرد واقعی فرایندها را تحلیل کند. به بیان دیگر به عنوان نوعی ابزار شاخص در استاندارد سازی فرایندها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ابزار ARIS می‌تواند از طریق قابلیت‌های خود به انجام امور معماری سازمانی بپردازد. همچنین از طریق این نرم افزار، امکان شناسایی و ثبت مستندات فرایندها و بهبود فرایندها امکانپذیر است. علاوه براین، ابزار ARIS قادر است مدلی از منابع و فعالیت‌ها را طبق محاسبات هزینه‌ای ارائه داده و فرایندهای استاندارد شده را به صورت مدلسازی شده نمایش دهد.

این نرم افزار بر اساس رویداد نگاره‌ها و تکنیک‌های کشف فرایند، می‌تواند نقاط شکست و چاله‌های فرایند را شناسایی کند.

یکی از قابلیت‌های ابزار Icaro Tech EverFlow تهیه نقشه فرایند 3 بعدی است، که می‌تواند در درک بهتر و سریع‌تر بسیاری از پیچیدگی‌ها به شما کمک کند. یک ویژگی دیگر، بصری سازی 3 بعدی است، که این ویژگی واقعا یک نقطه تمایز برتر به شمار می‌رود.

این ابزار قابلیت‌های متعددی دارد که در ادامه تعدادی از آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

• قابلیت ترسیم، مدل‌سازی، تحلیلو شبیه‌سازی فرایندها
• پویایی قابل توجه و توانایی برقراری ارتباط بین اشیا
• قابلیت پشتیبانی از استاندارد BPMN

در این مطلب با نرم افزار فرایند کاوی آشنا شدیم و دانستیم نرم افزار فرایند کاوی، مجموعه‌ای از تکنیک‌ها است که از الگوریتم‌های خاص، آنالیز آماری، هوش مصنوعی و سیستم پایگاه داده‌ها استفاده می‌کند تا اطلاعات را از دیدگاه‌ها و ابعاد مختلف، تجزیه و تحلیل کند.

روش فرایند کاوی قادر است مدل‌هایی را تولید کند که تمام مسیرهای ممکن یک فرایند را نشان می‌دهد. هدف آن نیز تحلیل جامع و دقیق فرایندهای موجود است.