مقایسه سیستم اتوماسیون اداری و bpms ؛ هیچ اتوماسیون اداری بدون bpms کامل نیست

امروز می‌خواهیم تفاوت اتوماسیون اداری و bpms را بررسی کنیم و به این سوال پاسخ دهیم که برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام‌یک از این دو مناسب‌تر و کارآمدتر است.

شما برای ایجاد خلاقیت و تحول در سیستم کسب و کارتان باید فعالیت‌ها و فرآیندها را به طور روزانه مورد بررسی و بازنگری قرار دهید. راه حل مناسب برای این منظور، استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در کنار bpms است.  با شناخت تفاوت‌های این دو سیستم می‌توانید راهکارها و ابزارهای سودمند و کارآمد برای کسب و کار خود را پیدا کرده و مورد استفاده قرار دهید.

قبل از مقایسه سیستم اتوماسیون اداری و bpms ، هر کدام را به طور مختصر معرفی می‌کنیم.

سیستم اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

نرم افزارهایی که امکان پیگیری فرآیندهای مرتبط با مکاتبات اداری را به صورت مکانیزه فراهم می‌کنند، اتوماسیون اداری نامیده می‌شوند. اتوماسیون اداری بر سیستم‌هایی مانند فکس، پیامک و ایمیل متمرکز است. در این سیستم اطلاعات کامپیوترها به کمک اینترنت و با استفاده از نرم افزاری مشترک به صورت یکپارچه سازماندهی می‌شود.

کابردهای اتوماسیون اداری عبارت است از:

• حذف کاغذ از سیستم اداری
• صرفه جویی در هزینه‌ها
• تنظیم، ارسال و گردش نامه‌ها مطابق دستورالعمل‌های اداری
• تعریف و ایجاد محدوده دسترسی مطابق با قوانین اسناد محرمانه در سازمان

سیستم bpms چیست و چه کاربردی دارد؟

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا bpms ، نوعی رویکرد مدیریتی جدید برای هماهنگی و همسو کردن فعالیت‌های سازمان در جهت جلب رضایت مشتری و بهبود مستمر فعالیت‌های سازمان است.

کاربردهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار عبارت است از:

• نظارت، کنترل و اجرای دقیق فرآیندها توسط متخصص bpms
• بررسی و شناسایی فرآیندهای موجود، به همراه بازمهندسی (BPR)، طراحی و پیاده سازی فرآیندهای مطلوب و مناسب
• مدل‌سازی فرآیندها با شناخت و بررسی فرآیندهای بازمهندسی شده
• پیاده سازی و اجرای فرآیندها با نرم افزارهای مناسب

اتوماسیون اداری و bpms از لحاظ عملکردی چه تفاوتی دارند؟

تفاوت اصلی سیستم اتوماسیون اداری و bpms مربوط به عملکرد آن‌ها است. اتوماسیون جریان‌های قابل پیش بینی و تکراری سازمان در قالب یک بستر نرم افزاری تعریف می‌شود. در واقع خودکارسازی مکاتبات اداری، عملکرد اصلی سیستم اتوماسیون اداری به شمار می‌رود. اما مواردی مانند سفارشات خرید، درخواست خدمات، درخواست مرخصی و… تنها بخش کوچکی از عملیات روزانه یک سازمان هستند که می‌توان آن‌ها را با سیستم bpms به راحتی اداره کرد.

مقایسه سیستم اتوماسیون اداری و bpms

هر چند که این دو نرم افزار شباهت‌های زیادی به هم دارند، اما تفاوت‌ bpms و اتوماسیون اداری در زمینه‌های مختلف بسیار روشن و واضح است. در این بخش به بررسی تفاوت‌های سیستم اتوماسیون اداری و bpms می‌پردازیم.

• اهداف متفاوت در اجرای سیستم

منظور از پیاده سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، نظم بخشیدن و سازماندهی فرآیندهای مرتبط با سازمان الکترونیکی دبیرخانه است. واحدهایی که به مکاتبات داخلی با هم نیاز دارند و یا درگیر فرآیند تولید و ثبت نامه‌ها هستند، از آن استفاده می‌کنند.

در حالی که هدف از اجرای نرم افزار bpms ، اجرا، ساماندهی و بهبود فرآیندهای عمومی یا تخصصی سازمان است.

• اهداف متفاوت در مدیریت سیستم

بخش مدیریت اتوماسیون اداری شامل همکاران دبیرخانه و مسئولان دفاتر است. در حالی که بخش مدیریت سیستم bpms شامل زیر انجمن‌های تخصصی با اعضای مالکین فرآیند و کمیسیون اصلی مدیریت با هدف ایجاد و برقراری یکپارچگی زیرفرآیندها است.

• تفاوت در روش استقرار و اجرا

معمولا استقرار و اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری در یک برنامه از پیش تعیین شده ارائه می‌شود. در صورتی که استقرار یک برنامه bpms با در نظر گرفتن محدوده نفوذ و پیچیدگی فرآیندها قابل ارائه است.

• تفاوت در آنالیز محتوای فرآیند

در سیستم bpms ، محتوای فرآیند به راحتی قابل بررسی و آنالیز است. اما در اتوماسیون اداری به دلیل متن محور بودن، گستره آنالیز بسیار کوچک و محدود است.

چگونه ریسک اجرای bpms را در مقایسه با سیستم اتوماسیون اداری کاهش دهیم؟

برای اجرای دقیق و درست bpms ، باید عواملی را در نظر بگیرید که ریسک اجرای آن را کاهش دهد. این موارد را در ادامه بررسی خواهیم کرد.

• توجه داشته باشید که زیرساخت‌های فناوری اطلاعات مانند سخت افزارها و فضای شبکه، باید با تعداد استفاده کنندگان از نرم افزار متناسب باشد. در واقع، اگر سرعت رشد اطلاعاتی نرم افزار بالا رفت، باید سخت افزار و شبکه را با این موارد هماهنگ کنید.
• سعی کنید بین مدیریت فرآیند کسب و کار با مدیریت استراتژی سازمان هماهنگی و همسویی ایجاد کنید. یعنی اگر مدیریت سازمان اعتقادی به استفاده از سیستم‌ها در حوزه فناوری اطلاعات ندارد، هرگز سراغ این سیستم‌ها نروید. چرا که این بی‌اعتقادی با انتقال به لایه‌های پایین‌تر سازمان، استفاده از سیستم را متوقف خواهد کرد.
• در صورتی که مالکین اصلی فرآیندها درگیر استفاده از نرم افزار نشوند، کارایی سیستم موردنظر آن‌ها بهبود پیدا نمی‌کند.
• سعی کنید نرم افزار bpms را از شرکت‌های تولید کننده (بدون وابستگی به شرکت‌های خارجی) خریداری کنید. چرا که با توجه به نفوذ و کارآمدی bpms در سازمان، باید خاطر مشتریان از مواردی مانند نحوه ذخیره سازی و پشتیبانی سیستم آسوده باشد.
• توجه داشته باشید که ابتدا باید مدل رفتاری فرآیند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری در سازمان را آماده کرده باشید، سپس به سراغ bpms بروید. در واقع، قرار نیست با سیستم bpms ، فرآیندها از صفر تولید شوند، بلکه آن‌ها باید وجود داشته باشند و با bpms اجرا شوند. البته بهینه سازی فرآیندها و مهندسی مجدد آن‌ها به وسیله bpms قابل انجام است، اما خلق فرآیند در ابتدا باید روی کاغذ انجام شده و پس از اجرای دستی با bpms پیاده سازی شود.
• از مهم‌ترین عوامل در موفقیت پروژه، شناسایی واضح، روشن و دقیق فرآیندهای مدیریت کسب و کار است. به بیان دیگر فرآیندی که قرار است در سازمان اجرا شود، باید واضح، ساده و مورد پذیرش تمامی افراد سازمان باشد.

چرا یک سازمان پس از پیاده سازی اتوماسیون اداری، باید از bpms استفاده کند؟

در هر سازمان، گردش و تبادل اطلاعات برای تامین نیازهای اطلاعاتی بخش‌های مختلف، موضوعی بسیار مهم و ضروری است. برای انجام این امر باید تولید و گردش سرفصل‌های اطلاعاتی سازمان را در ساختاری تعریف شده و استاندارد قرار دهید تا مانع از تولید اطلاعات سلیقه‌ای، ناقص و بی کیفیت شوید. خوب است بدانید که انواع قالب‌های تبادل اطلاعات در سازمان‌‌ها عبارت است از: نامه، فرم، گزارش، نشریه، گواهی، فاکتور، صورت جلسه و…

از بین مواردی که نام بردیم، معمولا وقتی از نامه استفاده می‌کنیم که با یک موضوع، فرمت و محتوای جدید روبرو باشیم، که موارد مشابه آن قبلا تکرار نشده باشد. «نامه» مواقعی کاربرد دارد که یک محتوای جدید از خارج وارد سازمان شده باشد و قرار باشد در واحدهای مختلف یک مسیر از پیش تعیین نشده را طی کند. به این نکته توجه داشته باشید که اگر بیشترین گردش اطلاعات سازمان از نوع «نامه» باشد، این سازمان از لحاظ اطلاعاتی سازمان استانداردی محسوب نمی‌شود و باید در اولین فرصت فرآیند استاندارد سازی در آن انجام شود.

اما در صورتی که یک موضوع یا محتوا برای چندمین بار در سازمان مطرح ‌شود، مسیری که باید طی کند، در طول زمان و به دلیل تکرار، کاملا مشخص است. اینجا باید از «فرم» برای ایجاد و به گردش در آوردن محتوا استفاده شود. چرا که فرم‌ها از ویژگی‌هایی مانند استاندارد بودن، قابلیت تحلیل، گزارش گیری و… برخوردار هستند.

به این نکته هم توجه داشته باشید که، موجودیت حائز اهمیت در سیستم اتوماسیون اداری «نامه» است. هر چند همان طور که گفتیم، نامه‌ها استاندارد نیستند و نسبت به فرم‌ها و چک لیست‌ها از قابلیت‌های محدودتری برخوردارند، اما وجود و گردش آن‌ها در سازمان اجتناب ناپذیر است. در صورتی که موجودیت و فرمت اصلی گردش اطلاعات در سیستم bpms فرم‌ها هستند.

و در انتها باید گفت نرم افزارهای سیستم اتوماسیون اداری و bpms  مکمل هم هستند و یک سازمان بلافاصله پس از راه‌اندازی سیستم اتوماسیون اداری باید به سمت استفاده از نرم افزار bpms حرکت کند. وقتی کسب و کارها فرآیندهای اتوماسیون اداری را در سیستم bpms پیاده می‌کنند، این فرصت برایشان فراهم می‌شود که سایر فرآیندهای سازمان خود را در این ابزار مکانیزه کرده و از مزایای بی شمار آن بهره‌مند شوند.