مدیر اجرایی شرکت ؛ قلب تپنده کسب و کار شما

در این مقاله، یاد خواهید گرفت:

• چرا یک مدیر اجرایی باید موثر باشد
• پنج عادتی که باید توسعه دهید تا یک مدیر اجرایی شرکت از نوع سازنده باشید، چه می باشد
• چرا جامعه به سازمان های موفق و مدیرانی که آنها را ایجاد می کنند بستگی دارد

یافته ها درباره مدیر اجرایی شرکت

• مدیر اجرایی شرکت اولویت بندی می کند، برنامه ریزی می کند، مسئولیت می پذیرد، ارتباط برقرار می کند، در جستجوی فرصت ها است، جلسات سازنده برگزار می کند و به سازمان کمک می کند تا به هدف خود برسد.
• سمت مدیر اجرایی شرکت، ممکن است مانع اثربخشی او شود.
• با این وجود، می توانید خودتان را برای تبدیل شدن به مدیر اجرایی شرکت که موثر است، آموزش دهید.
• برای تبدیل شدن به یک مدیر اجرایی شرکت موثر، باید بر پنج عادت خاص، تسلط پیدا کنید:
• عادت اول این است که زمانتان را کنترل کنید و بدانید که چگونه از آن استفاده کنید.
• عادت دوم این است که بر روی مشارکتی که می توانید به سازمانتان کنید،تمرکز کنید.
• عادت سوم این است که از نقاط قوت خودتان و نقاط قوت شرکتتان برای دستیابی به موفقیت بهره ببرید.
• عادت چهارم این است که اهداف خود را اولویت بندی کنید و یکی یکی بر روی آنها کار کنید.
• عادت پنجم این است که تا حد امکان ،تصمیم گیری ها را استاندارد سازی کنید.
• جامعه بستگی به سازمان های موثر دارد که آنها هم وابسته به رهبران موثر و کارآمد هستند.

اگر نمیتوانید خودتان را مدیریت کنید، نمیتوانید دیگران را هم مدیریت کنید. برای مدیر اجرایی شرکت – بالاترین نقطه ی “کارکنان دانشی” – به معنای مدیریت اثربخشی خویش می باشد. این کار پیچیده ای نیست. مستلزم اتخاذ چند شیوه خاص و پنج عادت محوری است. موثر بودن، یک نیاز ضروری برای هر مدیر اجرایی شرکت است. مدیر اجرایی شرکت ناکارآمد، یک دغل باز است، چرا که تنها  اسماً رهبر است. برای اینکه اثربخش تر باشید، از این هشت روش استفاده کنید: (برای دانستن اهمیت نقش رهبری در کسب و کار، به مقاله چرا رهبری کسب و کار مهم است سری بزنید.)

1. بر روی آنچه که نیاز است انجام شود تمرکز کنید- اغلب این ممکن است با آنچه که شما می خواهید انجام دهید متفاوت باشد. در یک زمان خاص فقط بدنبال انجام یک یا دو کار باشید. بقیه کارها را به دیگران تفویض کنید.
2. اطمینان حاصل کنید که اقداماتتان به نفع سازمانتان است – آیا بهترین کار را برای شرکتتان انجام می دهید؟ سازمان چیزی است که مهم است نه “صاحبان، قیمت سهام، کارکنان و مدیران”.
3. برنامه عملیاتی ایجاد کنید – دانش، خرد و تخصص بدون عمل بی فایده است. با این حال، عمل بدون برنامه هم نتیجه عکس بدنبال دارد. برنامه عملیاتی شما اهداف تان، و نه تعهداتتان را نشان می دهد. اگر شرایط ،تغییر را ایجاب میکند ،آماده تغییر شوید. به طور منظم طرح خود را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که هنوز هم اثربخش است.
4. مسئولیت اقدامات خود را بر عهده بگیرید – اطمینان حاصل کنید که زیردستان مستقیم شما از برنامه عملیاتی و تمام جزئیات مهم آن، از جمله مهلت زمانی ها مطلع می باشند. تعیین کنید چه کسی آن را انجام خواهد داد، چه کسی آن را تحت تاثیر قرار می دهد، و چه کسی باید در مورد این طرح مطلع و به روز رسانی شود.
5. طرح خود را به دیگران ابلاغ کنید – این شامل زیردستان و بالادستی های شما می شود.
6. فرصت ها را دنبال کنید – تغییر را به عنوان فرصتی برای بهره برداری، نه به عنوان تهدید ببینید. هرگز اجازه ندهید مشکلات مانع فرصت ها شوند.
7. جلساتتان را سازنده کنید – جلسات یا بسیار مفید هستند و یا غول اتلاف زمان هستند. چیزی بین این دو وجود ندارد. برگزاری جلسات پربار نیاز به نظم و انضباط شخصی دارد. به محض رسیدن به اهدافتان، جلسات را تمام کنید.
8. تفکرتان را به سمت “ما”، نه “من” سوق دهید – آنچه برای شما مهم است ممکن است واقعا در راستای منافع سازمان نباشد. مهمترین نکته این است که برای سازمانتان ارزشمند باشد.

مدیر اجرایی شرکت بخاطر موثر بودن پول می گیرد

مدیران اجرایی شرکت ها می توانند باهوش، دارای قوه تصور بالا و آگاه ، اما همچنان بی اثر باشند. مدیران موثر سیستماتیک هستند. آنها در حوزه های درستی کار می کنند و نتایجشان آنها را تعریف می کند. آنها کارکنانی دانشی هستند که به سازمان کمک می کنند تا به اهدافش دست پیدا کند. آنها به فراتر از کارهای صرف مدیریتی نگاه می کنند و تلاش می کنند تا روند های مهمی را که سازمان هایشان را تحت تاثیر قرار می دهند، درک کنند. متاسفانه، سمت مدیر اجرایی شرکت عملا در تضاد با اثربخشی شخصی آن قرار دارد.

مدیر اجرایی موثر مهمترین کارها را اول انجام می دهد

زمان مدیر اجرایی شرکت متعلق به خودش نیست. بلکه متعلق به همه ی افراد سازمان است. بنابراین، هنگامی که افراد داخل یا خارج از شرکت نیاز دارند که با مدیر اجرایی شرکت ارتباط برقرار کنند، آنها احساس راحتی می کنند تا وقت او را بگیرند. بنابراین آنها مداوما تمرکز او را بهم می زنند که این امر کار کردن بصورت سازنده را سخت می نماید.

مدیر اجرایی شرکت در ایالات متحده از رتبه پایین به سمت بالا دست پیدا میکند، بنابراین عمده توجهش را بر دپارتمان  اصلی اولیه خود معطوف می کند. یعنی، در حالت عملیاتی گیر می کند. بعضی از تحلیل گران، همین مشکل مشابه را در مدیر اجرایی شرکت در اروپا هم مشاهده می کنند، اما به هر حال، یک مدیر اجرایی شرکت در اروپا از “دبیرخانه مرکزی” که سابقا وظایف عمومی مختلفی در آن داشت به سمت بالای مدیریتی دست میابد.

سیلوهای سازمانی

اکثر سازمان ها دارای حوزه های جداگانه ای هستند که کارشناسان فردی بر فعالیت های تخصصی تمرکز می کنند – حسابداری، حقوقی، تحقیق، مدیریت داده ها و غیره. هر گروه دارای اهداف و برنامه های جداگانه ای است، اما مدیر اجرایی شرکت اغلب باید تلاش هایشان را تلفیق کند. متاسفانه، مدیران همیشه نمی توانند بر روی متخصصان حوزه کنترل داشته باشند و ممکن است حمایتی را که لازم دارند نتوانند از حوزه های خودشان دریافت کنند.

“زمان نادرترین منبع است و تا زمانیکه زمان مدیریت نشود، هیچ چیز دیگری قابل مدیریت نیست”

چالش انزوای مدیر اجرایی شرکت

مدیر اجرایی شرکت کاملا در داخل سازمان کار می کند. در نتیجه، بسیاری از آنها با افراد بیرونی از جمله مشتریان، تحلیلگران بازار، تامین کنندگان و غیره تماس برقرار نمی کنند. اما تماس با افراد بیرون از سازمان واقعا حائز اهمیت می باشد. سازمان نمی تواند بدون نتایج مطلوب خارج از آن، مانند افزایش فروش، روابط عمومی خوب و پشتیبانی قوی توزیع کنندگان، دوام بیاورد. بنابراین، برای هر سازمان، واقعیت های خارجی، تقریبا بر همه چیز آن تاثیر می گذارد . متأسفانه، همزمان با پیشرفت مدیر اجرایی شرکت در داخل سازمان، او تماسش را با این واقعیت بی نظیر خارجی از دست می دهد. کاراییش دچار نقصان می شود زیرا او شروع به تمرکز بیشتر بر روی داده های کامپیوتری در مورد عملیاتش می کند و توجه کمتری بر واقعیت بازار واقعی معطوف می کند.

یک مدیر اجرایی شرکت با چنین خطرات شغلی مواجه است. در واقع، این شرایط اجتناب ناپذیر می باشند. خوشبختانه، با ایجاد این پنج عادت، می توانید یاد بگیرید که با وجود موانع موثرتر شوید:(برای دانستن فواید کامل کوچینگ مدیریت، به مقاله  کوچینگ مدیریت چگونه در کسب و کار شما معجزه می‌کند سری بزنید.)

عادت اول مدیر اجرایی شرکت: از زمانتان آگاه باشید

برای اینکه  از وقتتان به خوبی استفاده کنید، این سه مرحله را انجام دهید:

ضبط زمان

اگر زمان ازدستتان در برود ، نمیتوانید بدانید که چطور آن را سپری می کنید (یا هدر می دهید). بنابراین، با دقت بنویسید که هر یک از کارهایتان چه مدت طول می کشد ، سپس ازآن بعنوان راهنمایی استفاده کنید تا کارها و فعالیت های خاص را تفویض کنید. این موارد را به زیردستان مستقیم خودتان محول کنید، اما همچنین بپرسید که آیا شما وقتشان را هدر می دهید. اگر چنین است، تغییر ایجاد کنید.هرچه آنها موثرتر باشند، شما موثرتر خواهید شد.

مدیریت زمان

آیا  سیستم خوبی برای حفاظت از وقتتان دارید؟ در صورتی که معمولا، همیشه در حال تجربه ی بحران های دوره ای زمان هستید  – به عنوان مثال، عجله برای انجام یک موجودی سالانه- پس در واقع شما چنین سیستمی ندارید. رویدادهایی را که همواره تکرار میشوند بگونه ای برنامه ریزی کنید که در وقتتان صرفه جویی شود . گاهی اوقات، در اختیار داشتن افراد بسیار، زمان را تلف می کند زیرا  کارکنان به جای انجام فعالیت ها،با هم  تعامل برقرار می کنند. کارکنان را گلچین کنید تا اثربخش تر کار کنید . برگزاری جلسات بیش از حد نیز موجب اتلاف زمان میشود . تا حد امکان از آنها بکاهید.

 تثبیت زمان

اگر مدیر ارشد اجرایی هستید، احتمالا تنها بر یک چهارم از زمان خودتان، و شاید کمتر کنترل دارید. میزان زمانی که در اختیارتان دارید را تعیین کنید، سپس آن را تثبیت کنید تا آن را به خوبی استفاده کنید. این بازه زمانی را کنار بگذارید تا از آن بصورت سازنده استفاده کنید. اجازه ندهید چیزی آن را بهم بزند. اغلب این کار نیاز به نظم و انضباط فوق العاده ای دارد. پس اینگونه باشید. شما نمیتوانید در بازه های زمانی اندک به نتایج پایداری دست پیدا کنید

عادت دوم مدیر اجرایی شرکت: چه کمکی می توانم کنم؟

آیا بیش از حد در مورد فعالیت های روزمره کارکنانتان نگران هستید اما  به اندازه کافی بر نتایجی که آنها بدست می آورند اهمیت نمی دهید؟ مدیر فروش موثر کسی نیست که اداره فروش را اداره کند، بلکه، کسی است که اطمینان حاصل می کند که محصولات شرکت به فروش می رسند . حسابدار موثر فقط حساب کتاب ها را بالانس نمیکند؛ در عوض، اطلاعات مالی ای را که کسب و کار نیاز دارد تا اطمینان حاصل کند که می تواند سودآور باشد، ارائه می کند. تمرکز کمتری بر روی تلاش فردی معطوف کنید. در عوض بر مشارکت های کلیدی که  می توانید به سازمان ارائه دهید،تمرکز کنید.

“شایع ترین علت شکست اجرایی، عدم توانایی یا عدم تمایل به تغییر ،مطابق با خواسته های سمت جدید می باشد.”

این کمک ها را بطور محدود تعریف نکنید. “نتایج مستقیم” مانند افزایش فروش یا کاهش هزینه ها، و همچنین کارهایی که سازمان را توسعه می دهد، مانند هدایت کارکنان جدید یا کمک به ایجاد و حفظ ارزش های سازمانتان را مد نظر قرار  هید. از همکاران، زیردستان و بالادستان خود بپرسید: “چه مشارکتی میتوانم بکنم تا شما را قادر کنم که به طور موثرتری کمک کنید؟” سپس برای تحقق آن سخت تلاش کنید.

“اکثر مدیران اجرایی تمایل به تمرکز بر روی موضوعات کم اهمیت تر دارند . آنها بجای نتایج در تلاش ها گرفتار می شوند”

عادت سوم مدیر اجرایی شرکت: قدرتتان را سازنده کنید

قدرت یک دارایی است این امر در مورد نقاط قوت شما – توانایی ها، تخصص، دانش و شخصیت شما – و همچنین همکارانتان درست می باشد. مدیر اجرایی همیشه بر روی نقاط قوت خود و همچنین نقاط قوت دیگران تأکید دارد. این کار با  تصمیم استخدام کارکنان شروع می شود. هنگام استخدام، سعی نکنید از نقاط ضعف اجتناب کنید. در عوض، نقاط قوت را به حداکثر برسانید. نپرسید “آیا این شخص با من بخوبی کار خواهد کرد؟” در عوض بر مشارکتهایی که فرد میتواند به سازمان داشته باشد تمرکز کنید.

در طول جنگ داخلی آمریکا، مشاوران به رئیس جمهور آمریکا، آبراهام لینکلن، هشدار دادند که ژنرال اولیس سنت گرانت که که فرد بسیار کارآمدی بود،میخواره است. لینکلن پاسخ داد: “اگر مارک مشروب او را می دانستم، یک بشکه از آن را به بقیه ژنرال ها می فرستادم” او همیشه بر روی نتایج متمرکز بود، نه نقطه ضعف ها. ژنرال رابرت لی لی، رئیس ارتش کنفدراسیون هم اینگونه بود. ژنرالی که  تحت فرمان لی بود، دستوراتش را نادیده گرفت. یکی از دستیارانش از او پرسید “چرا شما او را از مقامش عزل نمی کنید؟”  لی لی پاسخ داد: “چه سوال احمقانه ای. عملکرد او خوب است .” در کسب و کار، همانند جنگ، نتایج حائزاهمیت می باشند.  هنگام ارزیابی کارکنان در آینده – و ارزیابی کارکنان فعلی – این نکته ی بسیار مهم را در خاطرتان داشته باشید.

“حوادث بسیار مهم بیرونی، روند نیستند. آنها تغییرات در روند هستند. ”

عادت چهارم مدیر اجرایی شرکت: مهم ترین کارها در ابتدا باید انجام شود

چند وظیفه ای بودن اشتباه است و واقعا کارساز نمی باشد. برای انجام کارها، در هر لحظه بر روی یک وظیفه و یا حداکثر دو وظیفه تمرکز کنید . سه وظیفه تقریبا همیشه غیر واقعی است. با این حال، در طول تاریخ برخی از نوابغ قادر به انجام وظایف متعدد بطور همزمان بوده اند . ولفگانگ موتزارت، ظاهرا می توانست چندین آهنگ را بطور هم زمان خلق کند. اما اکثر ما مثل موتزارت نیستیم. ممکن است چند وظیفه را بر عهده بگیرید و قادر به انجام اهدافتان شوید، اما کارتان ناقص خواهد بود.

“مدیران موثر می دانند که زیردستانشان برای اینکه کار انجام دهند ونه برای خشنود کردن آنها پول می گیرند “.

به جای اینکه چندین  وظیفه را انجام دهید، هر لحظه با سرعت و خردمندی فقط بر روی یک کار زمان بگذارید . این بدان معنی نیست که عجولانه کارتان را انجام دهید ؛بلکه به معنی تمرکز و کار مداوم و پیوسته بر روی وظیفه فعلی است. خودتان و تیمتان را درگیر تعاملات سازنده کنید. اگر فعالیتی غیر سازنده است، آن را رها کنید. همیشه اولویت بندی کنید این نیازمند شجاعت است. اهداف بلند داشته باشید. آینده را مدنظر داشته باشید، نه گذشته. همیشه برای وقوع کارهای غیر منتظره ، حاشیه زمانی مد نظر داشته باشید. چون چنین کارهایی پیش خواهند آمد.

عادت پنجم مدیر اجرایی شرکت: تصمیم گیری

اکثر موقعیت هایی که نیاز به تصمیم گیری دارند، اساسا عمومی هستند – یعنی معمولی و غیر استثنایی هستند. شما میتوانید با ایجاد قوانین ،اصول و رویه های کلی با چنین شرایطی مقابله کنید. چالش این است که تعیین کنید چه زمانی یک وضعیت، در واقع، معمول است و یا چه زمانی  به نحوی فرق دارد و نیاز به برخورد منحصر به فردی دارد.

بزرگترین اشتباه تصمیم گیری این است که سعی کنید با یک مشکل عمومی طوری برخورد کنید که انگار غیر معمول است.

مدیران ارشد هرچه زودتر یاد بگیرند که با قضاوت های واقعی در مورد ریسک و عدم قطعیت تصمیم گیری کنند، هر چه زودتر از یکی از یکی ضعف های اساسی سازمان های بزرگ  -یعنی عدم وجود آموزش و آزمایش برای تصمیم گیری در سمت های بالا- خلاص خواهیم شد.”

به عنوان مثال، مشکلات تولیدی به طور مداوم اتفاق می افتند، بنابراین شما می توانید با استفاده از تصمیمات و اقداماتی که در گذشته به خوبی جواب داده اند، آنها را مدیریت کنید. از سوی دیگر، قطعی گسترده برق (مانند آنچه که در شمال شرقی آمریکای شمالی در سال 1965 اتفاق افتاد) یک رویداد بسیار غیر معمول است. حل آن مستلزم تصمیم گیری خاص است، نه استفاده از قوانین اثبات شده. توانایی تشخیص شرایط عمومی از موارد غیر عادی، هسته اصلی تصمیم گیری اجرایی موثر است.

“اکثر مدیران متوجه شده اند که چیزی که به تعویق انداخته می شود، در واقع رها می شود.”

معیار مرتبط بودن

ارزش تصمیم گیری های شما بستگی به مرتبط بودن آنها دارد. این معیار صحیحی برای اعتبار قضاوت ذهنی شما در رابطه با هر شرایطی که شما باید به عنوان مدیر اجرایی مدیریت کنید می باشد. وضوح و مرتبط بودن نظر شما ،مهم است، زیرا حقیقتِ واقعی بسیاری از موقعیت ها ،بندرت بلافاصله قابل تشخیص هستند. آنها معمولا طی زمان مشخص می شوند.

همیشه طوری عمل کنید که انگار “معیارهای سنتی معیارهای درستی نیستند» . گزینه های دیگری را جستجو کنید. به عنوان مثال، شما می توانید ارزش سرمایه گذاری یا هزینه سرمایه را با توجه به مدت زمان لازم برای بازپرداخت هزینه هایتان، اندازه گیری کنید. شما می توانید سودآوری پیش بینی شده سرمایه گذاری یا ارزش فعلی بازگشت هزینه مورد انتظار را تعیین کنید. هر یک از این معیارها فقط تصویری جزئی از ارزش احتمالی هزینه را ارائه می دهد، بنابراین اصرار داشته باشید که حسابدارانتان تمامی چنین محاسباتی را ارائه دهند. ترکیبی از داده هایی که از این روش های مختلف برای سنجش مرتبط بودن بدست می آید، شما را قادر به تصمیم گیری آگاهانه تر خواهد کرد.

“تصمیم به همان اندازه که نیاز به قضاوت دارد، مستلزم شجاعت است.”

شما به عنوان یک مدیر اجرایی شرکت و یک کارشناس دانشی، منبع بسیار ارزشمند و ضروری ای را ارائه می کنید. جامعه به شما و میلیون ها کارکنان دانشی مانند شما بستگی دارد تا به  حداکثر میزان اثربخشی دست پیدا کند. اگر شما موثر باشید، سازمانتان می تواند سازنده باشد و مشارکت مهمی به مصالح عمومی نماید. سازمان های کارآمد و هدفمند می توانند به عنوان “ابزار مفیدی” برای ایجاد زندگی بهتر برای همه مردم خدمت کنند. این هدف روشن و اصلی است. اما اگر سازمان های یک جامعه بی اثر باشند، جامعه نمی تواند به این هدف حیاتی دست یابد. برای جلوگیری از پسرفت، آنها نیاز به کارکنان دانشی های قوی دارند. بنابراین، شما عنصر جامعی از سیستمی هستید که جامعه را به جلو حرکت می دهد. خوشبختانه هر مدیر اجرایی می تواند یاد بگیرد به فرد حرفه ای بسیار موثرتری تبدیل شود. با ما همراه باشید.