مدیریت پروژه در کسب و کار ها

مدیریت پروژه همان برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. فرآیند سازماندهی روشی است که تغییرات را به صورت کارآمد در داخل یک سازمان به اجرا دربیاورد. بسیاری از کسب و کارها با تکمیل پروژه های متناسب با رویکردهای سازمان می توانند به اهداف سازمانی دست بیایند. اغلب پروژه ها، بازه زمانی محدود، فعالیت های مختلف و افراد محدودی در اختیار دارند و همیشه بودجه ای ثابت برای انجام آن ها وجود دارد. مدیران پروژه، برنامه ریزی های لازم را به عمل آورده و روند اجرای پروژه را تحت نظر میگیرند تا در صورت لزوم، اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند.

مهارت های مدیر پروژه

در آغاز یک پروژه شناخت کافی و درکی صحیح و قوی از اهداف بسیار مهم است، اینکه چگونه عناصر مختلف برای حصول یک نتیجه موفقیت آمیز کنار یکدیگر قرار میگیرند. الزامات و نیازهای اصلی پروژه و نتایج باید به دقت تعریف گردد تا همه افراد کاملا با اهداف از پیش تعیین شده آشنا شوند. مدیر پروژه موفق کسی است که علاوه بر نگاه سیستمی و کلان، نگاه عملیاتی خوبی هم داشته باشد و حتی گاهی بر جزئیات اجرایی پروژه ها هم مسلط باشد. بسیاری از تصمیم گیری ها در مورد پروژه هزینه ای را به دنبال خواهد داشت. از اینرو مهم است تا از عوامل تاثیرگذار و پیش برنده هزینه ها آگاه بوده و سیستمی را برای نظارت و کنترل عملکرد مالی پروژه توسعه داد. مدیریت امور مالی پروژه مستلزم ابزارها و استراتژی های متعدد بوده و راه اندازی یک سیستم کنترل قابل اعتماد جهت پیگیری هزینه ها و تغییرات لازم و ضروری میباشد.

رویکردهای مدیریت پروژه

وقتی با همه ابزارهای لازم در مدیریت موثر پروژه آشنا شدید، بایستی در مورد انواع روش های مدیریتی هم اطلاعات لازم را به دست بیاورید. یکی از این ابزار، PMBOK یا همان مدیریت بدنه دانش پروژه است.این رویکرد بر پایه مهارت های مدیریتی مشترک مانند بودجه بندی ورودی ها و خروجی ها استوار بوده و البته بیشتر در ایالات متحده مورد استفاده قرار میگیرد.

رویکرد دیگر، مدیریت پروژه چابک است. این رویکرد بیشتر برای پروژه‌های پیچیده و سریع به کار گرفته می‌شود.این رویکرد به شما و تیم اجازه می‌دهد انعطاف‌پذیریی لازم در برابر نیازها و الزامات را داشته باشید. مثلا اگر شما قصد برپا کردن یک کمپین بازاریابی بزرگ در چندین کانال (یعنی رسانه‌های اجتماعی، ایمیل، تبلیغات آنلاین و چاپی) را دارید، می‌توانید از متد چابک استفاده کرده و پروژه را به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم کنید. سپس روی هر قسمت به صورت اصولی کار کنید تا در نهایت، محصول یا کمپین نهایی آماده و قابل انتشار شود.

چگونه یک پروژه برای کسب و کارمان طراحی کنیم؟

مطمئنا شما ایده‌های بسیاری برای کسب و کار خود و طراحی پروژه دارید. ما چند رویکرد بسیار ساده در این مورد با شما به اشتراک می‌گذاریم:

• نمودار تاثیر ریسک و احتمالات: این ابزار به شما کمک می‌کند ریسک‌های موجود در پروژه را شناسایی نموده و تخمین بزنید چقدر احتمال دارد این ریسک ها اتفاق بیفتند.
• چارترهای پروژه: این ابزار در واقع شرح اهداف و طرح‌های پروژه و نیز طرحی ابتدایی از نقش ها و مسئولیت های مدیر پروژه را شامل می شود. ممکن است با خودتان بگویید افراد زیادی بایستی مسئولیت‌های مختلف را به عهده بگیرند. با کمی ممارست می توانید زمان و کارها را به طور مساوی بین همه تقسیم کنید:
• برنامه‌های عملی: از برنامه ای عملی برای پروژه‌های کوچک استفاده کنید. با این کار، هیچ وظیفه مهمی را فراموش نخواهید کرد.
• ارزیابی کمبودها: ارزیابی کمبودها و خلاء موجود به شما کمک می‌کنند هر آنچه را نیاز دارید، انجام دهید تا به اهداف پروژه خود برسید.
• نمودارهای گانت: به شما کمک می‌کنند تا پروژه های بزرگ‌تری را برنامه ریزی کرده و آن ها را به برترین شکل ممکن به اتمام برسانید.
• ارزیابی و تحلیل نیازهای کسب و کار: شما می توانید از روش MoSCoW برای تحلیل نیاز های خود استفاده کنید. یکی از رایج ترین و شناخته شده ترین تکنیک‌ها در دسته بندی و اولویت‌بندی خواسته‌ها و توقعات از یک خدمت و یا ابزار روش MoSCoW نام دارد. در این روش قابلیت‌های مورد نظر به چهار مقوله دسته بندی شده و با این روش می‌توان بصورت سیستماتیک گزینه مطلوب را انتخاب کرد. این چهار دسته عبارتند از:

• • Must Have
  • Should Have
  • Could Have
  • Won’t Have

دسته Must Have قرار است شامل موارد بسیار کلیدی باشد که اگر حتی یک مورد از این موارد در بین قابلیتها و امکانات محصول مورد نظر نبود، این محصول از دید ما غیرقابل پذیرش است. عملا میتوان از عنوان الزامی برای این قابلیتها استفاده کرد.

دسته Should Have قرار است شامل مواردی باشند که قطعا از نظر ما پراهمیت هستند اما لزوما قرار نیست یکی از این قابلیتها در محصول باعث کنار گذاشته شدن آن بشود و ممکن است مثلا برای آنها بازه 30% را در نظر بگیرdم و چنانچه 70% این مجموعه از موارد در محصول مشاهده شد، این محصول از دید ما قابل پذیرش است.

اما دسته Could Have شامل آن دسته از مواردی هستند که میتوان از آنها به عنوان ارزش افزوده نام برد و بودن آنها برای ما الزامی نیست و اما به هرحال میتوانند به عنوان یک مزیت رقابتی برای محصول محسوب شوند.

اما دسته آخر آنهایی هستند که عملا برای ما اهمیتی ندارند و بود و نبودشان برای ما تفاوتی ایجاد نمیکنند.

• ارزیابی سهامداران: ببینید چطور می توانید افراد کلیدی مورد نیاز را شناسایی کنید. یعنی افرادی که باعث برٌد پروژه می شوند و اینکه چگونه می توانید با آن ها تعامل داشته باشید.
• ماتریس واگذاری مسئولیت: این ابزار،  مشارکت نقش‌های مختلف در تکمیل وظایف یا تحویل‌دادنی‌های یک پروژه یا فرایند کسب‌وکار را تشریح می‌کند. این ماتریس مخصوصاً برای روشن کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در پروژه‌ها و فرایندهای عملکردی مفید است.
• ارتباط در پروژه: هر پروژه ای، متکی به  ارتباطات خوب بوده و خیلی راحت می توان این کار را انجام داد:
• داشبوردهای پروژه: داشبورد پروژه یکی از مواردی است که کارایی بسیار بالای آن در مدیریت پروژه ها بر طبق تجربه به اثبات رسیده است. داشبورد پروژه اغلب حاوی نمودارها و درجه هایی است که در یک نگاه وضعیت پروژه را در زمینه‌های مختلف نظیر مالی، پیشرفت، ریسک و .. برای مدیران مشخص می‌سازد.
• مدیریت تغییر: یک اصطلاح کلی است که در هنگام ایجاد تغییر سازمانی،  برای همه روش‌های آماده سازی و حمایت از افراد، تیم ها و سازمان ها به کار می رود. این مدیریت، شامل روش هایی است که استفاده مجدد از منابع، فرآیند کسب و کار، تخصیص بودجه یا سایر روش های عملیاتی تغییر دهنده سازمان را مجددا توضیح می‌دهد.

در پایان، زمانی را برای یادگیری چارچوب های مختلف مدیریتی اختصاص دهید تا بتوانید پروژه‌ای موفق را از ابتدا تا انتها طراحی نمایید. ببینید چگونه می‌ توان افراد و وظایف را به شکلی موثر برنامه ریزی نمود و از ایده های خود پشتیبانی کنید. بودجه لازم را برای استارت پروژه در نظر گرفته و با انواع استراتژی های مدیریتی آشنا شوید.