سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست؟ Ecm چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند؟

زمان مطالعه: 5 دقیقه

با توجه تولید روزافزون محتوا و مستندات مختلف در سازمان‌ها، نیاز به سیستمی امن و قدرتمند برای مدیریت محتوا ضروری به نظر می‌رسد. سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) یکی از ابعاد مدیریت محتوا و شامل مجموعه ابزارها و روش‌هایی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها آن‌ را به کار می‌گیرند تا برای فعالیت‌های خود اطلاعات را به صورت سازمان دهی شده در اختیار داشته باشند.

اما سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست؟ چرا مهم است؟ دقیقا چه کاربردی دارد؟ Ecm مخفف چیست؟

برای پاسخ به این پرسش‌هایی از این دست، تا پایان این مقاله ما را همراهی کنید.

مدیریت محتوای سازمانی چیست؟

مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) یا به اختصار ECM، به کسب و کارها در هر نوع و اندازه در سراسر جهان کمک می‌کند تا داده‌ها و اطلاعات را به شکل کارآمد و موثر ضبط، تجزیه و تحلیل، توزیع، ذخیره و از آن‌ها استفاده کنند. به بیان دیگر، مدیریت محتوای سازمانی مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، فرآیندها و ابزارها است که به کسب و کارها در به دست آوردن، سازمان دهی، ذخیره و تحویل اطلاعات به کارکنان و مشتریان کمک کرده و امکان مدیریت اطلاعات ساختار بندی نشده را فراهم می‌کند.

می‌توانیم بگوییم ECM به یک فناوری یا فرآیند واحد اشاره نمی‌کند، بلکه یک اصطلاح کلی برای توصیف ترکیبی از روش‌ها، ابزارها و استراتژی‌ها است که از ضبط، مدیریت محتوا، ذخیره، حفظ و تحویل اطلاعات در کل مجموعه پشتیبانی می‌کند.

کاربردهای نرم افزار مدیریت محتوای سازمانی(ECM) چیست؟

• مدیریت قراردادها

سیستم ECM این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند تا به صورت دیجیتالی همکاری کنند و از بررسی به موقع قراردادها مطمئن باشند.

• اتوماسیون حساب‌های پرداختی

سیستم مدیریت محتوای سازمانی به کاربران کمک می‌کند تا سفارشات خرید، فاکتورها، بلیت‌های تحویل و… را کاملا دقیق مطابقت، توزیع و تایید کنند. به این ترتیب هزینه‌های دیرکرد کاهش یافته و میزان بازدهی افزایش می‌یابد.

• اتوماسیون حساب‌های دریافتی

سیستم‌های ECM، امکان دسترسی فوری به سفارشات، رسیدها و فاکتورها را در اختیار کاربران قرار می‌دهد. به این ترتیب در زمان صرفه جویی کرده و پرداخت‌های مشتری را تسریع می‌کند.

• اتوماسیون منابع انسانی (HR)

سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی می‌توانند علاوه بر بهبود فرآیندهای جدید استخدام، ساده سازی اطلاعات مربوط به بخش منابع انسانی و تضمین انطباق با دستور پردازش HR، نیاز به پرونده‌های کاغذی را در بین کارمندان کاهش دهند.

اهمیت مدیریت محتوای سازمانی(ECM) چیست؟

مدیریت محتوای سازمانی در سال‌های اخیر به دلایل مختلف اهمیت زیادی پیدا کرده است. در ادامه تعدادی از این دلایل را بررسی خواهیم کرد.

• با وجود محتوای مدیریت دانش سازمانی، وابستگی به اسناد کاغذی کاهش یافته و یک منبع اطلاعاتی سازمان یافته از اطلاعات غیرکاغذی ایجاد می‌شود. این منبع اطلاعاتی با در نظر گرفتن نیازهای کسب و کار، کارایی و بهره‌وری سازمان یا شرکت را افزایش می‌دهد.
• کسب و کارهایی که از سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی استفاده نمی‌کنند، در معرض خطر کاهش بهره‌وری، سود، ناهماهنگی با مقررات سازمان و مواردی از این دست قرار می‌گیرند. عدم ذخیره ایمن اطلاعات، ممکن است منجر به از دست رفتن آن‌ها شود و در کسب و کار شما مشکلات جدی ایجاد کند.
• در سال‌های اخیر افزایش جرایم اقتصادی، نقض داده‌ها، مقررات تنظیم شده و…، حاکمیت اطلاعات مفید و موثر را به یک ضرورت تبدیل کرده است.
• سازمان‌ها و شرکت‌ها برای ادغام با برنامه‌های هوش تجاری (BI) و تجزیه و تحلیل کسب و کار (BA) نیاز به یک برنامه مدیریت محتوای موثر دارند. به ترتیبی که به آن‌ها کمک کند تا از اطلاعات موجود برای هدایت تصمیمات در کسب و کار خود استفاده کنند.

مولفه‌های مدیریت محتوای سازمانی چیست؟

سیستم ECM  پنج مولفه دارد که در ادامه هر کدام از آن‌ها را معرفی و بررسی خواهیم کرد.

• ضبط: فرآیند ضبط شامل ایجاد اطلاعات به وسیله تبدیل اسناد کاغذی به قالب‌های الکترونیکی منسجم و سازمان دهی شده است. این اطلاعات می‌تواند شامل فاکتورها، قراردادها، گزارش‌های تحقیقاتی و… باشد.

• مدیریت: این مولفه از طریق ابزارهایی مانند مدیریت اسناد، نرم افزارهای مشترک، مدیریت محتوا، مدیریت سوابق و… اطلاعات را به یکدیگر متصل می‌کند، در آن‌ها تغییر ایجاد می‌کند و داده‌ها را به کار می‌گیرد.

• ذخیره: سیستم ذخیره در کوتاه مدت از اطلاعات پشتیبان تهیه می‌کند. به شکلی که کاربران بتوانند داده‌ها را مشاهده و ویرایش کنند.

• نگهداری: این بخش، از اطلاعات نگهداری می‌کند و در میان مدت یا بلند مدت تغییری در آن‌ها به وجود نمی‌آورد. این مولفه معمولا برای کمک به سازمان‌ها برای انطباق با مقررات، دستورالعمل‌ها، آیین نامه‌ها و… مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• تحویل: داده‌ها و اطلاعات خواسته شده را در اختیار مشتریان و کاربران قرار می‌دهد.

ویژگی‌های سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) چیست؟

یک سیستم مدیریت محتوا قابلیت‌های مختلفی مانند جمع‌آوری، مدیریت، ذخیره، نگهداری، ارائه و تحویل اطلاعات را در بر می‌گیرد.علاوه بر این مواردی که نام بردیم، نرم افزار ECM، ویژگی‌های دیگری نیز ارائه می‌دهد که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم کرد.

مدیریت محتوای سازمانی به عنوان یک نرم افزار یکپارچه (Integrated software)

نرم افزار ECM محدودیت اپلیکیشن‌های سابق را ندارد و زیرساخت‌های لازم برای دنیای جدید تکنولوژی اطلاعات را ارائه می‌دهد. کاربر در هنگام استفاده از ECM ، از اینکه از راهکارهای این نرم افزار استفاده می‌کند، مطلع نیست.

مدیریت محتوای سازمانی به عنوان نوعی خدمت مستقل (Independent service)

نرم افزار ECM خدماتی است که به وسیله کلیه انواع اپلیکیشن‌ها قابل استفاده است. این سیستم قادر است اطلاعات را بدون توجه به منبع آن‌ها، مدیریت کند. در این سیستم چون برای هر کارایی تنها یک سرویس کلی در دسترس است، بنابراین از خدمات زائد، سخت و پرهزینه جلوگیری می‌شود.

مدیریت محتوای سازمانی به عنوان مخزن یکنواخت برای کلیه انواع اطلاعات (Uniform repository of all information)

سیستم ECM هم به عنوان مخزن داده و هم به عنوان مخزن اسناد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این سیستم کلیه اپلیکیشن‌ها محتوای خود را به یک مخزن واحد ارسال می‌کنند و این مخزن نیز اطلاعات را به تمامی اپلیکیشن‌ها ارائه می‌کند.

به این ترتیب همه اطلاعات شرکت در یک مخزن با ساختار یکنواخت ترکیب و ذخیره می‌شود. اطلاعات زائد، مشکل دار، پر هزینه و… نیز خود به خود حذف می‌شود.

بنابراین می‌توان سیستم ECM  را مجموعه‌ای از اجزای زیرساختی دانست که با یک مدل چند لایه‌ای سازگار می‌شود و کلیه تکنولوژی‌های مرتبط با اسناد DRT را برای کاربرد، انتقال و مدیریت داده‌هایی که ساختار ضعیفی دارند، در بر می‌گیرد.

و در انتها …

گفتیم سیستم مدیریت محتوای سازمانی یا ECM یکی از اصطلاحات موجود در زمینه مدیریت محتوا است.  ECM مجموعه ابزارها و روش‌های مورد استفاده توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها است تا اطلاعات مهم و ساختار نیافته را برای فعالیت‌های خود به دست آورده و آن‌ها را ذخیره و سازماندهی کنند.

پیشرفت‌های فناوری اطلاعات باعث شده است که سیستم‌های ECM بیش از هر زمان دیگری مورد توجه قرار گیرند. با وجود این سیستم‌ها استفاده از کاغذ کمتر شده و فرایندها رو به دیجیتالی شدن پیش می‌روند. پیشرفت در یادگیری ماشین و فناوری ابری فرصت‌های جدیدی را برای کسب و کارها ایجاد می‌کند. انواع جدیدی از مطالب نیز به صورت رسانه‌های اجتماعی، ویدئویی و صوتی در حال ظهور هستند. سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی باید با این اشکال جدید اطلاعات ساختار نیافته سازگار شوند تا بتوانند به سازمان‌دهی داده‌ها و بهینه‌سازی عملکرد در سازمان بپردازند.