با مدل تغییر کاتر آشنا شویم؛ گام‌های تغییر از دیدگاه کاتر چیست؟

یکی از عوامل مهم در رشد و توسعه کسب و کار، عامل «تغییر» است.  اگر بخواهیم این کلمه را به طور مختصر تعریف کنیم، باید بگوئیم تغییر یعنی از گونه‌ای به گونه دیگر و از شکلی به شکل دیگر درآمدن. بدون تغییر در روند فعالیت‌ها،  اهداف کسب و کار محقق نخواهد شد.

مدیریت تغییر رویکردی است که منجر به تحول یک فرد، تیم و سازمان برای دستیابی به وضعیت مطلوب می‌شود. در بحث نظریه ها و گامهای مدیریت تغییر، مدل‌ های تغییر و تحول سازمانی مختلفی برای تغییرات وجود دارد که یکی از این مدل‌ها، مدل تغییر کاتر است که 8 مرحله دارد.

سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از این مدل، درون خود تغییر و تحولات اساسی ایجاد کنند. با ما همراه باشید تا به طور کامل با مدل مدیریت تغییر کاتر آشنا شویم.

مدل تغییر کاتر چیست؟

قبل از تعریف و بررسی مدل هشت مرحله ای تغییر کاتر، لازم است بدانیم «جان کاتر» یک متخصص در حوزه مدیریت و رهبری است. او به شرکت‌های زیادی در زمینه اعمال تغییرات مدنظرشان، خدمات مشاوره‌ای ارائه داده است. وی با بررسی نقاط قوت و ضعف این شرکت‌ها، موفق شد اشتباهات و مشکلات مشترک این فرآیند را شناسایی کند. این موضوع باعث شد، کاتر در سال 1995، در کتاب خود با عنوان «تغییر پیشرو» یک مدل 8 مرحله‌ای را معرفی کند. این مدل در روند تغییرات، 8 مرحله اساسی را معرفی کرده و این طور نتیجه می‌گیرد که با نادیده گرفتن هر کدام از این مراحل، کل فرآیند تغییر شکست خواهد خورد. اما مراحل مدل تغییر کاتر چیست؟ در ادامه این 8 مرحله را معرفی می‌کنیم.

• گام اول: افراد را متقاعد كنید كه تغییر فرآیندی ضروری و اجتناب ‌ناپذیر است

برای محقق شدن یک تغییر، سازمان باید واقعا نیاز به آن تغییر را احساس کند. بنابراین سعی کنید در سازمان خود درک ضرورت ایجاد تغییر را ایجاد کرده و توسعه دهید. برای این منظور باید یک بحث و گفتگوی متقاعد کننده درباره آنچه در فضای رقابتی اطراف شما جریان دارد، برپا کنید. در همین راستا می‌توانید اقدامات زیر را نیز انجام دهید:

• فرصت‌ها و تهدیدات را شناسایی و بررسی کنید.
• سناریوهای احتمالی درباره حوادث آینده را پیش بینی کرده و توسعه دهید.
• جلسات بحث و گفتگو راه اندازی کنید.
• با دلایل متقاعد کننده افراد را به تفکر و گفتگو تشویق کنید.
• از مشتریان و کارمندان خود درخواست کنید شما را پشتیبانی کنند، حمایت آن‌ها کیفیت بحث و تبادل نظر را افزایش می‌دهد.

• گام دوم: یک تیم قوی برای اجرای طرح انتخاب کنید

شما برای متقاعد کردن افراد در مورد ضرورت یک تغییر، به یک رهبری قوی و پشتیبانی اعضای مهم و کلیدی سازمان نیاز دارید. برای رهبری و هدایت یک تغییر باید یک تیم از افراد موثر سازمان تشکیل دهید. پس از تشکیل این گروه، اعضای آن باید همانند یک تیم یکپارچه عمل کرده و برای تغییر مورد نظر انگیزه لازم را ایجاد کنند. برای این مرحله، لازم است اقدامات زیر را انجام دهید.

• رهبران واقعی و موثر سازمان را شناسایی کنید.
• برای ائتلاف مورد نظر خود، یک تیم تشکیل دهید.
• سعی کنید نقاط ضعف تیم را را کنرل کرده و کاهش دهید.

• گام سوم: از تغییرات مورد نظر یک چشم انداز ایجاد کنید

طبیعی است زمانی که شما به سطوح تغییر در سازمان فکر می‌کنید، ایده‌ها، نظرات و راهکارهای زیادی به ذهنتان می‌رسد. بهتر است این موارد را در قالب یک چشم انداز روشن، دقیق و کارآمد ارائه دهید. این دورنما به افراد کمک می‌کند تا نسبت به علت انجام فعالیت‌های شما، درک لازم را پیدا کنند. برای این مرحله، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

• موارد مهم و ارزشمند در تغییرات مورد نظر خود را تعیین کنید.
• یک یادداشت از آینده‌ای که برای سازمان خود تصور کرده‌اید، تهیه کنید.
• استراتژی‌‌های لازم برای اجرایی کردن دورنمای مدنظر خود را تدوین کنید.

• گام چهارم: چشم انداز خود از تغییر را با دیگران به اشتراک بگذارید

پس از خلق چشم انداز، باید با انگیزه و به طور مستمر آن را در همه امور کاری خود توسعه دهید. سعی کنید از هر فرصتی برای گفتگو درباره آن استفاده کنید. از آن را در تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل روزانه خود استفاده کنید. اگر چشم انداز مورد نظرتان را در ذهن سایر افراد زنده نگه دارید، آن را به خاطر سپرده و نسبت به آن واکنش نشان می‌دهند. برای این منظور می‌توانید فعالیت‌های زیر را انجام دهید:

• اکثر مواقع راجع به چشم انداز مدنظرتان صحبت کنید.
• چشم اندازتان را در همه ابعاد کاری پیاده کنید.
• برای ترویج چشم انداز خود از نمونه سازی و الگوسازی استفاده کنید.

• گام پنجم: برای سایر افراد این امکان را فراهم کنید که روی ایده شما کار کنند

اکنون دیگر شما به جایی رسیده‌اید که افراد در همه سطوح سازمان با چشم انداز مورد نظر شما آشنا و درگیر آن شده‌اند. معمولا در این مرحله، کارکنان به دنبال مشارکت در این فرآیند و بهره‌مندی از منافع ایجاد شده توسط شما هستند. شما باید برای اعمال تغییرات مورد نظر، ساختار مناسبی ایجاد کرده و آن را به طور پیوسته برای شناسایی موانع موجود، ارزیابی کنید. از بین بردن موانع، افراد را اجرایی کردن چشم انداز مورد نظر توانمند کرده و نیروی پیشران تغییر را شکل می‌دهد. برای موفقیت در این مرحله، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

• آن دسته از رهبرانی که در ایجاد تغییر نقش اساسی دارند را شناسایی کرده و آن‌ها را به کار بگیرید.
• افرادی که منجر به ایجاد تغییرات مورد نظر می‌شوند را شناسایی کرده و آن‌ها را تشویق کنید.
• افرادی که در برابر تغییرات مقاومت می‌کنند را شناسایی کرده و به آن‌ها در درک وضع موجود کمک کنید.

• گام ششم: برای دستیابی به موفقیت‌ها و پیروزی‌های کوتاه مدت برنامه ریزی کنید

برای شروع تغییرات مورد نظر، مسیری را انتخاب کنید که به وسیله آن بتوانید انگیزه کارکنان را (هرچند بسیار محدود و کوچک) افزایش دهید. بر روی جنبه‌های مثبت و موفقیت‌‌آمیز تغییراتی كه اعمال كرده‌اید تاكید كنید. دستاوردها و موفقیت‌های به دست آمده از اعمال تغییرات جدید را اطلاع رسانی کنید و باعث افزایش انگیزه و بالا رفتن روحیه کارکنان شوید.

• گام هفتم: حرکت خود در زمینه توسعه و بهبود شرایط را حفظ کنید و ادامه دهید

به جای رضایت دادن از موفقیت‌های به دست آمده بر اثر اعمال تغییرات، سعی کنید از این شرایط برای اعمال و گسترش تغییرات به سراسر سازمان استفاده کنید.

• گام هشتم: رویکرد جدید خود را نهادینه کنید

تغییرات، برای پایدار ماندن باید به بخشی از هسته سازمان شما تبدیل شوند. فرهنگ سازمانی (Organizational Culture) ، معمولا شامل اقداماتی است که در گذر زمان انجام می‌شود. بنابراین بهتر است ارزش‌های چشم اندازتان را در عملکرد روزانه خود نشان دهید. همچنین برای کسب اطمینان از تاثیر تغییرات در ابعاد گوناگون سازمان، برنامه ریزی کنید. علاوه بر این موارد، پشتیبانی مستمر رهبران سازمان از این تغییرات بسیار مهم است. با انجام این اقدامات و پشتیبانی‌ها، جایگاه تغییرات مورد نظر شما در فرهنگ سازمان، محکم‌تر از قبل خواهد شد. در این مرحله می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

• برای صحبت در مورد پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها از هر فرصتی استفاده کنید.
• موقع استخدام افراد جدید، حتما به ارزش‌های چشم انداز مورد نظرتان توجه کنید.
• از همکار افراد اثرگذار و مهم قدردانی کنید، به شکلی که سایر افراد نیز از کمک‌های آن‌ها مطلع شوند.

برای ایجاد تغییرات به چه مواردی نیاز داریم؟

• یک رهبر و یک مدیر

فرآیند تغییر در سازمان شما به 2 عنصر اساسی نیازمند است: یک «رهبر» برای ایجاد انگیزه و بالا بردن روحیه همکاری در میان کارمندان و دیگری یک «مدیر» که بتواند فرآیند پیچیده تغییرات را با قدرت مدیریت و تصمیم گیری خود، طبق برنامه پیش ببرد.

• تصویری و اضح و روشن از تغیرات

شما باید از تغییرات مورد نظر خود، یک «تصویر مشخص، واضح و دقیق» ترسیم کرده و آن را به افرادی که در فرآیند اعمال تغییرات نقش دارند، ارائه دهید.

• طراحی استراتژی‌ مناسب

تصویر صریح و روشنی از آینده ارائه کرده و سعی کنید برای رسیدن به آن استراتژی‌های کارآمد و مناسبی طراحی کنید.

• آمادگی برای اتفاقات برنامه ریزی نشده

همه چیز طبق انتظار شما پیش نمی‌رود، پس خودتان را برای اتفاقات غیرقابل پیش بینی آماده کنید.

• تیمی مسئول و متعهد

مطمئن شوید تیمی که برای انجام و هدایت فرآیند تغییر مامور شده‌اند، با یکدیگر متحد بوده و به برنامه ریزی شما متعهد هستند.

مزایای مدل تغییر کاتر چیست؟

تا اینجا با شاخص های مدیریت تغییر جان کاتر و مراحل آن آشنا شدیم. در این بخش مزایای این مدل را بررسی خواهیم کرد.

• مدل کاتر، تغییرات را در سازمان به صورت هدفمند هدایت می‌کند.
• سعی می‌کند اعضای سازمان را در مراحل مختلف از این تغییرات آگاه کند.
• مدل کارتر، موانع را برطرف می‌کند
• تغییرات را در فرهنگ سازمان نهادینه می‌کند.
• به مدیریت بلند مدت تغییرات سازمانی همراه در نظر گرفتن تغییرات کوتاه مدت، توجه می‌کند.
• استفاده از مدل کاتر، ارزیابی مرحله به مرحله موفقیت تغییرات بلند مدت و ایجاد انگیزش سازمانی را به دنبال دارد.

محدودیت‌های مدل تغییر کاتر چیست؟

طبق مطالبی که در قسمت قبل بیان کردیم، حتما متوجه شده‌اید که مدل کاتر تا چه اندازه می‌تواند برای کسب و کار شما مفید باشد.

اما این مدل در کنار تمام ویژگی‌های مثبت، محدودیت‌هایی هم دارد که در ادامه به آ‌ها اشاره می‌کنیم.

• پیاده سازی مدل تغییر کاتر نیاز به صرف زمان زیادی دارد.
• استفاده از این مدل نیاز به همکاری و هماهنگی تمام اعضای سازمان دارد.

مدل تغییر کاتر چه کاربردی دارد؟

تا اینجا با مدل تغییر کاتر و مراحل آن آشنا شدیم. اما در مورد کاربرد این مدل باید بگوییم مدل کاتر برای:

• مدیریت هدفمند تغییر در سازمان در یک یا چند پروژه کوچک یا تغییرات بزرگ سازمانی کاربرد دارد.
• برای مدیریت بلند مدت تغییرات سازمانی در کنار توجه به تغییرات کوتاه مدت کاربرد دارد.
• برای رصد و ارزیابی مرحله به مرحله موفقیت در تغییرات بلند مدت کاربرد دارد.
• جهت ایجاد انگیزش سازمانی کاربرد دارد.

چرا مدل تغییر کاتر تا این اندازه محبوب است؟

مدل تغییر کاتر برای درک آسان‌تر شرایط سازمان، یک «نقشه راه» ارائه می‌دهد، مدیران می‌توانند با در نظر گرفتن این نقشه برنامه ریزی کنند و به موفقیت برسند. این مدل 8 مرحله‌ای، هر چیزی را که در هر مرحله قرار است اتفاق بیفتد، به خوبی توصیف می‌کند. همچنین شما را در روند شروع، مدیریت و حفظ تغییرات به خوبی هدایت می‌کند. این تغییرات می‌تواند در زمینه‌های مختلف مانند تغییر مکان، فرآیندها یا ابزارهای کسب و کار باشد.

به طور کلی، مدیریت تغییر رویکردی است که منجر به تحول یک فرد، تیم و سازمان برای دستیابی به وضعیت مطلوب می‌شود. مدل‌های تغییر نوعی ساز و کار برای پیاده سازی موفق فرآیند مدیریت تغییرات در سازمان هستند. در ادبیات مدیریت تغییر، مدل‌های مختلفی برای تغییر و تحولات سازمانی وجود دارد. یکی از مشهورترین این مدل‌ها، مدل 8 مرحله ای تغییر کاتر است. دلیل اصلی کاتر از ترسیم و بیان این مراحل، تاکید بر این موضوع است که «تغییر» یک روند ساده و سریع نیست. بلکه برای برنامه ریزی و انجام آن باید مراحل زیادی طی شود. همچنین او چنین استدلال می‌کند که معمولا بیش از 50 درصد ابتکارات تغییر با شکست مواجه می‌شوند، به همین دلیل بیشتر سازمان‌ها آمادگی روبرو شدن با این تغییرات را ندارند.