اصول تصمیم گیری و حل مسئله

تصور کنید شرکت شما طی 12 ماه گذشته به سرعت در حال گسترش بوده است. فروش بالغ بر 50 درصد است، اما هزینه ها و سربارها هم افزایش یافته اند، بنابراین سود عملیاتی شما کاهش یافته است. تصمیم گیری باید انجام شود و آن هم سریع! اما ابتدا لازم است که گزینه های خود را در نظر بگیرید. ما هر روز تصمیم می گیریم. بعضی تصمیم گیری ها ساده هستند و برخی پیچیده تر. بعضی از تصمیمهای شما آنقدر عادی هستند که بدون توجه و تفکر زیاد در موردشان، آنها را انجام می دهید. اما برای تصمیمهای چالشی و دشوار، مهارت تصمیم گیری و حل مسئله لازم میباشد. انواع تصمیم ها عبارتند از:

1. عدم قطعیت- بسیاری از حقایقی که ممکن است ناشناخته باشند.
2. پیچیدگی- بسیاری از عوامل وابسته به هم می تواند وجود داشته باشد که باید در نظر گرفته شود.
3. عواقب و پیامدهای پر خطر- تاثیر تصمیم ممکن است قابل توجه باشد.
4. جایگزین ها- ممکن است گزینه های متنوعی وجود داشته باشد که هر یک عدم قطعیت و عواقب خاص خودشان را دارند.
5. مسائل درون فردی- می بایست پیش بینی کنید که افراد مختلف، چگونه عکس العمل نشان خواهند داد.

 

زمانی که تصمیمی می گیرید که شامل موضوعات پیچیده نظیر موارد فوق است، علاوه بر مهارتهای تصمیم گیری، نیازمند به کارگیری مهارت حل مسئله هستید. در این شرایط، نیازمند استفاده از فرآیندی قوی و موثر برای بهبود کیفیت تصمیم گیری و دستیابی به نتایج همواره خوب می باشید.

این مقاله، چنین فرآیندی را برای ترکیب استراتژی های تصمیم گیری و حل مسئله در مواقعی که نیاز به تصمیم گیری های پیچیده در شرایط چالش برانگیز است، ارائه می دهد.

 

یک روش سیستماتیک(اصولی) برای تصمیم گیری و حل مسئله

در موقعیتهای کاری واقعی، تصمیمها اغلب دچار شکست می شوند زیرا بهترین گزینه ها در ابتدا واضح نیستند یا عوامل کلیدی به عنوان بخشی از فرآیند تصمیم گیری و حل مسئله در نظر گرفته نمی شوند. برای پایان دادن به چنین اتفاقاتی، می بایست استراتژی های(راهکارهای) تصمیم گیری و حل مسئله را با هم همراه کنید تا درک خود را از موضوع، روشن و شفاف نمایید.(برای آشنایی با تفکر سیستماتیک، به مقاله 6  قدم برای داشتن تفکر سیستماتیک در برخورد با مشکلات سری بزنید.)

یک فرآیند منطقی و منظم میتواند به شما در انجام این کار کمک کند در صورتی که همه عناصر حیاتی مورد نیاز برای نتیجه موفقیت آمیز را در نظر بگیرید.

کار کردن بر اساس این فرآیند، به طور سیستماتیک، احتمال غفلت از عوامل مهم را کاهش خواهد داد. روش هفت مرحله ای ما شامل موارد زیر است:

• خلق یک محیط سازنده و مفید
• بررسی جزئیات موقعیت(وضعیت)
• ایجاد جایگزینهای خوب
• کشف گزینه ها
• انتخاب بهترین راه حل
• ارزیابی طرح
• اعلام تصمیم و اقدام

 

بیائید نگاهی به جزئیات هر یک از این مراحل بیندازیم.

توجه:

این فرآیند تضمین خواهد کرد که در موقعیتهای پیچیده، تصمیم گیری و حل مسئله خوبی داشته باشید اما برای تصمیمهای کوچک و ساده، ممکن است که غیر ضروری باشد. در این موارد، روی ابزارهای مرحله 5 تمرکز کنید.

 

مرحله 1: ایجاد(خلق) یک محیط سازنده برای تصمیم گیری و حل مسئله

تصمیمها، زمانی که افراد دیگر را تحت تاثیر قرار می دهند، می توانند پیچیده شوند. این امر به ایجاد یک محیط سازنده کمک میکند که در آن می توانیم موقعیتها را کشف کنیم و گزینه ها را بسنجیم.

اغلب، زمانیکه شما مسئول تصمیم گیری و حل مسئله هستید، مجبور به تکیه و اعتماد به دیگران برای اجرای آن هستید بنابراین باید حمایتشان را جلب کنید. اگر تصمیم گیری در یک گروه، مناسبترین روش است، تجزیه و تحلیل ذینفع را برای شناسایی کسی که در فرآیند تصمیم گیری هست به کار گیرید.  برای ایجاد تعهد از دیگران، مطمئن شوید که ذینفعان گروه تصمیم گیری شما ( که به صورت ایده آل 5 الی 7 نفر هستند) نمایندگان خوبی هستند.

اگر از میزان تاثیر دیگر افراد در تصمیم نهایی مطمئن نیستید، از مدل تصمیم Vroom-Yetton-Jago استفاده کنید تا تصمیم بگیرید که با آنها مشورت کنید یا به آنها حق رای بدهید.

برای ممانعت از گروهی فکر کردن، افراد را به مشارکت در بحث ها و تجزیه و تحلیل آنها بدون هیچ ترسی از رد شدن ایده ها و نظراتشان توسط دیگر شرکت کنندگان، تشویق کنید و مطمئن شوید که همه این موضوع را به رسمیت شناخته اند که هدف، اتخاذ بهترین تصمیم ممکن در این شرایط است و این زمان برای افرادی که می خواهند گزینه های ترجیحی خودشان را تبلیغ کنند نیست.

روش Charette یک فرآیند سیستماتیک (اصولی) برای جمع آوری و توسعه ایده ها از بسیاری از ذینفعان (سهامداران) است. از سوی دیگر برای معرفی تعداد بیشتری افراد به بحث به صورت تدریجی، در صورت اطمینان از شنونده بودن، از تکنیک Stepladder استفاده کنید.

 

 

مرحله 2: بررسی جزئیات موقعیت(وضعیت)

 

قبل از تصمیم گیری و حل مسئله ، لازم است که مطمئن شوید که موقعیت و وضعیت خود را کاملا درک کرده اید. امکان دارد که هدف شما مستقل و مجزا از همه موارد به نتیجه برسد اما احتمالا تعدادی عوامل مرتبط با آن وجود دارد که باید در نظر گرفته شود. به عنوان مثال، تغییرات ایجاد شده در یک بخش، می تواند اثرات ضربه زننده ای را در جای دیگر ایجاد کند که باعث تغییر ضد تولید می شود.

کار را با تصمیم گیری در محدوده مسئله ای که در نظر گرفته شده، شروع کنید. با استفاده از تکنیک 5 Whys مشخص کنید که آیا مسئله بیان شده، موضوع واقعی است یا فقط نشانه ای از یک موضوع عمیق تر است. همچنین می توانید از تجزیه و تحلیل Root Cause برای ردیابی ریشه مسئله استفاده کنید.

زمانیکه ریشه مسئله را شناسایی کردید، مسئله را با استفاده از Appreciation برای استخراج بیشترین میزان اطلاعاتی که می دانید، و با  Inductive Reasoning برای نتیجه گیری صحیح از حقایق، مشخص کنید. همچنین از فرآیند تعریف مسئله برای درک بهتر آنچه در حال انجام است، می توانید استفاده کنید.

 

مرحله 3: ایجاد جایگزینهای(گزینه های) خوب

هر چه گزینه های بیشتری کشف کنید، احتمالا تصمیم نهایی بهتری خواهید داشت.

تولید گزینه های متفاوت ممکن است در لحظه اول این تصور را ایجاد کند که تصمیم گیری تان خیلی پیچیده شده است اما اقدام پیش رو با گزینه ها، باعث می شود که مسئله را عمیقتر و از زوایای مختلف مورد توجه قرار دهید.

اکنون، لحظه ای است که به کارگیری تکنیکهای تفکر خلاق می تواند مفید باشد. این تکنیکها می توانند به شما در خروج از الگوهای عادی تفکر کمک کرده و به برخی از راه حل های واقعا خلاق برسید. صفحه ابزارهای خلاقیت ما دارای مجموعه ای جامع از ابزارها و تکنیکهایی است که به شما در خلق ایده های عالی کمک می کند.

طوفان فکری، احتمالا محبوبترین روش تولید ایده ها است، در حالی که طوفان فکری معکوس، به روش مشابه عمل می کند اما با این پرسش شروع می شود که چگونه می توان نتیجه متضادی را از یک مورد دلخواه بدست آورد و راه حل را به آن اعمال کرد.

از دیگر روشهای مفید برای جمع آوری ایده ها از گروه تولید ایده، تکنیک Crawford Slip Writing و طوفان فکری Round-Robin است. هر دو روش برای حصول اطمینان از این که ایده های هر شخص شنیده می شود و وزن مساوی دارد، بدون در نظر گرفتن موقعیت یا قدرت شخص در گروه، موثر است.

 

فراموش نکنید که در نظر بگیرید، چگونه افراد خارج از گروه ممکن است تصمیم شما را تحت تاثیر قرار دهند یا تحت تاثیر تصمیم شما قرار بگیرند. شما می توانید اینکار را با استفاده از ابزارهایی مثل Reframing Matrix انجام دهید. این ابزار، 4P ( محصول، برنامه ریزی، پتانسیل و مردم) را به عنوان یک راه جمع آوری دیدگاههای متفاوت، استفاده می کند.

همچنین می توانید از افراد خارج از گروه برای پیوستن به بحث درخواست کنید یا از تکنیک موقعیتهای ادراکی برای تشویق شرکت کنندگان موجود برای پذیرش دیدگاههای کاربردی مختلف استفاده کنید. به عنوان مثال یک شخص بازاریاب از نقطه نظر یک مدیر مالی صحبت کند.

اگر گزینه های خیلی کم و یا نامطمئن دارید، سعی کنید با استفاده از Concept Fans، یک گام از مسئله عقب بروید و از دیدگاه وسیعتر به آن نزدیک شوید یا با استفاده از Appreciative inquiry، مسئله را بر این اساس که چه چیزی درست است به جای اینکه چه چیزی اشتباه است، مورد توجه قرار دهید. این روش، وقتیکه افراد درگیر در فرایند تصمیم گیری خیلی به مسئله نزدیک شده اند، میتواند کمک کننده باشد.

هنگامی که ایده ها شروع به ظهور می کنند، سعی کنید از Affinity Diagrams برای سازماندهی آنها در موضوعات و گروههای مشترک استفاده کنید.

 

مرحله 4: کشف گزینه های تصمیم گیری و حل مسئله

 

شما زمانی راضی می شوید که انتخاب خوبی از گزینه های واقع بینانه داشته باشید. اکنون زمان آن است که امکان پذیری، ریسک(خطرات) و پیامدهای هر یک از گزینه ها را ارزیابی کنید.

تقریبا هر تصمیمی، میزانی از ریسک را در خود دارد. از تجزیه و تحلیل ریسک استفاده کنید تا با اتخاذ یک روش ساختاری برای ارزیابی تهدیدها و احتمال وقوع رویدادهای ناخوشایند و این که ممکن است چقدر برای مدیریت هزینه داشته باشند، آنرا به صورت عینی مد نظر قرار دهید.

با نمودار تاثیر ریسک-احتمال، ریسکهایی را که مشخص کردید، الویت بندی کنید. به این صورت می توانید روی آنهایی که احتمال رخداد بالایی دارند تمرکز کنید.

یکی دیگر از راههای ارزیابی گزینه هایتان، در نظر گرفتن پیامدهای بالقوه هر یک از آنهاست. ابزار ORAPAPA کمک می کند که با نگاه کردن به گزینه ها از هفت دیدگاه متفاوت، پیامدهای یک تصمیم را ارزیابی کنید. یا می توانید تجزیه و تحلیل ضربه(تاثیر) را به کار گیرید و یا چرخ آینده را برای طوفان فکری عواقب غیر منتظره ناشی از تصمیم تان، استفاده کنید.

ملاحظات دیگر عبارتند از این که آیا منابع شما کافی هستند، راه حل ها با اهداف شما منطبق هستند و اینکه آن تصمیم در طولانی مدت کار خواهد کرد. از Starbursting برای فکر کردن درباره سوالهایی که باید برای ارزیابی هر گزینه ای بپرسید و مزایا و معایب آنها را با استفاده از تجزیه و تحلیل نیروی میدان ارزیابی کنید، استفاده کنید.

با استفاده از تجزیه و تحلیل سود، امکان پذیری مالی تصمیم را بسنجید. جلسه آموزشی Bite-Sized ما در ارزیابی پروژه و پیش بینی مالی نیز می تواند به شما در ارزیابی گزینه های مالی امیدوار کننده با استفاده از طیف وسیعی از تکنیکهای موثر نظیر NPV و IRR ها کمک کند.

 

مرحله 5: انتخاب بهترین راه حل

هنگامی که گزینه ها (جایگزین ها) را ارزیابی کردید، گام بعدی، تصمیم گیری است. اگر یک گزینه خاص بهتر از بقیه است، انتخاب شما واضح است. اما اگر(بهرحال) هنوز چندین گزینه قابل رقابت دارید، ابزارهای زیادی هستند که به شما در تصمیم گیری و حل مسئله کمک می کنند.

اگر معیار و شاخص های متنوعی برای بررسی دارید، از تجزیه و تحلیل ماتریس تصمیم برای مقایسه قابل اطمینان و دقیق آنها استفاده کنید. اگر می خواهید اهمیت نسبی آنها را تعیین کنید، تجزیه و تحلیل مقایسه زوج را انجام دهید تا تصمیم بگیرید که کدامیک باید بیشترین ارزش را در تصمیم گیری و حل مسئله شما داشته باشند.

درختان تصمیم گیری در انتخاب بین گزینه های مختلف مالی مفید هستند. اینها به شما کمک می کنند تا گزینه ها شفافتر شده و احتمال موفقیت پروژه و یا شکست فرآیند تصمیم گیری و حل مسئله را بدست آورید. برای دستیابی به بهترین نتیجه توصیه میشود در شرایط تصمیم گیری از استرس مضاعف بدور باشید و استرس موجود را مدیریت کنید.(برای شناخت روش های اصولی مدیریت استرس به مقاله روش های مدیریت استرس سری بزنید.)

 

تصمیمات گروهی تصمیم گیری و حل مسئله

اگر تصمیم گیری و حل مسئله تان گروهی است، ابزارها و تکنیکهای عالی زیادی برای کمک به شما در رسیدن به تصمیم گیری و حل مسئله گروهی وجود دارد.

اگر معیار تصمیم گیری و حل مسئله، ذهنی است و به دست آوردن اجماع، مهم است، Multi-Voting و Modified Borda Count میتوانند به تیم شما در رسیدن به توافق کمک کنند.

هنگامی که ناشناس بودن مهم است، تصمیم گیرندگان، شخص دیگری را دوست ندارند یا تمایل دارند که بعضی افراد خاص بر فرآیند تصمیم گیری تسلط داشته باشند که در این موارد از تکنیک Delphi برای رسیدن به تصمیم منصفانه و بیطرفانه استفاده می کنند. این تکنیک از چرخه های ناشناس و بحث و جدلهای نوشته شده که توسط یک تسهیل گر، مدیریت می شود استفاده می کند. شرکت کنندگان همدیگر را نمی بینند و بعضی اوقات آنها حتی نمی دانند چه کسی درگیر این فرآیند است.

اگر در حال کار کردن با یک تیم تاسیس شده و پابرجا هستید از مدل تصمیم سازی اجماع گرای Hartnett استفاده کنید تا هر یک از افراد را برای مشارکت در تصمیم گیری تشویق کنید. یا اگر با چندین تیم مختلف یا یک گروه خاص بزرگ کار میکنید، مسئولیت هر مرحله از فرآیند تصمیم گیری را با چارچوب Bain’s RAPID به آن اختصاص دهید طوری که هر شخص مسئولیتهای خود را درک می کند و از هر نوع پتانسیل درگیری و مبارزه اجتناب می شود.

 

مرحله 6: ارزیابی طرح

 

در این مرحله علیرغم همه تلاش و کار سختی که قبلا برای ارزیابی و انتخاب جایگزین ها صرف کرده اید، ممکن است که برای پیشروی وسوسه شوید. اما حالا بیش از هر زمان دیگری، وقت آن است که تصمیم خود را درک کنید. بالاخره، ادراک برای تشخیص این که چرا روند اشتباهی طی شده است عالی است اما بهتر از آن ممانعت از رخ دادن اشتباهات در وهله اول است.

قبل از اجرای تصمیمتان، بیرون از گود و بدون تعصب، نگاهی به آن بیندازید تا مطمئن شوید که همه موارد را کامل در نظر گرفته اید و خطاهای متداول در این فرآیند اتفاق نیفتاده است.

تصمیم نهایی شما از نظر کیفیت به خوبی حقایق و تحقیقاتی است که برای تصمیم گیری و حل مسئله استفاده کرده اید.

بنابراین مطمئن شوید که اطلاعاتتان قابل اعتماد است و این که بهترین کار را انجام داده اید نه کاری در حد جمع آوری اطلاعات برای انتخاب گیلاس. این امر به شما کمک می کند تا از تعصب تائید که یک تعصب روانشناختی رایج در تصمیم گیری است، اجتناب کنید.

نتایج اولیه تصمیمات خود را با ذینفعان و سهامداران مهم به بحث بگذارید تا آنها قادر به یافتن نقاط ضعف، ارائه توصیه ها و حمایت از نتایج شما باشند. به ندای درونی خود گوش کنید و در سکوت و طبق قاعده، فرضیات و تصمیمات خود را در تقابل با تجربیات خود، آزمایش کنید. اگر کوچکترین شکی دارید، بطور کامل آنها را بررسی کنید تا متوجه شوید که چه چیزی باعث ناراحتی شما می شود.

با استفاده از تجزیه و تحلیل نقاط کور(Blindspot)، بررسی کنید که آیا مشکلات رایج تصمیم گیری نظیر اعتماد به نفس بیش از حد، افزایش تعهد ( تعهد تشدیدی) و یا تفکر گروهی ممکن است فرآیند تصمیم گیری را تضعیف کرده باشد. همچنین، بررسی ساختار منطقی فرآیند تصمیم گیری تان با نردبان استنباط را مد نظر داشته باشید تا مطمئن شوید که در نهایت یک تصمیم مستدل و نامتناقض، نمایان می شود.

مرحله 7: اعلام تصمیم و اقدام

زمانیکه تصمیم خود را گرفتید، لازم است که آن را به روش جذاب و الهام بخش به همه افراد متاثر از آن اعلام کنید. آنها را با بحث درباره این که چطور و چرا به چنین تصمیمی رسیده اید، در اجرای راه حل مشارکت دهید. هر چه بیشتر در مورد ریسکها و مزایای پیش بینی شده، اطلاعات جمع آوری کنید، افراد بیشتری از تصمیم شما حمایت خواهند کرد. اگر افراد در فرآیندتان به عیب و نقصی اشاره کردند، متواضعانه بپذیرید و طرحتان را مجددا مناسبتر بازبینی کنید. خیلی بهتر است که این را الان انجام دهید، ارزانتر، تا این که آنرا گرانتر و با شرمندگی در زمان شکست برنامه هایتان.

نکته:

ابزارها و تکنیکهای زیادی وجود دارند که می توانید به عنوان بخشی از تصمیم گیری خوب استفاده کنید. با این حال اگر از همه آنها استفاده کنید، ممکن است زمان خیلی طولانی را برای گرفتن یک تصمیم خیلی کوچک صرف کنید. بسته به ماهیت و ابعاد تصمیم مورد نظرتان، ابزار مناسب را انتخاب کنید.

نکات کلیدی تصمیم گیری و حل مسئله

گرچه تصمیم گیری و حل مسئله، فرآیندهای متفاوتی هستند، اغلب ضروری است که در تصمیم گیری های پیچیده، آنها را ترکیب کنیم. اصولا(بطور سیستماتیک) ترکیب ابزارهای تصمیم گیری و حل مسئله به شما در تصمیم گیری آگاهانه چه به صورت انفرادی یا به عنوان بخشی از یک گروه، کمک می کند. استراتژی هفت مرحله عبارت است از:

• خلق یک محیط سازنده و مفید
• بررسی جزئیات موقعیت(وضعیت)
• ایجاد جایگزینهای خوب
• کشف گزینه ها
• انتخاب بهترین راه حل
• ارزیابی طرح
• اعلام تصمیم و اقدام

یکسری مهارتها برای تصمیم گیری و حل مسئله خوب وجود دارد . تصمیم گیری و حل مسئله شما چقدر خوب است؟ سعی کنید مشخص کنید که در حال حاضر چقدر خوب این کار را انجام میدهید؟