اتوماسیون فرایند رباتیک چیست؟ RPA چه تفاوتی با BPMS دارد؟

زمان مطالعه: 6 دقیقه

امروزه تکنولوژی در ابعاد مختلف، به خصوص در هوش مصنوعی و ربات‌ها رشد چشمگیری داشته است. اینکه در آینده ربات‌ جای انسان‌ را در کسب و کارها پر کند، چندان هم دور از انتظار نیست. اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) فناوری جدیدی است که از ربات‌ها برای خودکارسازی فرایندها استفاده می‌کند.

اگر شما هم می‌خواهید بدانید اتوماسیون فرایند رباتیک دقیقا چیست، همراه ما بمانید.

اتوماسیون فرآیند رباتیک یا Rpa چیست؟

اتوماسیون فرآیند روباتیک (Robotic Process Automation) که به اختصار RPA نامیده می‌شود، به معنی استفاده از سیستم‌های رباتیک برای اتوماسیون کردن یک سازمان یا کسب و کار است.

به بیان دیگر، اتوماسیون رباتیک، نوعی تکنولوژی است که برای نرم افزارهای کامپیوتری این شرایط را فراهم می‌کند تا عملکرد انسان را هنگام استفاده از یک سیستم دیجیتال، شبیه‌سازی و یکپارچه سازی کنند.

نرم افزاری که عملیات شبیه سازی را اجرا می‌کند ربات نامیده می‌شود. در واقع ربات‌ها رفتار انسان‌ها را هنگام کار با کامپیوتر تقلید می‌کنند. ربات‌ها می‌توانند داده‌ها را دریافت کنند، اپلیکیشن‌ها را اجرا کنند، با آنها تعامل کنند و با سایر سیستم‌ها ارتباط برقرار کنند.

ربات‌ها بر روی وظایف تکراری و خسته کننده اما مهم تمرکز می‌کنند و هیچ خطایی ندارند. با اضافه زمان ایجاد شده، نیروی انسانی فرصت دارد بر روی فعالیت‌های ارزش محور و خلاقانه متمرکز ‌شود.

نکته دیگر اینکه، اتوماسیون فرآیندهای رباتیک (RPA) یک شروع خوب برای تحول دیجیتال در یک سازمان محسوب می‌شود. چرا؟ در ادامه این سوال را پاسخ می‌دهیم.

چرا RPA یک نقطه شروع خوب برای تحول دیجیتال به شمار می‌رود؟

• بر خلاف سایر راهکارهای سنتی در فناوری اطلاعات، RPA به شرکت‌ها اجازه می‌دهد فرایند مکانیزاسیون را با صرف زمان و هزینه کمتری انجام دهند.
• اتوماسیون فرآیند رباتیک، چرخه کاری شما را به هم نمی‌زند. به بیان دیگر آموزش rpa به یکپارچه سازی عمیق با سیستم‌های زیرین کسب و کار شما نیازی ندارد.
• مقدار فعالیتی که در طی یک فرایند باید انجام شود، متغیر است. با توجه به مقیاس پذیر بودن اتوماسیون فرایند رباتیک، اگر از راهکار RPA استفاده کنید، می‌توانید به راحتی مقیاس آن را کم یا زیاد کنید.
• ربات‌ های نرم افزاری با فناوری روز کار می‌کنند، به همین دلیل تکنولوژی اتوماسیون رباتیک همواره در حال پیشرفت است و می‌تواند خود را با تکنولوژی آینده تطبیق دهد.

مزایای اتوماسیون فرایند رباتیک چیست؟

به طور کلی RPA با خودکارسازی و بهینه‌سازی وظایف، افزایش کیفیت کار و کاهش خطا و ریسک در فرآیندها، بهره‌وری را در کسب و کار افزایش می‌دهد. در ادامه مزایای RPA را با معرفی موارد مختلف  بررسی کرده‌ایم.

ربات‌های RPA قادرند هزینه‌ انجام فعالیت‌ها را تا 80 درصد کاهش دهند. طبق آمارها اکثر شرکت‌هایی که از اتوماسیون فرایند رباتیک استفاده کرده‌اند، توانسته‌اند به بازگشت سرمایه مثبت برسند.

• قدرت انطباق پذیری بالا

با استفاده از RPA ، هر فعالیتی که ربات‌ها انجام می‌دهند مانیتور می‌شود. بنابراین شما بر آن‌ها کنترل کامل خواهید داشت. همچنین می‌توانید انطباق‌پذیری آن‌ها با قوانین کسب و کار خود را یکپارچه کنید، که انجام این کار ریسک را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.

ربات‌های سیستم RPA طوری برنامه ریزی شده‌اند که فعالیت‌ها و قوانین مورد نظر شما را با دقت، بدون اشتباه و به طور کامل اجرا کنند. خوب است بدانید ضریب خطای ربات‌های RPA «صفر» است و آن‌ها همیشه بی خطا و منطبق با قوانین عمل می‌کنند.

با وجود استفاده از RPA، کارکنان سازمان از کارهای تکراری و وقت‌گیر خلاص می‌شوند. سیستم RPA این کارها را کاملا درست و با سرعت بسیار زیاد انجام می‌دهد. به این ترتیب کارمندان فرصت دارند به کارهای مهم‌تری بپردازند. این فرایند بهره‌وری را در سازمان به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.

ابزارهای اتوماسیون فرآیند رباتیک چیست؟

اتوماسیون فرایند رباتیک شامل مجموعه‌ای از ابزارهای متفاوت برای طراحی، ایجاد و ویرایش ربات‎‌ها است که در ادامه به معرفی و بررسی تعدادی از آن‌ها می‌پردازیم.

به وسیله این ابزار می‌توانید به امکانات هوش مصنوعی دسترسی پیدا کنید. ارائه دهندگان Blue Prism امکان انتخاب و استفاده از زیرساخت‌های انعطاف‌پذیر را در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهند، چرا که این برنامه می‌تواند هم در سیستم عامل‌های داخلی و هم در سیستم عامل‌های مبتنی بر ابر اجرا شود. خوب است بدانید این پلتفرم از انواع زبان‌ها پشتیبانی می‌کند.

این ابزار بهترین و قدرتمندترین رابط را برای خودکارسازی عملیات تجاری end to end به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. همچنین نیروی کار دیجیتال و هوشمندی دارد که پیچیده‌ترین فناوری‌های شناختی و تحلیلی را با هم ادغام کرده و در سراسر دنیا به سازمان‌های مختلف ارائه می‌دهد. اجزای اصلی Automation Anywhere (اتوماسیون در هر سازمان) شامل اتاق کنترل، سازنده ربات، اجرا کنندگان ربات و مکان قرارگیری ربات‌ها است که هر کدام را به طور جداگانه معرفی و بررسی خواهیم کرد.

اتاق کنترل: در این قسمت کاربران می‌توانند ترکیب پیچیده و پیشرفته یک صنعت را پیاده سازی و مدیریت کنند. این پلتفرم برای ربات‌ها مانند یک سرور عمل می‌کند. همچنین ردیابی وضعیت ربات‌ها و مدیریت مجوزهای مربوط به پیکربندی نیز از وظایف اتاق کنترل است.

سازنده ربات: نوعی برنامه مبتنی بر ویندوز است که به وسیله یک توسعه دهنده برای ساخت ربات‌ها استفاده می‌شود. با پیکربندی ربات‌ها توسعه دهندگان می‌توانند ربات‌هایی را به صورت جداگانه ایجاد و به شکل همزمان اجرا کنند.

اجرا کنندگان ربات: ماشین‌هایی هستند که تنها وظیفه اجرای ربات‌ها را بر عهدا دارند. اجرا کنندگان، توان و قابلیت ایجاد و ویرایش در اتوماسیون را ندارند.

مزرعه ربات: گاهی اوقات که حجم کار بیشتر است، اجرا کنندگان ربات‌ها به سرورهای بیشتری برای اجرا نیاز دارند. در این زمان سرورها می‌توانند برای زمان مشخصی از مزرعه ربات‌ها قرض گرفته شده و پس از پایان کار تحویل داده شوند. با این کار توسعه دهندگان در هزینه‌های مربوط به سرورها صرفه جویی می‌کنند.

این ابزار یک پلتفرم متن باز است که برای Drag and Drop, Macro Recording استفاده می‌شود و برای ایجاد، تغییر و به اشتراک گذاشتن ربات‌ها، قابلیت‌های متنوع و زیادی دارد. این پلتفرم در OCR ساخته شده و هزینه تعمیر و نگهداری کمی دارد.

حالا که به طور کامل با اتوماسیون فرایند رباتیک و مزایای آن آشنا شدیم، خوب است تفاوت این سیستم با نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار را نیز بررسی کنیم و بدانیم استفاده از کدام راهکار برای سازمان ما مناسب‌تر است.‎

تفاوت BPMS وRPA  چیست؟

اما RPA و BPMS چه تفاوتی دارند؟ کدام یک کسب و کار ما را سریع‌تر به موفقیت می‌رساند؟ در ادامه این موضوع را بررسی خواهیم کرد.

تا اینجا دانستیم که RPA یک اتوماسیون است که افزایش کارایی و بازدهی کارکنان یک کسب و کار را به دنبال دارد و همچنین استفاده از آن، مشکلات فرآیندهای کسب و کار را کاهش می‌دهد.

نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا BPMS نیز به سازمان شما کمک می‌کند تا به کمک تجزیه، تحلیل و اتوماسیون، فرآیندهای کسب و کار خود را بهینه‌سازی کنید.

اما با وجود تفاوت‌های دو سیستم RPA و BPMS، آن‌ها مکمل یکدیگر به شمار می‌روند و استفاده همزمان از آن‌ها زیرساخت قوی‌تری برای مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان ایجاد می‌کند.

اما تفاوت این دو دقیقا چیست؟ لازم است بدانید تفاوت اصلی RPA و BPMS در انجام فعالیت‌ها با استفاده از نیروی انسانی و ربات است.

همان‌طور که اشاره کردیم، نرم افزار BPMS نوعی ابزار برای مدیریت فرآیند کسب و کار به شمار می‌رود که با استفاده از آن کارکنان می‌توانند مدل‌سازی، پیاده‌سازی و رصد فرآیندها را انجام دهند.

هر چند ممکن است قسمتی از فعالیت‌های یک فرآیند به وسیله نرم افزار BPMS به شکل خودکار انجام شود، اما نقش ربات‌ها نیز در این فرآیند اثرگذار و قابل توجه است.

پیاده‌سازی فرآیند بدون نیاز به عامل انسانی امکان‌پذیر نیست. بنابراین پیاده‌سازی و راه‌اندازی همزمان RPA و BPMS، نسبت به پیاده‌سازی جداگانه آن‌ها ارزش بالاتری دارد و در نهایت نتایج حاصل از سیستم‌های هوشمند BPMS را بهبود می‌بخشد.

جدول زیر تفاوت RPA و BPMS را در حوزه‌های مختلف بررسی می‌کند.

	RPA	BPMS
حوزه فناوری	ربات‌های نرم‌افزاری  فرآیندهای تکراری و خسته‌کننده را به جای انسان‌ها تکمیل می‌کنند.	ابزارهای متفاوت تحلیل کسب و کار، موتور جریان کار، فرم ورود اطلاعات و…
خودکارسازی	کاهش کارهای دستی، تکراری و فعالیت‌هایی که نیاز به تصمیمات پیچیده ندارند.	طراحی مجدد جریان‌ فرآیندها برای حذف گره‌ها و در نهایت  افزایش بهره‌وری در سازمان‌
استقرار	مقاومت سازمانی کمتری به دنبال دارد. فرآیندها و برنامه‌های کاربردی بدون نیاز به کدنویسی یا آموزش خاص در سازمان قابل پیاده‌سازی و اجرا هستند.	نیاز به منابع فنی برای اختصاص به فرآیند (بر اساس پیچیدگی و یکپارچه‌سازی) تلاشی طولانی مدت را می‌طلبد. این مورد معمولا با مقاومت زیادی در سازمان روبرو می‌شود.
تاثیر بر کسب و کار	بازدهی این سیستم سریع و هزینه آن مناسب است. اما پیاده‌سازی آن نمی‌تواند ناکارآمدی‌های زیربنایی فرآیندها را جبران کند.	افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه و همچنین انطباق و کارایی گسترده کسب و کار را به دنبال دارد.

 

و در انتها…

همان طور که ملاحظه کردید، RPA اختراع و تکنولوژی جدیدی نیست بلکه یک فناوری است که تلاش می‌کند اعمال دستی را با تکنولوژی جایگزین کند. در صورت استفاده از اتوماسیون فرآیند رباتیک، فرآیندها به وسیله ربات‌ مدیریت می‌شود. به این شکل هزینه و زمان انجام تعدادی از فعالیت‌ها به حداقل می‌رسد. بنابراین نیروی انسانی فرصت دارد توان و تمرکز خود را به کارهاری مهم‌تری اختصاص ‌دهد.