آشنایی با سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM

زمان مطالعه: 5 دقیقه

با تغییرات مداوم سیستم‌های کسب و کار در دنیای امروز،  نیاز به تغییر در نحوه عملکرد و شیوه مدیریت  فرایند کسب و کار نیز لازم است. برای روبه رو شدن با مسائل پویا و ساختار نیافته در سازمان‌ها، سیستم مدیریت کسب و کار به تنهایی نمی‌تواند مناسب باشد، چون این سیستم‌ها معمولا برای مسائل ساختار یافته کاربرد دارد. برای پاسخ به تغییرات مورد نیاز و بهینه سازی فرایندهای موجود، نیاز به یک سیستم خودکار است. نام این سیستم، مدیریت کسب و کار هوشمند است که به دنبال خودکار سازی هر چه بیشتر فرایندها، به کمک فناوری اطلاعات است.

در این مطلب می‌خواهیم با تاثیر مدیریت کسب و کار هوشمند بر بهبود فرایندهای سازمانی و مدیریت کسب و کارهای نوین آشنا شویم. اما پیش از آن اشاره مختصری به مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPM خواهیم داشت.

مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM ، رویکردی ساختار یافته با هدف ارتقا و بهبود کیفیت محصولات و خدمات است. این سیستم تلاش می‌کند فرایندهای سازمان را با استراتژی‌های آن همسو کند و همچنین با افزایش کیفیت محصولات، رضایت مشتریان را به دست آورد.

مدیریت کسب و کار یا BPM، در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات ریشه دارد. به بیان دیگر، با ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب و کار ایجاد شده است.

مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM چیست؟

مدیریت و طراحی فرایندهای کسب و کار هوشمند، نوعی نظام انتقالی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند به اهداف استراتژیک خود دست پیدا کنند. این سیستم شامل مراحل طراحی، اجرا، نظارت و بهبود مستمر است که تمامی این مراحل نقش اساسی در ارتقا و بهبود فرایندهای سازمانی دارد. نکته حائز اهمیت این است که مدیریت کسب و کار هوشمند به سازمان‌ها کمک می‌کند با ایجاد خودکار خط مشی‌ها، سیاست‌ها و رویه‌ها، مشتری مداری را تقویت کرده و در این زمینه موفق‌تر عمل کنند. سیر تکامل سیستم iBPM بسیار طولانی است و تکامل مواردی مانند بهبود فرایند، دگرگونی کسب و کارها، خودکار سازی کارها، قوانین کسب و کار، تجزیه و تحلیل، معماری سازمانی، اینترنت و همکاری اجتماعی شکل گرفته است. فناوری‌های سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند باعث ظهور سازگاری سازمانی می‌شود. یک شرکت سازگار به طور مداوم اهداف کسب و کار خود را به سیاست‌‌ها و روش‌های عملیاتی با شفافیت و کنترل کامل تقسیم می‌کند. علاوه براین، این سازمان یک ساز و کار سازگار، سریع و فعال است.

در مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM، علاوه بر ثبت رویدادها و سیاست‌ها به صورت مدلسازی، فرایند خودکار سازی، بهره ‌برداری، نظارت و بهبود مستمر آن‌ها نیز صورت می‌گیرد.

سیاست‌های کاری در مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM چیست؟

یک کسب و کار مجموعه‌ای از سیاست‌ها و رویه‌های کاری است. اما این سیاست‌ها چطور به وجود آمده‌اند؟

راهنمای سیاست‌ها و خط مشی‌ها: همان طور که می‌دانید عملیات‌های درون، میان و برون سازمانی دارای مجموعه‌های از دستورالعمل‌ها است. بدون آموزش مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM، سیاست‌ها و رویه‌های کاری به یک فرایند  پر هزینه و پر از خطا منجر خواهد شد.

• ذهنیت کارمندان

قوانین کسب و کار، سیاست‌ها و خط مشی‌های کاری، در ذهن اغلب کارمندان و کارشناسان یک سازمان وجود دارد اما معمولا به صورت مکتوب در نیامده است. این مساله یک چالش بزرگ است. با کمک سیسستم iBPM کارکنان سازمان می‌توانند در فرایندهای خودکارسازی شده (Automated) یا موارد پویا (Dynamic Cases) مشارکت موفقی داشته باشند.

• سیستم‌های قدیمی سازمان

از دیگر منابع سیاست‌ها و خط مشی‌های سازمان، کدها و سیستم‌های قدیمی سازمان است. این کدها شامل منطق کلی کسب و کار هستند، اما اغلب بدون در نظر گرفتن شرایط کسب و کار نوشته شده‌اند، به عبارتی هدف از تهیه آن‌ها تنها رفع مشکلات جاری در سازمان یا شرکت بوده است. بنابراین تغییر یا توسعه این سیستم‌ها بسیار دشوار و در بعضی شرایط غیر ممکن است. اما با ورود به سیستم مدیریت فرایند کسب و کار  و استفاده از iBPM، می‌توان سیستم‌های قدیمی را تغییر شکل داد و نوین سازی کرد.

گاهی اوقات رفتار مشتریان در دیتابیس‌های در حال کار، محل ذخیره داده‌ها در گذشته و… مخفی است، این دسته از اطلاعات نیازمند استخراج و پایش هستند. با وجود تکنیک‌های داده کاوی موجود در سیستم iBPM، می‌توان رفتار مشتریان را پیش بینی کرد. همچنین سیستم iBPM، زمینه را برای اجرای تصمیمات پیش بینی شده نیز فراهم می‌کند.

سازمان‌ها در شرایط مختلف، شروع به مدلسازی وضع موجود (as-is) می‌کنند تا ببینند چطور می‌توانند شرایط موجود را بهبود داده و مدل وضعیت مطلوب (to-be) را ایجاد کنند. نتیجه اجرای این فرایند، تولید حجم زیادی از مستندات و همچنین نوعی مدلسازی ناکارآمد و ساختگی و کم ارزش است. اما با وجود سیستم iBPM، علاوه بر ثبت سیاست‌ها و رویدادها به صورت مدلسازی، فرایند خودکارسازی، بهره‌برداری، نظارت و بهبود مستمر نیز صورت می‌گیرد. در نتیجه مدلسازی موثر و کارآمد خواهد بود.

اصطلاح iBPM چه زمانی و توسط چه کسی مطرح شد؟

این مفهوم برای اولین بار در سال 2012 توسط فردی به نام Jim Sinur مطرح شد. او چنین استنباط کرد که امروزه سیستم BPM از ارائه پاسخ عملیاتی به آخرین پیشرفت‌های تکنولوژی درمانده شده است. اکنون کسب و کارها، نیازمند فرایندهای هوشمند هستند و مفهوم iBPM    به این دلیل مطرح شده است. از آن زمان به بعد، مفهوم iBPM به عنوان یک مساله مهم در حوزه BPM شناخته می‌شود.

اهمیت مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM چیست؟

• سازمان‌ها و شرکت‌هایی که توانایی تغییر نرم افزارهای کسب و کار را دارند و به طور مستمر در حال تغییر و بهبود هستند، می‌توانند در زمینه مدیریت کسب و کار هوشمند نیز بسیار موفق عمل کنند.
• یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار واقعی، از طریق اتوماسیون مداوم، فرایند بهبود مستمر را تکمیل می‌کند.

• اگر کسب و کارهای امروزی توانایی و سرعت لازم برای انطباق با شرایط موجود را نداشته باشند، طبیعتا احتمال موفقیت در مراحل بعد را از دست می‌دهند. در حالی که انواع فرایند کسب و کار هوشمند، به شکل خودکار کار می‌کند، یاد می‌گیرد و سازگار می‌شود. به بیان دیگر طراحی فرایند کسب و کار هوشمند مانند پلتفرمی است که پردازش‌های ساختار یافته و از پیش تعیین شده و همچنین انواع پویا و بدون ساختار را در میان تیم‌ها مدیریت می‌کند.

• در دسترس بودن پروتکل‌های مبتنی بر استاندارهای لازم، به شکل قابل توجهی کاهش بار بر پایه مدیریت کسب و کار برای ساخت، نگهداری زیر ساخت‌ها، آزاد ساختن زمان و منابع برای تمرکز بر فرایند و عملکرد کسب و کار را فراهم کرده و سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند یا iBPM، را پیاده می‌کند.

• محیطی که بر اساس سیستم مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند شکل می‌گیرد، محیطی پویا است، به این معنی که سیستم‌ها باید بتوانند به راحتی با شرایط در حال تغییر سازمان سازگار شوند.

مزایای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا iBPM چیست؟

• تحلیل پیشرفته تر
• وجود ابزارهای متعدد برای توسعه دهندگان (نه صرفا برنامه نویسان)
• یکپارچگی بهتر با سایر ابزارها
• توانایی اداره و سازماندهی رویدادهای پیچیده
• داشتن قابلیت‌ خدمات ابری (Clud)
• قابلیت حرکت به سمت اینترنت اشیا یا IOT

در ادامه اسامی تعدادی از شرکت‌های پیشرو در زمینه استفاده از فناوری مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند را ملاحظه کنید.

پیشگامان استفاده از سیسستم iBPM در رتبه بندی شرکت تحقیقاتی گارتنر:

pegaSystem

Appian

Bizagi

IBM

Oracle

و در انتها …

همان طور که ملاحظه کردید، سیستم iBPM نوعی تحول در نظام سازمانی به شمار می‌رود و به سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف استراتژیک کمک می‌کند. iBPM نیز مانند سیستم BPM از چندین فاز قابل تکرار تهیه شده، به این ترتیب که از فرایند طراحی شروع می‌شود و با اجرا، نظارت و بهبود مستمر به پایان می‌رسد. مدیریت فرایند کسب و کار هوشمند، در بهبود فرایند و معماری سازمانی نقش حیاتی دارد و مهم‌تر اینکه به سازمان‌ها کمک می‌کند با خودکارسازی سیاست‌ها و رویه‌های کاری، به مشتری مداری قابل ملاحظه‌ای دست پیدا کنند.

با مطالعه این مطلب دانستیم سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چیست و چگونه به سازمان‌ها برای رسیدن به اهدافشان کمک می‌کند.