با تکنیک فرایند کاوی و عملکرد آن آشنا شوید

شاید شما هم درباره فرایند کاوی یا Process mining چیزهایی شنیده باشید، اما ندانید این روند چگونه کار می‌کند و تا چه اندازه مهم است. در این مقاله قصد داریم به طور مفصل راجع به فرایندکاوی در کسب و کار صحبت کنیم و بدانیم مفهوم Process mining چیست.

فرایند کاوی چیست؟

فرایند کاوی (Process mining)، یک تکنیک و یک ابزار کمکی برای بازسازی فرایندهای کسب‌وکار در یک سیستم اطلاعاتی است و از زیرمجموعه‌های هوش تجاری به شمار می‌رود. فرایندکاوی از یک سو به داده کاوی و از سوی دیگر به مدل کردن فرایندها و تحلیل آن‌ها مربوط است. در این روش داده‌های اصلی اهمیت زیادی دارند، به طوری که کشف، نظارت و بهبود فرآیندهای کسب و کار، 3 عامل مهم در Process mining به شما می‌رود.

فرایندکاوی، یک مدل فرایندی از داده‌های ثبت شده ایجاد می‌کند که به وسیله آن‌ها وضع موجود در عملیات مختلف نشان داده می‌شود. مدل ایجاد شده بر اساس مشاهدات دقیق از چیزهایی است که اتفاق افتاده‌اند.

شاخه‌های اصلی فرایند کاوی چیست؟

همان طور که اشاره کردیم، فرایندکاوی مبتنی بر 3 عامل کشف، نظارت و بهبود است. در ادامه این عوامل را بررسی می‌کنیم.

کشف فرآیند از مرسوم‌ترین تکنیک‌های Process mining است که در بسیاری از سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این تکنیک یک ورودی دریافت می‌شود که به آن نگاره می‌گویند. سپس این ورودی به یک خروجی تبدیل می‌شود. به شکلی که در این زمینه هیچ نوع اطلاعات قبلی وجود ندارد. سپس یک مدل موجود با فرایند مدل مقایسه شده و بررسی می‌شود که آیا نگاره با مدل فرآیندی سازگار است یا نه.

• نظارت بر فرآیند:

بخش بعدی مربوط به فرآیند نظارت است که نوعی بازنگری به حساب می‎‌آید. به خاطر داشته باشید که این مرحله به بخش قبلی مربوط است. به این صورت که لازم است فرآیند کشف شده مورد نظارت و بازبینی قرار گیرد تا اشتباهات، نقاط ضعف و کمبودها مشخص شوند. می‌توانیم بگوییم بخش نظارت یکی از مهم‌ترین بخش‌هایی است که می‌تواند داده کاوی در کسب و کار را به شکل صریح و شفاف به انجام برساند.

در این بخش با استفاده از اطلاعات موجود بهینه سازی صورت می‌گیرد. در واقع قرار است در این بخش نواقص و کاستی‌ها برطرف شوند. به صورتی که یک مدل نیازمند تغییر باشد یا برچسب زمان برای نگاره‌های یک رویداد نیاز به بررسی داشته باشد. اطلاعات موجود در راستای فرایندهای واقعی در حال اجرا که در نگاره‌ها ثبت شده‌اند، انتخاب می‌شوند. توجه داشته باشید که سطوح سرویس دهی، زمان کار و فرکانس رخداد در این بخش اهمیت زیادی دارد.

هدف فرایند کاوی چیست؟

هدف اصلی از انجام فرآیند کاوی داده، یافتن پاسخ مناسب برای سوالات زیر است. اینکه:

تحلیل کند چگونه فرآیندها در واقعیت منعکس می‌شوند؟

چه مشکلاتی سر راه فرآیندها قرار دارد؟

فرآیندها چگونه از مدل مطلوب و ایده‌آل دور می‌شوند؟

برای بهینه‌سازی فرایندها چه اقداماتی باید انجام شود و بهبود روند کار باید چگونه آغاز ‌شود؟ و…

خوب است بدانید برای انجام Process mining نیاز به روش‌ها و ابزارهایی داریم که عبارتند از:

• ابزارهای مدرن داده کاوی
• تحلیل عمیق
• معیارهای مشخص
• مقایسه درست
• آگاهی دادن
• ایجاد گردش کار
• همکاری در زمینه بهبود فرآیند

مزایای فرآیند کاوی چیست؟

فرآیندکاوی نسبت به رویکرد سنتی تجزیه و تحلیل داده‌ها مزایای زیادی دارد و قادر است نواقص و مشکلاتی که هنگام تجزیه و تحلیل داده‌های قدیمی به‌وجود می‌آید را به خوبی رفع کند.

در ادامه مزایای Process Mining را معرفی و بررسی خواهیم کرد.

• یک جریان واقع‌گرا است

جریان فرآیند از روند فعالیت‌های سازمان یک نمای کاملا واقعی و ملموس ارائه می‌دهد. بنابراین شما بر روند کار خود به خوبی مسلط خواهید بود.

• سرعت عمل بالایی دارد

فرآیندکاوی بسیار سریع‌تر از روش‌های قدیمی بهینه سازی عمل می‌کند. با استفاده از Process Mining، به جای انجام مصاحبه، گفتگو، برگزاری کارگاه و…، می‌توانید با فشار یک دکمه همه نتایج را ببینید.

• تصویر کاملی از روند کار ارائه می‌دهد

با استفاده از تکنیک فرآیندکاوی شما تصویر جامع و کاملی از روند انجام کار دریافت می‌کنید. در واقع می‌توانید تمام مراحل کار را از ابتدا تا انتها و هر مرحله را به صورت جداگانه مشاهده کنید. این موضوع ارتباط با مشکلات، یافتن راه حل و انجام بهینه سازی را بسیار ساده‌تر می‌کند.

• روندی شفاف و قابل مشاهده دارد

در گذشته برای انجام فعالیت‌ها انبوهی از کاغذهای قابل لمس وجود داشت که از میزی به میز دیگر و از اتاقی به اتاق دیگر منتقل می‌شد. اما امروزه فرآیند کاوی، آنچه را که پنهان است به صورت کاملا واضح و قابل مشاهده نمایش می‌دهد.

• امکان نظارت مداوم و مستمر را فراهم می‌کند

فرآیندکاوی روشی یک بار مصرف نیست. شما می‌توانید با کنترل شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI)، تاثیرات بهینه سازی بر عملکرد فرآیند را مشاهده و بررسی کرده و برای بهینه سازی کسب و کار خود در مسیر درست  حرکت کنید.

• شرایط لازم برای بهینه سازی فعال و پایدار را فراهم می‌کند

همان ‌طور که می‌دانید در دنیای تجارت، واکنش مناسب به تغییرات و تحولات اهمیت زیادی دارد. به بیان دیگر، تعیین اولویت‌ها و توجه به آن‌ها، امکان تدوین استراتژی‌های بهینه سازی به صورت جامع، فعال و پایدار را فراهم می‌کند.

• شما را از تغییر روندها و استثناها مطلع می‌کند

جریان Process Mining تمام مسیرها در روند کار، از نقطه شروع تا پایان فعالیت را به شما نشان می‌دهد که شامل موارد استثنا، انحراف از قوانین، دوباره کاری و… است. به این ترتیب شما می‌توانید بفهمید فرآیند یا مدل هدف شما چگونه است؟ آیا روش بهتری برای بهبود شرایط وجود دارد؟

همچنین از آنجا که با تکنیک فرآیندکاوی نتایج سریع‌تر در دسترس هستند، می‌توانید نسبت به تغییرات طبیعی فرآیند نیز واکنش بهتری نشان دهید.

• سازمان و کارمندان شما را توانمند می‌کند

سازمان‌های موفق از مجموعه فرآیندهای مطلوب و افرادی که در آن‌ها مشغول فعالیت هستند تشکیل شده است. کارکنان این سازمان‌ها با تعهد، تجربه و تخصص خود به خلاقیت و رشد سازمان کمک می‌کنند. می‌توانید به منظور بهینه سازی فرآیندها از تخصص و تجربه ارزشمند آن‌ها استفاده کنید.

ضرورت استفاده از فرایند کاوی چیست؟

سیستم فرایندکاوی در سطوح و بخش‌های مختلف یک سازمان کاربرد دارد. همچنین زمینه‌های استفاده از آن نیز بسیار متنوع و گسترده است. در ادامه ضرورت استفاده از Process Mining را بررسی خواهیم کرد.

موضوعی که در فرایندکاوی به آن توجه زیادی می‌شود، بحث تنگناها است. تنگناها معمولا در میان فرآیندها پنهان می‌شوند. شناسایی و رفع این تنگناها و گره‌ها برای سازمان اهمیت زیادی دارد. سیستم Process mining می‌تواند این گره‌های پنهان را رفع کند.

یکی دیگر از اهداف اصلی فرآیندکاوی مربوط به استخراج است، به بیان دیگر، باید تصویری واضح از فرآیند کسب و کار در سازمان استخراج شود. همچنین Process Mining ریشه انحرافات، خطاها و تغییراتی که در روند اجرا وجود دارد را بررسی می‌کند.

امروزه در بخش‌های مختلف یک کسب و کار، سیستم فرایندکاوی اجرا می‌شود. برای اجرای آن به اطلاعاتی نیاز داریم که به صورت پایه بررسی شود. به عنوان مثال، برخی شرکت‌ها محصولات خود را برای مناطق مختلف تولید کرده و اعلام می‌کنند این محصولات را سریع و به موقع به مشتریان می‌رسانند. اما در عمل دیده می‌شود که تحویل کالا به مشتریان در مناطق مختلف از لحاظ زمانی هماهنگ نیست. هرچند که مدیر سازمان از این تفاوت‌ها با خبر است، اما ریشه این ناهماهنگی‌ها برای او نامشخص است.

برای اینکه مدیر مجموعه متوجه شود این تفاوت‌ها چرا و چطور اتفاق افتاده، نیاز است اطلاعات و داده‌های تحویل کالا به صورت دقیق بررسی و تجزیه و تحلیل شوند. در این زمینه فرایند داده کاوی قادر است عملکردهای مختلف را بررسی و آن‌ها را با هم مقایسه ‌کند.

طبیعی است انحرافات، تغییرات و خطاهای زیادی سازمان‌های مختلف بروز پیدا می‌کند. سیستم داده کاوی می‌تواند عملکردهای فردی را مدنظر قرار دهد، علت ناهماهنگی‌های ایجاد شده را بررسی کند و فرایندهای موجود را بهینه سازی کند.

عملکرد فرایند کاوی چگونه است؟

تا اینجا با فرآیندکاوی، اهداف و ابزارهای آن آشنا شدیم. اکنون لازم است آشنایی مختصری با نحوه عملکرد آن پیدا کنیم.

تکنیک Process Mining برای گزارش رویداد از داده‌ها استفاده می‌کند. به این معنی که یک پایگاه داده وجود دارد که اطلاعات اصلی را ذخیره می‌کند. عناصر اصلی این روند عبارت است از: شناسه مورد نظر، نقاط خاص زمانی و نام فعالیت اصلی.

برای تجزیه و تحلیل به داده نیاز دارید. معمولاً این مورد در سیستم IT شما ذخیره می‌شود و نباید نگران آن باشید. فرآیندکاوی از داده‌ها در به اصطلاح گزارش رویداد استفاده می‌کند. این به معنی نوعی پایگاه داده است که اطلاعات اصلی را ذخیره می‌کند. شناسه مورد نظر، نقاط خاص زمانی و نام فعالیت اصلی سه شاخه‌­ی بنیادین در این روند هستند که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

• شناسه مورد نظر

منظور از شناسه، همان پرونده یک مسیر کامل شده در روند کار است. توجه داشته باشید که هر پرونده جدید به یک شناسه پرونده جدید نیاز دارد. به این شکل در تک تک مراحل فرآیند می‌توانید به پرونده خاص آن نیز دسترسی داشته باشید.

• نقاط خاص زمانی

برای انجام هر فعالیت، دو نقطه زمانی اصلی وجود دارد، زمان شروع و زمان پایان. روند کار با این دو مهر زمانی واضح‌تر و دقیق‌تر پیش می‌رود. تکنیک Process Mining از شروع تا پایان کار طول می‌کشد.

نام فعالیت‌ها معمولا کوتاه و مختصر است، عباراتی مانند ایجاد، گسترش، ارسال فاکتور و چیزهایی از این دست. این که چه کاری انجام شده، مراحل فعالیت شما را توصیف و تبیین می‌کند.

چه افرادی از فرایند کاوی استفاده می‌کنند؟

فرآیندکاوی در مناطق مختلف توسط افراد مختلف و برای اهداف مختلف استفاده می‌شود. بسته به منطقه‌ای که در آن مشغول فعالیت هستید، داده کاوی در کسب و کار می‌تواند به وسیله کارمندان داخل سازمان (مدیران فرآیند، تیم‌های بهبود فرآیند، بخش فناوری و اطلاعات، تیم‌های علوم داده و…) و افراد خارج از سازمان (حسابرسان، مشاوران و…) مورد استفاده قرار گیرد.

در این مطلب به طور مفصل با فرایندکاوی، اهداف، مزایا و شاخه‌های اصلی آن آشنا شدیم و دانستیم فرآیند کاوی، مجموعه‌ای از تکنیک‌های جدید است که برای رقابت در بازار امروز باید آن‌ها را بدانید و به آن‌ها مسلط باشید.

امروزه برترین سازمان‌های دنیا از فرآیندکاوی برای شناخت بهتر و بهینه سازی فرآیندهای خود استفاده می‌کنند.