اتوماسیون اداری چیست؟ چه تفاوتی با BPMS دارد؟

زمان مطالعه: 6 دقیقه

همان‌طور که می‌دانید، سازمان‌ها از افرادی تشکیل شده که در راستای اهداف آن با هم همکاری کرده و وظایف خود را به صورت فردی و گروهی با یکدیگر هماهنگ می‌کنند تا به نتایج مورد نظر برسند.

مدیریت کارهای روزانه و تعامل بهتر افراد سازمان، نیازمند ابزاری است که افراد از طریق آن بتوانند، در عین همکاری با هم، به وظایف خود نیز رسیدگی کنند. احتمالا شما هم عبارت اتوماسیون اداری را بارها شنیده‌اید. سیستم اتوماسیون اداری باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که با فراهم کردن شرایط تعامل بهتر افراد، کارایی سازمان را نیز افزایش دهد.

برای آنکه بدانید دوره اتوماسیون اداری چیست و برای انجام آن چه ابزارهایی وجود دارد، تا پایان این مطلب همراه ما باشید.

معنی اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون یا  اداری یا Office Automation، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد. در پاسخ دیگر به سوال اتومامسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، نمونه اتوماسیون اداری می‌گویند.

وظایف اتوماسیون اداری چیست؟

به طور کلی اتوماسیون اداری 3 وظیفه مهم بر عهد دارد، که عبارتند از: ذخیره اطلاعات، تبادل داده‌ها و مدیریت داده‌ها

1. ذخیره اطلاعات

اولین بخش کاری سیستم اتوماسیون اداری، ذخیره اطلاعات است. ذخیره اطلاعات مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است. کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است. بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند. نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

2. تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و … نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکانپذیر می‌کند. این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.

3. مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و…

سیستم مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

تا اینجا دانستیم اتوماسیون اداری چیست و چه وظایفی بر عهده دارد. در این بخش با تعدادی از مزایای اتوماسیون اداری آشنا می‌شویم.

• امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
• با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
• حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
• اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آن‌ها وجود دارد.
• در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
• در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
• با وجود سیستم اتوماسیون اداری، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
• مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
• با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
• با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
• امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک اتوماسیون اداری شامل بخش‌های متعدد است که هر کدام بخش‌هایی از فرایندها یا فعالیت‌های یک سازمان را در بر می‌گیرد. اما بخش‌های مختلف اتوماسیون اداری چیست؟ در این بخش به معرفی و بررسی این موارد خواهیم پرداخت.

دبیرخانه، هسته اصلی سیستم اتوماسیون اداری است. این بخش شامل فرایندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بخش بایگانی است. در این بخش عملیات مختلفی مانند اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، پیگیری نامه‌های دریافتی، تهیه پیش نویس، ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی و… انجام می‌شود.

بخش فرم ساز، وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده را دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات فرم‌ها در سیستم اتوماسیون اداری کنترل و مدیریت می‌شود.

از دیگر بخش‌های سیستم اتوماسیون اداری، بخش مدیریت جلسات است که به تنظیم، ثبت، نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات می‌پردازد. مدیریت جلسات شامل تقویم کاری، قرارهای کاری، مدیریت پروژه و… است.

• پورتال مکاتبات برون سازمانی

امروزه بخش پورتال سازمانی در راستای طرح تکریم ارباب رجوع، به سیستم اتوماسیون اداری افزوده شده است. چرا که شکل گیری بسترهای جدید ارتباطی، باعث شده سازمان‌ها برای کاهش هزینه‌ها، تسریع در ارائه خدمات و…، پیگیری کارهای اداری خارج از سازمان را از الزامات مهم بدانند. به این ترتیب امکان ردگیری مکاتبات خارج از سازمان به راحتی فراهم می‌شود.

• آرشیو الکترونیک

با گذشت زمان و افزایش حجم مستندات سازمان، طبیعتا نیازمند به ابزاری جهت بایگانی آن‌ها خواهید بود. سیستم‌های اتوماسیون اداری، بخشی به عنوان آرشیو الکترونیک مستندات دارند که این بخش علاوه‌بر نگهداری و دسته بندی اسناد، امکان جستجو و دستیابی سریع به آن‌ها را نیز فراهم می‌کند.

• کارتابل آفلاین

در سیستم‌های اتوماسیون اداری برای قسمت‌های پراهمیت نرم افزار، امکان فعالیت آفلاین نیز در نظر گرفته شده است. تا در صورت عدم دسترسی به اینترنت، بتوانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنید. کارتابل آفلاین یکی از این موارد است. با وجود کارتابل آفلاین، شما می‌توانید در هر مکانی، فعالیت‌های خود را پیگیری کرده و پس از برقراری ارتباط با سیستم آنها را به روز کنید.

البته به تدریج بخش‌های دیگری نیز به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام جهت افزایش مکانیزاسیون کارها در سازمان و تسهیل و تسریع ارائه خدمات ایجاد شده‌اند. این موارد را در ادامه معرفی می‌کنیم.

• صندوق پیام
• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت پست الکترونیک
• سامانه ارسال و دریافت فکس
• گزارش ساز و…

تفاوت BPMS و اتوماسیون اداری چیست؟

در این بخش می‌خواهیم بدانیم برای مکانیزه کردن سیستم اداری کدام یک مناسب‌تر است؟ نرم افزار اتوماسیون اداری یا سیستم BPMS؟ همان طور که می‌دانید، اولین گام برای درک تفاوت‌ها، به دست آوردن درک و شناخت درست نسبت به هر یک از این ابزارها و یافتن نقاط مشترک در عملکرد آن‌ها است. با مطالعه  قسمت‌های قبل دانستیم سیستم اتوماسیون اداری چیست. بهتر است قبل از ورود به این بخش، به طور مختصر با BPMS نیز آشنا شویم.

Business Process Management System یا BPMS نرم افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرایندهای سازمانی است. این ابزار به شما کمک می‌کند فرایندهای روزانه را بررسی کنید تا گره‌ها و موانع موجود را شناسایی کرده و آن‌ها را کاهش دهید.

اما تفاوت مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) و اتوماسیون اداری چیست؟

هدف از پیاده سازی و راه‌اندازی سیستم اتوماسیون ادراری، سازماندهی الکترونیکی فرایندهای مرتبط با دبیرخانه است. استفاده کنندگان از این سیستم واحدهایی هستند که نیاز به مکاتبات داخلی دارند. به عبارتی، اتوماسیون اداری به استانداردسازی گردش اطلاعات در سازمان و بایگانی آنها می‌پردازد.

در حالی که هدف از اجرای نرم افزار مدیریت فرایندها، اجرا و بهبود فرایندهای سازمانی است. ذکر این نکته حائز اهمیت است که در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) هیچ فرایندی وجود ندارد و مدیران باید با توجه به اهداف شرکت، فرایندها را طراحی و پیاده سازی کنند.

بهترین راه شناخت دقیق و درست فرایندها این است که مدتی از سیستم آموزش اتوماسیون اداری استفاده کنید و پس از طی  این مدت، به پیاده‌سازی و راه اندازی BPMS اقدام کنید.

وجود زیرساخت اطلاعاتی از نیازهای اصلی و اساسی سازمان جهت پیاده سازی سیستم BPMS است. ابتدا باید مدل رفتاری فرایند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری وجود داشته باشد، به بیان دیگر، باید استاندارد سازی فرایندهای سازمان صورت گرفته باشد، سپس به سراغ طراحی و پیاده سازی BPMS بروید.

در حقیقت پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید بر بستر اتوماسیون اداری صورت گیرد. اما چگونه این اتفاق می‌افتد؟ در بخش بعد این موضوع را بررسی خواهیم کرد.

پیاده سازی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بر بستر اتوماسیون اداری چگونه است؟

همان طور که بیان شد، گردش اطلاعات در سازمان برای تامین نیازهای اطلاعاتی کاملا ضروری است. طبیعتا این امر نیازمند تولید سر فصل‌های اطلاعاتی در یک ساختار استاندارد است. زمانی که در یک سازمان، یک نوع نامه بارها تکرار ‌شود و مسیری که طی می‌کند نیز کاملا مشخص باشد، باید برای آن یک «فرم» طراحی کرد.

بی پی ام اس یا سیستم مدیریت فرایند، بر پایه فرم‌ها طراحی و پیاده سازی می‌شود. به بیان دیگر، برای رسیدن به فرم مطلوب و مناسب باید از مسیر اتوماسیون اداری گذر کرد. بنابراین، سیستم اتوماسیون اداری در کنار سیستم مدیریت فرایند کسب و کار می‌تواند به تمامی نیازهای یک سازمان به نحو مطلوب پاسخ دهد.

و در انتها…

در این مطلب دانستیم اتوماسیون اداری چیست و با سیستم BPMS چه تفاوتی دارد. اگر قصد دارید بازدهی سازمان خود را افزایش دهید، بهتر است ابتدا از نرم افزار اتوماسیون اداری برای خودکارسازی فرایندها استفاده کنید و در مرحله بعد با شناخت جریان‌های کاری سازمان، به طراحی و پیاده سازی نرم افزار BPMS اقدام کنید.