با مزایای ERP آشنا شوید

ERP چیست؟

ERP از سه حرف ابتدایی کلمات Enterprise (سازمان)، Resource (منابع) و Planning (برنامه ریزی) تشکیل شده و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. هدف این برنامه جمع‌آوری تمامی داده‌ها و فرایندهای سازمان در یک سیستم جهت بهبود عملکرد سازمان است. به بیان دیگر می‌توان گفت ای آر پی، سامانه‌ای یکپارچه با اهداف، اجزا و محدوده  مشخص و معین است.

سیستم ERP از اجزای سخت افزاری و نرم افزاری متعددی تشکیل شده است. اما با توجه به اینکه بسیاری از سازمان‌ها در قالب یک بسته نرم افزاری با این برنامه آشنا شده‌اند، آن را نوعی نرم افزار می‌دانند.

تعریف Wikipedia از ERP به شرح زیر است:

برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP، مدیریت یکپارچه فرایندهای اصلی کسب و کار است که معمولا در زمان واقعی و به واسطه نرم افزار و فناوری صورت می‌گیرد.

ویژگی‌های ERP چیست؟

شناخت سیستم ای آر پی و ویژگی‌های آن می‌تواند بخشی از مزایا و معایب ERP و استفاده از این راهکار برای سازمان را نشان دهد. در این بخش تعدادی از مزایای استقرار ERP در سازمان را معرفی و بررسی خواهیم کرد.

• استفاده از تجربیات موفق: معمولا مجموعه‌ای از تجارب موفق در این نرم افزارها جمع‌آوری می‌شود و با هر با پیاده سازی به مشتریان ارائه می‌شود. به این ترتیب مجموعه‌ای بی نظیر از تجربیات کارامد و اثربخش در اختیار سازمان‌ها قرار می‌گیرد.

• انعطاف پذیری بالا: از دیگر مزایای ERP، قابلیت انطباق با تغییرات سازمانی و نیاز مشاغل جدید است. امکاناتی که سیستم ای آر پی برای سفارشی سازی و شخصی سازی سیستم در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌ها قرار داده است، منجر به انعطاف فوق‌العاده در پاسخگویی به نیاز سازمان‌ها شده است.
• یکپارچگی داده‌ها: با جستجو در لیست نرم افزارهای ERP و انتخاب و به کارگیری سیستم ای آر پی مناسب، خواهید دید که بخش‌های مختلف سازمان از یک پایگاه داده به صورت یکپارچه استفاده می‌کنند. در این حال هیچ شکاف و گسستگی بین داده‌ها وجود ندارد، همچنین آن‌ها به صورت تکراری و زائد نیز ثبت نمی‌شوند.
• ماژولار بودن: از دیگر مزایای ERP مستقل بودن آن است. در واقع این سیستم به شکلی طراحی شده که هر جزء آن به طور مستقل قادر به انجام وظیفه باشد. همچنین با تغییر در یک جزء، بقیه اجزا دچار مشکل جدی نمی‌شوند و می‌توانند به کار خود ادامه دهند.
• ارتباط با افراد خارج از سازمان: این راهکار ERP قادر است با افراد خارج از سازمان مانند مشتریان و تامین کنندگان، تعامل مستقیم ایجاد کند. آن‌ها می‌توانند با دسترسی مستقیم به نرم افزار، علاوه بر دریافت اطلاعات و گزارش‌ها، عملیات خود با سازمان را نیز انجام دهند.

مزایای ERP چیست؟

تحقیق در مورد ERP و پیاده سازی آن منجر به بهینه سازی و ایجاد تغییراتی می‌شود که فراتر از موقعیت فعلی سازمان است. هدف اصلی آن تامین نیازهای طولانی مدت سازمان و توانمند کردن آن در حوزه‌های مختلف کسب و کار است. در ادامه مهم‌ترین مزایای ERP را در 3 حوزه‌ مختلف بررسی خواهیم کرد.

حوزه استراتژیک

استقرار راهکار ERP، نگرش سازمان را از نگاه جزیره‌ای به نگرش سیستمی فرایند محور تغییر می‌دهد. با تغییر نگرش، روابط میان  واحدها بهبود پیدا کرده و با افزایش هماهنگی در تولید محصول، کیفیت ارائه خدمات افزایش پیدا می‌کند.

تهیه گزارشات مالی دقیق و به موقع، افزایش میزان فروش محصولات و سودآوری، در طولانی مدت ارزش افزوده بیشتری نصیب سازمان خواهد کرد. بنابراین ای آر پی، در حوزه استراتژیک می‌تواند تغییرات مهم و عمده‌ای ایجاد کند. در واقع ERP با ایجاد استانداردهای کارآمد، توان سازمان جهت کنترل فرایندها را بهبود می‌بخشد. بنابراین استفاده از یک پایگاه داده یکپارچه و متمرکز باعث صرفه جویی در زمان، هزینه، افزایش کارایی سازمان و… می‌شود.

از دیگر مزایای ERP، بهبود زیرساخت‌ها و ایجاد توانایی جهت هماهنگی با تغییرات بیرونی است. این ویژگی برای ورود به دنیای تجارت الکترونیک، ضروری و اجتناب ناپذیر است. با استفاده از ERP سازمان‌ها می‌توانند صاحب مزیت رقابتی شوند.

جدول زیر به طور خلاصه مزایای ERP در حوزه استراتژیک را نشان می‌دهد.

دستاوردهای ERP در حوزه استراتژیک

ایجاد نگرش سیستمی در سازمان

نظام‌مند کردن نحوه انجام فرایندهای کاری

کمک در دستیابی به مزیت رقابتی از طریق بهبود فرایندها

هماهنگی سریع با تغییرات خارج از سازمان

استفاده از فناوری‌های مدرن و به روز

یکپارچگی اطلاعاتی و افزایش سازگاری میان اطلاعات موجود در سازمان

توسعه زیرساخت‌ها برای ورود به دنیای کسب و کار الکترونیک

حوزه عملیاتی

سیستم ERP با بهینه سازی فرایند سفارش دهی و تولید محصول، موجودی مواد اولیه در جریان ساخت و تولید را کاهش می‌دهد. بنابراین حجم کالای ساخته شده در انبارها نیز کاهش پیدا می‌کند. در واقع ای آر پی  قادر است زنجیره تامین و عرضه محصولات و خدمات را بهینه سازی کند. از زمان دریافت سفارش از مشتری تا زمان تحویل محصول به او، کلیه اطلاعات به صورت کاملا یکپارچه در سیستم ERP قبل ثبت و پیگیری است.

با این سیستم، کسب و کارها می‌توانند به سادگی کارهای مربوط به سفارشات، فروش و توزیع محصولات را ردیابی کرده و هماهنگی لازم بین واحدها و بخش‌های مختلف را ایجاد کنند. با ERP، تعامل و ارتباط میان مشتریان، تامین کنندگان و تولید کنندگان افزایش پیدا می‌کند. این سیستم می‌تواند ارتباط دقیقی با سیستم‌های اطلاعاتی خارج از سازمان مانند بورس، بانک، سازمان‌های مالیاتی و… برقرار کند. همچنین امکان به روز رسانی اطلاعات در هر زمانی وجود دارد که این ویژگی سبب افزایش کیفیت و سرعت گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری می‌شود.

راهکار ERP در حوزه عملیاتی این امکان را ایجاد می‌کند تا اطلاعات بر مبنای گردش بهینه فعالیت‌ها در جریان باشد و مبنایی یکسان و قابل اطمینان برای گزارش‌های مدیریتی فراهم شود. به این وسیله امکان جلوگیری از بروز اختلاف و مغایرت در اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان نیز فراهم می‌شود. همچنین با یکپارچه سازی فرایندهای کسب و کار و پوشش نیاز واحدهای عملیاتی و غیرعملیاتی سازمان، کارایی واحدها و فرایندهای کاری مشخص می‌شود.

می‌توان گفت ERP در حوزه عملیاتی، باعث سرعت بخشیدن به روند انجام کارها و کاهش فعالیت‌های بیهوده می‌شود. کاهش هزینه در روند پردازش اطلاعات، خرید، فروش، پشتیبانی و… از اثرات مستقیم استفاده از این سیستم به شمار می‌رود. کاهش هزینه‌ها از یک سو و از سوی دیگر، کاهش زمان تحویل کالا، انبارداری، ثبت اطلاعات مالی و… باعث افزایش بازدهی و بهره‌وری سازمان خواهد شد.

در جدول زیر به طور خلاصه مزایای ERP در حوزه عملیاتی معرفی و بیان شده است.

دستاوردهای ERP در حوزه عملیاتی

بهبود کیفیت اطلاعات و سرعت دسترسی به آن

کاهش هزینه پردازش اطلاعات

کاهش دوباره کاری با انجام درست و دقیق کارها

افزایش بازدهی سازمان و کارکنان آن

کاهش هزینه‌های نگهداری و تعمیرات

بهبود زیرساخت‌های گزارشگری مالی

بهینه سازی و سازماندهی روش‌های ورود داده‌ها به سیستم

مدیریت تدارکات و سفارشات

کاهش زمان تحویل، توزیع کالا و هزینه‌های انبارداری

حوزه فنی

از دیگر مزایای ERP، بهبود توان سازمان در کنترل فرایندها به وسیله ایجاد استانداردها و فرایندهای یکنواخت است. به بیان دیگر با سیستم ای آر پی، سازمان‌ها اطلاعات را با سرعت و دقت بیشتری دریافت می‌کنند.

فناوری‌های سیستم ERP، علاوه بر تامین امنیت موثر، امکان تعامل این نرم افزارها با سایر نرم افزارهای درون سازمانی و بیرون سازمانی را فراهم می‌کند. حفظ و ارتقای امنیت تبادل اطلاعات در بستر زیرساخت‌های شبکه، نیازمند استفاده از فناوری‌های کارآمد و نوین است، که در سیستم ERP به کار گرفته می‌شود. این سیستم امکاناتی را فراهم می‌کند تا نرم افزارهای با ارزش افزوده بالا نیز در کنار آن قادر به نصب، راه اندازی و استفاده از داده‌های یکپارچه این سیستم باشند. همچنین امکان توسعه و افزودن افزونه‌های جدید به نرم افزار اصلی از این طریق ممکن است. نکته دیگر اینکه، ویژگی یکپارچگی ماژول‌های ERP، باعث کاهش نیاز به آموزش مورد نیاز برای کار با این سیستم می‌شود.

در جدول زیر به طور خلاصه با مزایای ERP در حوزه فنی آشنا خواهید شد.

دستاوردهای ERP در حوزه فنی

دسترسی ایمن و سریع به اطلاعات

امکان مدیریت گردش کار

امکان استفاده از وب

کاهش وابستگی به سیستم عامل و سخت افزار

یکپارچگی کامل بین سیستم‌ها

قابلیت پیکربندی امکانات

کاهش نیاز به آموزش

انطباق با استانداردهای روز دنیا

و در انتها…

همان طور که اشاره شد، پیاده سازی ERP مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد. اما باید توجه داشت این مزایا به سادگی قابل دستیابی نیست. پیاده سازی و کاربرد موفق یک سیستم ERP، به طور مستقیم به انتخاب مشاور، انتخاب راه حل مناسب، تامین کننده مناسب، نحوه بومی سازی نرم افزار در سازمان، کنترل مناسب پروژه‌ها،  بودجه پیش بینی شده و… بستگی دارد.

هر چند پیاده سازی این نرم افزار، ارزش افزوده فراوانی برای سازمان‌ها ایجاد می‌کند. اما باید توجه داشت که پیاده سازی ERP در بعضی سازمان‌ها مشکلاتی نیز به دنبال دارد. چرا که فرایند تحول سازمان به سمت تغییر فرایندها، باید به طور مستمر و از سوی کارکنان انجام شود. پروژه‌هایی که مدیران بدون آمدگی و مدیریت تغییر تعریف می‌کنند، معمولا مشکلات زیادی برای سازمان به دنبال خواهد داشت. در این مطلب سعی کردیم مزایای ERP در 3 حوزه استراتژیک، عملیاتی و فنی را معرفی و بررسی کنیم.

فرايند تحول سازماني به سوي تغيير فرآيندها بايد به طور مستمر و از سوي كاركنان انجام شود. پروژه هايي كه مديران ارشد، بدون آمادگي و مديريت تغيير مناسب تعريف مي كنند عموماً مشكلات زيادي براي سازمان به بار خواهد آورد.